Overview
Managing contracts from requests to renewals can prove difficult when relying on primarily manual processes. Without accountability, visibility, clearly defined strategies and actionable insights, you can find yourself running into compliance issues, minimising Contrato Valor e encontrando outros contratempos. Felizmente, a implementação das seguintes sete chaves Gerenciamento de contratos Melhores práticas pode ajudá-lo a otimizar com sucesso o seu Contrato Lifecycle Processos de gerenciamento. À medida que o gerenciamento de contratos e as operações legais continuam a se transformar digitalmente, uma melhor prática de gerenciamento de contratos geralmente envolve os principais softwaretools do gerenciamento do ciclo de vida contratados.
A contract management best practice is an industry-standard action taken to increase the efficiency and efficacy of contract administration processes. As contract management and legal operations continue to transform digitally, a contract management best practice usually involves leading contract lifecycle management softwaretools.
1. Aproveite um repositório de contrato eletrônico centralizado e seguro
Um repositório de contrato é onde os contratos passados, ativos e em andamento são armazenados fisicamente ou digitalmente. Um repositório de contrato pode incluir qualquer coisa, desde um gabinete de arquivamento físico até um banco de dados de contrato eletrônico centralizado e seguro. A primeira prática de gerenciamento de contratos requer o último para o sucesso da gestão de contratos de espírito futuro.
2. Streamline Extração e identificação de dados do contrato
Um repositório de contrato centralizado e seguro pode ajudá -lo a identificar proativamente oportunidades, melhorar a supervisão do contrato e gerenciar riscos com a ajuda de inteligência artificial robusta com o aprendizado de máquina. Com a capacidade de mapear de forma inteligente dados de contrato importados para campos definidos pelo usuário, você pode organizar e procurar facilmente as informações necessárias, conforme necessário, em um local centralizado e seguro. Você também pode criar registros contratados praticamente ilimitados com alterações e funcionalidades de fluxo que suportam anexos de documentação auxiliares-incluindo subcontratos-para organização contratada maximizada e relatórios simplificados. ROI.
While contract management software can support contract data extraction, a leading contract management software provider can coordinate bulk contract data extraction services for robust CLM software implementation ROI.
3. Proteger dados de contrato sensíveis e confidenciais
Um repositório de contrato centralizado pode capacitar você a proteger dados de contrato confidenciais e sensíveis em um local altamente seguro e habilitado para a Web. Você pode identificar facilmente dados cruciais - como informações financeiras, números de telefone, e -mails, locais, informações de contraparte, cláusulas, marcos e datas -chave - com a ajuda de recursos robustos de pesquisa de software CLM. Ao alavancar um repositório de contrato oferecido por um provedor de software de gerenciamento de ciclo de vida contratado, você pode ter certeza de que seus dados de contrato residem em um local seguro.
4. Maximize a proteção de dados do contrato com permissões de usuário configuráveis
Você também pode configurar permissões de usuário para permitir que as partes interessadas o acesso adequado a dados de contrato específicos - fornecendo segurança adicional para informações de contrato confidenciais e confidenciais, incluindo PCI e PII. Você pode manter a supervisão otimizada sobre organização contratada, permissões, controle de versão, rastreamento de status e colaboração em uma plataforma centralizada de software CLM. Automatize o gerenciamento do ciclo de vida do contrato
While contract management software can support contract data extraction, a leading contract management software provider can coordinate bulk contract data extraction services for robust CLM software implementation ROI.
5. Automate contract lifecycle management
Automação de gerenciamento de ciclo de vida do contrato unifica as pessoas, processos e Technology para otimizar o processo de gerenciamento de contratos de solicitações por meio de renovações. As ferramentas de automação de gerenciamento do ciclo de vida do contrato podem capacitar as organizações a otimizar os processos de gerenciamento de contratos pré-prêmio e pós-prêmio com supervisão abrangente. A automação do ciclo de vida do contrato geralmente envolve ferramentas de software de fluxo de trabalho altamente configuráveis para a eficiência do gerenciamento de contratos de ponta a ponta. Você pode aproveitar ferramentas avançadas de relatórios e análises, gerenciamento de processos de contrato, campos definidos pelo usuário e trilhas de auditoria. As ferramentas de automação do ciclo de vida do contrato podem rastrear os estágios do gerenciamento de contratos-incluindo colaboração de contratos, negociações e aprovações de contratos. E os serviços de gerenciamento do ciclo de vida contratados oferecem suporte ao histórico de trilhas de auditoria que rastreia as alterações atualizadas do contrato. O fluxo automatizado do processo CLM pode ajudá -lo a se concentrar no gerenciamento de desempenho do contrato, permitindo que você se concentre mais no conteúdo do contrato
6. Integrate contract lifecycle automation from requests to renewals
Intelligent contract workflow automationreduces bottlenecks by connecting the right people at the right time with virtually unlimited task reminders and contract notifications. You can leverage advanced reporting and analytics tools, contract process management, user-defined fields and audit trails. Contract lifecycle automation tools can track the stages of contract management – including contract collaboration, contract negotiations and approvals.
AI-powered CLM software allows you to anticipate milestones and key dates – including contract renewals – with integrated automated alerts. And contract lifecycle management services support audit trail history that tracks up-to-date contract changes. Automated CLM process flow can help you focus on contract performance management by allowing you to concentrate more on the contract content
7. APEDITE CONTRATO ASSEMBLEY
ASSEMBLETA DE CONTRATO é essencial no gerenciamento do ciclo de vida do contrato. As partes interessadas do contrato e os recursos da Assembléia de documentos se reúnem para criar um documento de contrato coeso e preciso. A Assembléia de Documentos do Contrato com software de gerenciamento de contratos pode ajudar a simplificar o processo de gerenciamento do ciclo de vida do contrato.
8. Aproveite uma interface de edição de documentos de contrato on -line
Uma excelente maneira de editar e colaborar em documentos on -line é com uma interface de edição de documentos on -line para a criação e colaboração centralizadas em documentos em uma plataforma integrada - incluindo formatos MS Word e PDF. Você também pode aproveitar as ferramentas nativas do CLM para uma melhor edição de documentos on -line, incluindo aqueles que permitem:
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- Crie novos documentos diretamente a partir de uma página de registro de software de gerenciamento de contrato
- import new documents straight into a record info page
- edit existing documents straight from a record info page with minimal friction.
Additionally, familiar online document editing integrations can streamline and diversify your process even more. CLM software can also integrate with Google Workspace and MS Office 365 so that you can engage in online document editing with increased governance and collaboration versatility.
9. Contrato de rastreamento de versão do documento e trilhas de auditoria
O software líder de gerenciamento de contratos pode apoiar os esforços de sua equipe para acompanhar a montagem do documento do contrato. Graças ao rastreamento de versão automatizado e numerado e trilhas detalhadas de auditoria de documentos de contrato, sua equipe pode manter as guias nas versões dos documentos do contrato, com maior garantia de que cláusulas, seções e peças de contrato são consideradas e precisas. A inteligência do contrato com aprendizado de máquina pode ser facilmente configurada para reconhecer uma linguagem contratual específica - incluindo frases e cláusulas. A partir daí, a IA do contrato pode oferecer recomendações perspicazes de idiomas com base em melhorar exponencialmente o aprendizado de máquina-especialmente com a ajuda de redinação automática apoiada pela IA. Essas recomendações podem ser disponibilizadas em uma biblioteca de idiomas configurada. Quanto mais informações se alimentam de inteligência líder de contrato, mais ele aprende para recomendações de linguagem contratada em constante melhoria.
10. Leverage contract artificial intelligence
Robust and configurable contract artificial intelligencecan positively transform automated document assembly. Contract intelligence with machine learning can be easily configured to recognise particular contract language – including phrases and clauses. From there, contract AI can offer insightful language recommendations based on exponentially improving machine learning – especially with the help of AI-backed auto redlining. These recommendations can be made available on a configured language library. The more information fed to leading contract intelligence, the more it learns for ever-improving contract language recommendations.
Além disso, a IA do contrato pode ajudar a automatizar a extração de metadados para apoiar o roteamento legal, a extração de dados do contrato e as recomendações de negociação.
11. Maximize a supervisão do rastreamento de contratos
O rastreamento de contratos pode ser complicado para profissionais de gerenciamento de contratos em vários setores. O rastreamento manual do contrato pode cortá -lo por um tempo - até que a complexidade e o volume do contrato cresçam. Felizmente, as ferramentas de software de rastreamento de contrato podem ajudar. Você pode procurar facilmente documentos do contrato, metadados contratados, arquivos e anexos relevantes, cláusulas e muito mais com ferramentas de pesquisa robustas para melhor rastreamento de contratos. Acesso no clique de um botão. Como tal, você pode acessar rapidamente páginas essenciais - como as para visualizar e pesquisar contratos, adicionar novos usuários, iniciar novos contratos, visualizar relatórios e muitos outros. Os painéis executivos podem ser configurados pelas necessidades da sua organização, mas os painéis prontos para uso incluem:
12. Contract searching made easy
Once your contracts, contract data, and relevant files and attachments are stored, they’re easily accessible thanks to user-friendly contract quick search functionality within your contract management system. You can easily search for contract documents, contract metadata, relevant files and attachments, clauses and more with robust searching tools for better contract tracking.
13. Contract management dashboards for analytics and reporting
With contract management dashboardlaunch pads with button tiles and summary tiles, you can conveniently add mission-critical internal and external links to access at the click of a button. As such, you can quickly access essential pages – such as those to view and search contracts, add new users, initiate new contracts, view reports, and many others. Executive dashboards can be configured per your organisation’s needs, but out-of-the-box dashboards include:
-
- Contrato KPIs
- Visão geral dos contratos
- contracts by department
- legal dashboard
- vendor management
- year analysis
- bids overview.
14. Atuar a assinatura do contrato com assinaturas eletrônicas
Reunião As assinaturas necessárias para contratos podem ser desafiadores, especialmente ao trabalhar com vários signatários em vários locais. Felizmente, as assinaturas eletrônicas podem tornar a assinatura de contrato on -line rápida e fácil. O software de assinatura eletrônica é uma ferramenta vital de gerenciamento de ciclo de vida do contrato que pode fazer com que a assinatura seja uma brisa, capacitando você a assinar no escritório ou em movimento-com o dispositivo eletrônico adequado e o acesso adequado à Internet. As assinaturas eletrônicas constituem uma forma legalmente aplicável de assinatura que representa a intenção do assinante. Embora uma assinatura eletrônica padrão permita que um signatário assine eletronicamente, uma assinatura eletrônica avançada permite que um assinante assine digitalmente, certificando a assinatura com a data e a hora exatas da assinatura. Certificados de assinatura digital praticamente garantem que as assinaturas sejam consideradas, portanto, não há necessidade de um notário licenciado. Além disso, você pode solicitar assinaturas eletrônicas a granel de muitas partes interessadas com alguns cliques. Dentro de um portal de assinatura on -line altamente seguro, você pode rastrear o status de documentos assinados totalmente executados e parcialmente executados - mantendo seus registros signatários em um local centralizado.
What’s an electronic signature and how is it legally binding?
An electronic signatureis a signature that is signed electronically by an acknowledged counterparty that can be legally binding. E-signature software is a vital contract lifecycle management tool that can make signing contracts a breeze by empowering you to sign in the office or on the go – with the proper electronic device and adequate internet access. E-signatures constitute a legally enforceable form of signing that represents signer intent.
Advanced eSignature software
Advanced electronic signature software offers the option of digital signing functionality. While a standard electronic signature allows a signee to sign electronically, an advanced electronic signature allows a signee to sign digitally by certifying the signature with its exact date and time of signing. Digital signature certificates virtually ensure that signatures are untampered with so there’s no need for a licensed notary. Additionally, you can request bulk e-signatures from many stakeholders with a few clicks. Within a highly secure online signing portal, you can track the status of fully executed and partially executed signed documents – all while retaining your signatory records in a centralised location.
15. Gerenciar efetivamente o risco de contrato
O gerenciamento do risco do contrato é crucial para garantir a saúde de um contrato. Com vista para as variáveis de risco de contrato desmarcadas podem ter consequências catastróficas para sua organização. Para evitar tempo desperdiçado, perda de receita, reputação danificada, ações judiciais e muito mais, adote as melhores práticas de gerenciamento de riscos do contrato. As organizações envolvidas no gerenciamento de riscos podem aumentar as oportunidades e diminuir as ameaças ao sucesso de um contrato. Medidas como o uso proativo das ferramentas de mitigação de risco e mapeamento de riscos podem promover o gerenciamento de riscos e riscos de contrato saudável e planos de resposta a riscos. Após essa pesquisa, você pode ver conjuntos de resultados que incluem seu termo -chave, incluindo suas aparências nos contratos, solicitações e outras áreas do seu sistema com links convenientes para registrar páginas ou contratos. Você também pode restringir o escopo dos resultados da pesquisa com ferramentas de classificação e filtro para acessar rapidamente as informações necessárias.
What Is contract risk management?
Contract risk management is the process of preventing, identifying and mitigating risk within the contract lifecycle. Organisations engaging in risk management can increase opportunities while decreasing threats to the success of a contract. Measures such as the proactive use of risk mitigation and risk mapping tools can foster healthy contract risk management and risk response plans.
Manage contract risk with a contract search tool
Robust contract lifecycle management software allows you to search for a word, a set of words, or a phrase that may appear in the contract document that you’re looking for – with the help of a user-friendly quick search bar. After this search, you can see sets of results that include your key term, including its appearances within contracts, requests and other areas within your system with convenient links to record pages or contracts. You can also narrow the scope of search results with sort and filter tools to quickly access the information you need.
Avaliação de risco do contrato
O software líder de CLM fornece ferramentas de avaliação de risco para a apresentação graficamente variáveis de risco em seus documentos de contrato para análise abrangente de risco. Em vez de examinar exaustivamente através de seus documentos e registros de contrato para variáveis de risco, você pode desfrutar de uma ferramenta de avaliação visualmente envolvente que pode plotar contratos com base em sua "pontuação de risco"-oferecendo supervisão de risco categorizada de contratos ativos que podem ajudá-lo a priorizar o risco de contrato e a tomada de decisão. e Matriz de avaliação de oportunidades - ajudando você a aumentar seu plano de resposta a riscos e se preparar para os imprevisíveis. Com essa matriz de avaliação de risco, você pode identificar variáveis positivas, negativas ou neutras em seus contratos para ajudar a aprimorar a estratégia do contrato e a resposta ao risco.
Furthermore, you can see how a contract would hypothetically perform in certain risky situations with predicted risk variables and exposure within a risk and opportunity assessment matrix – helping you boost your risk response plan and prepare for the unpredictable. With this risk assessment matrix, you can identify positive, negative or neutral variables in your contracts to help enhance contract strategy and risk response.
16. Gerenciar com eficiência contratos remotamente
Remote contract management digitally unifies contract lifecycle management processes from contract requests through renewals in a centralised, web-enabled system for stakeholders to engage with from virtually anywhere with suitable WiFi.
17. Web-enabled contract redlining for speedy remote negotiations
In addition to tracking contracts from requests through renewals, web-enabled contract redlining software centralises the contract negotiation process of edits and communications in a secure, web-enabled location. AI-backed contract auto-redlining software within a leading CLM software suite offers advanced artificial intelligence with machine learning to support contract language updates – particularly clauses, natural language processing, commenting tools, rules-based editing permissions, alerts, email notifications and configurable workflows.
18. A mobile app for on-the-go contract management
A user-friendly CLM software mobile app offers unparalleled contract lifecycle management efficiency by offering web-enabled contract management functionalities right in the palm of your hand. A CLM software mobile app – available on Apple iOS and Android devices – enables you to fulfil web-enabled contract management tasks. You can quickly access core CLM features with ease – all within a sleek and intuitive interface that helps you:
-
- generate contracts
- configure and receive task alerts
- configure automated workflows
- request eApprovals
- gather eSignatures
- Rastrear datas-chave
- Rastrear conformidade pós-concepção do contrato
- Pesquise contratos
- Crie relatórios ad-hoc. Quatro
Conclusion
Implement contract management best practice Contract Insight® CLM software from Four
Contrate Insight, o software de gerenciamento de contrato totalmente integrado e premiado e integrado é o processo de gerenciamento de contratos com governança ideal, atrito reduzido e alta flexibilidade das solicitações de contrato às renovações. O Contrat Insight é líder visionário em software CLM há mais de vinte e cinco anos e é confiável por milhares de gerentes de contratos.
Não perca mais tempo com gargalos de gerenciamento de contratos. Descubra como você pode maximizar cada prática de gerenciamento de contrato com o software CLM Insight Insight. Entre em contato com John O'Brien, CEO da Four Business Solutions - consultores de negócios globais e integradores de software especializados em Melhoria do processo de negócios