A whitepaper from Four Business
Contract management software is instrumental in automating the drafting, negotiation, execution, and administration of contracts. Naturally, there are some solutions that are better fitting for your organization than others.
Because of this, you may be struggling with an outdated system that can cause you to miss out on the full value of your contracts. If your current contract management solution is slowing you down, it may be time to switch. But how do you know when it’s time to upgrade?
Well, here are five key signs showing you why it’s time to consider a superior contract lifecycle management software solution.
1. Configuration Limits
Uma das maiores frustrações que você pode enfrentar ao usar o software de gerenciamento de contratos é a falta de configuração-ou a incapacidade de adaptar o sistema às suas necessidades de negócios específicas. A falta de controle de configuração pode levar a ineficiências, soluções alternativas manuais excessivas, confusão entre os departamentos e um tempo perdido tentando fazer do sistema se adequar aos seus requisitos, como colocar um pino quadrado em um buraco redondo! Sem controle sobre os campos, fluxos de trabalho e relatórios, você pode lutar para aproveitar completamente o potencial do software - geralmente se sentindo encaixotado por suas limitações, em vez de liberado por sua flexibilidade. O software de gerenciamento do ciclo de vida é altamente configurável e permite criar campos praticamente ilimitados definidos pelo usuário de acordo com suas necessidades de negócios e setor específicas. Esses campos definidos pelo usuário podem capturar detalhes-chave em evolução sobre seus pedidos, contratos, fornecedores, clientes, funcionários e muito mais. Você pode até atribuir campos específicos a tipos de registro específicos, conforme necessário. Você pode configurar o que parece ser características ilimitadas para esses campos, incluindo:
When workflows and contract data fields are rigid and pre-defined, it can feel like you are forced to conform to a ‘one-size-fits-all’ approach to contract management that often doesn’t align with your business goals. Lack of configuration control can lead to inefficiencies, excessive manual workarounds, confusion across departments, and wasted time trying to make the system fit into your requirements, like putting a square peg into a round hole! Without control over fields, workflows, and reporting, you may struggle to fully leverage the software’s potential – often feeling boxed in by its limitations rather than liberated by its flexibility.
This rigidity can not only slow down your operations but also undermine the purpose of having contract management software in the first place.
If this sounds familiar it’s time to consider upgrading your contract management software.
Leading contract lifecycle management software is highly configurable and allows you to create virtually unlimited user-defined fields according to your business and sector-specific needs. These user-defined fields can capture evolving key details on your requests, contracts, vendors, customers, employees, and more. You can even assign specific fields to specific record types as needed. You can configure what seems like unlimited characteristics for these fields, including:
-
- Field names
- Field group names2.
- Field types
- Field order
- Default values
- List values
- Required fields
- Help descriptions
Isso não significa que você precisa começar do zero. O software líder de gerenciamento de contratos também fornece uma variedade de campos prontos para uso que podem ser configurados mais detalhadamente! Tempo
You can enjoy the configurability of a variety of field types, such as:
-
- Checkbox
- Currency
- Date
- Date & time
- decimal
- decimal 4
- Caixa suspensa
- Hyperlink
- Inteiro
- Caixa de texto multi-line (inclui formatação de texto) ||
- Multi-select list box
- Senha
- Editor de texto Rich
- Slider
- Caixa de texto
no Fluxo de trabalho side, you don’t have to rely on rigid workflow settings that don’t support your team in its goals. Leading contract management software supports configurable approval workflow processes that can be initiated from any step in the contract lifecycle. You can create parallel, serial, or hybrid approval workflows as simple or complex as needed through an easy-to-use workflow configuration user interface. By establishing rules for workflow processes, your organisation is essentially assured that the proper reviews, approvals, tasks, events, notifications, and alerts will be initiated for every contract at precisely the right time.
So, why continue to struggle with inflexible field configuration and limiting workflows? Consider upgrading for the functionality mentioned above and more.
2. Limitações de armazenamento
Usando o software de gerenciamento de contratos com limitações de armazenamento pode criar gargalos significativos quando você gerencia um alto volume de contratos ou arquivos grandes. Isso pode interromper o acesso a dados históricos do contrato, criar riscos em conformidade e complicar auditorias ou revisões externas. Além disso, se preocupar constantemente com as restrições de armazenamento desvia a atenção de tarefas mais estratégicas de gerenciamento de contratos, pois sua equipe gasta o tempo gerenciando o armazenamento em vez de se concentrar na otimização de fluxos de trabalho de contrato e na obtenção de informações. Eles penduram como uma nuvem de chuva sobre o processo do contrato e devem ser perdoados em favor de algo melhor por meio de uma atualização de software de gerenciamento de ciclo de vida contratual. Você também pode ter certeza de que não ficará sem espaço para campos de metadados, modelos, cláusulas e relatórios. Sua empresa pode escalar com a crescente complexidade e volume do contrato, mantendo um repositório de contratos constante e inabalável que pode ser facilmente pesquisado com pesquisas salvas, histórico de pesquisa e 'você quis dizer ...?'. Seu corpo abrangente de contratos pode ser facilmente acessado para auditorias e relatórios. Considere a atualização do seu software de gerenciamento de contratos para tornar o armazenamento uma coisa distante do passado.
As contract volume and complexity grow, restricted storage capacity can force your team to archive or delete important documents to free up space. This can disrupt access to historical contract data, create risks in compliance, and complicate external audits or reviews. Additionally, constantly worrying about storage constraints diverts attention away from more strategic contract management tasks, as your team spends time managing storage instead of focusing on optimising contract workflows and attaining insights.
Ultimately, storage limitations hinder scalability and can prevent businesses from maintaining a comprehensive, centralized contract repository. They hang like a rain cloud over the contract process, and they should be forgone in favour of something better via a contract lifecycle management software upgrade.
Quite simply, award-winning contract management software allows you to store unlimited contracts, electronic files, and attachments without degrading response times. You can also rest assured that you won’t run out of space for metadata fields, templates, clauses, and reports. Your business can scale with growing contract complexity and volume while maintaining a constant, unwavering contract repository that can easily be searched with saved searches, search history, and ‘Did you mean…?’ functionality. Your comprehensive body of contracts can easily be accessed for audits and reporting.
Embrace endless contract storage; consider upgrading your contract management software to make storage worries a distant thing of the past.
3. Opções de integração limitadas
Quando o software de gerenciamento de contratos tem limitações de integração, ele pode criar silos entre os principais sistemas de negócios - como CLM, CRM e ERP plataformas. Sem uma maneira perfeita de se casar com esses sistemas, sua equipe pode ser forçada a transferir manualmente dados entre eles - levando a erros, dados duplicados e ineficiências. A falta de interconectividade entre os sistemas dificulta a manutenção de uma única fonte de verdade - causando atrasos nas aprovações do contrato, prazos perdidos e visibilidade fragmentada no desempenho do contrato. As limitações de integração não apenas diminuem as operações, mas também diminuem o potencial de colaboração e escala nos seus departamentos. As soluções premiadas incluem a API da Web Services para integração amigável ao firewall e são construídas em princípios que permitem estender a funcionalidade do sistema CLM a aplicativos de software de terceiros. Aproveite o software de gerenciamento de contratos que conecta significativamente seus processos de negócios como uma única fonte de verdade; Considere atualizar para a integração poderosa.
Furthermore, the inability to sync contract data with other important information reduces the CLM software’s overall value, as you can’t truly automate your workflows or leverage important data insights. Integration limitations not only slow down operations but also diminish the potential for collaboration and scaling across your departments.
Leading contract lifecycle management software seamlessly integrates with leading CRM, ERP, accounting systems, and many others to truly centralise contract lifecycle management with other processes. Award-winning solutions include web services API for firewall-friendly integration and are built on principles that allow you to extend the CLM system’s functionality to third-party software applications.
Trusted solutions also offer access to their REST APIs, allowing your organisation to set up an integration between the CLM system and other applications. Enjoy contract management software that meaningfully connects your business processes as a single source of truth; consider upgrading to powerful integration.
4. Falta de melhoria do produto com novos recursos e aprimoramentos
O software de gerenciamento de contratos que não possui melhorias regulares de produtos, novos recursos e aprimoramentos pode rapidamente se tornar desatualizado e ineficiente. Sem atualizações, sua equipe pode ficar presa usando ferramentas desatualizadas que podem não enfrentar desafios modernos - levando a frustração e soluções alternativas. A ausência de novos recursos - como redação e negociação de contratos aprimorados, recursos de relatório mais fortes, interfaces aprimoradas de usuários e melhores integrações - pode impedir que seus negócios otimizem os fluxos de trabalho do contrato e permaneçam competitivos. conseqüências. A incapacidade de expandir com módulos complementares
As your business needs evolve and technology advances, your users expect the CLM software to keep up with new industry standards and emerging trends (such as generative-AI-driven automation). Without updates, your team can get stuck using outdated tools that may not address modern challenges – leading to frustration and workarounds. The absence of new features – such as improved contract drafting and negotiation, stronger reporting capabilities, enhanced user interfaces, and better integrations – can prevent your business from optimising contract workflows and staying competitive.
Over time, this stagnation can lead to inefficiencies, poor user experience, security vulnerabilities, a growing gap between the company needs and software capabilities, and other disastrous consequences.
Leading contract management software providers support you throughout the years with numerous system upgrades, new features, enhancements, bug fixes.
Consider upgrading to a contract management software that evolves with your business needs and technological advancements to give you a truly future-minded and powerful CLM experience.
5. Inability to expand with add-on modules
Quando o software de gerenciamento de contratos não tem a capacidade de expandir com módulos complementares, o crescimento e a adaptabilidade de seus negócios são limitados. Sem a opção de integrar facilmente esses processos complementares, sua equipe é forçada a operar dentro dos limites de um sistema básico de gerenciamento de contratos-que pode não atender a todos os seus requisitos em evolução. Essa limitação sufoca a flexibilidade-forçando você a adotar ferramentas adicionais e desconectadas ou considerar migrar completamente uma nova plataforma. ir além do gerenciamento simples de contratos e estender os processos de negócios para uma experiência centralizada. Você pode desfrutar de redinação, rastreamento de versões e comentários, alertas de fluxo de trabalho, esignature e eaprovals para obter contratos revisados, aprovados, assinados e executados rapidamente. Além disso, esses procedimentos de eProcurement e eSourcing podem ser perfeitamente integrados a contratos relevantes e arquivos/processos associados. Estes são apenas alguns exemplos importantes de como a funcionalidade complementar estendida pode transformar positivamente seu processo de gerenciamento de contratos em um processo de negócios holístico e unificado. Considere a atualização para um software de gerenciamento de contratos que permita escalar e integrar processos com complementos. Para saber mais, reserve uma demonstração gratuita hoje com um
As your organisation scales or your needs become more complex, you might require additional features such as document collaboration and eSignatures, eProcurement and eSourcing, vendor and client collaboration, and others. Without the option to easily integrate these add-on processes, your team is forced to operate within the confines of a basic contract management system – which may not meet all of your evolving requirements. This limitation stifles flexibility – forcing you to either adopt additional, disconnected tools or consider migrating to a new platform altogether.
Ultimately, the inability to expand the CLM software leads to inefficiencies, missed opportunities for optimisation, disconnected teams, and an increased likelihood of outgrowing the contract management software system altogether.
Feature-rich contract lifecycle management software allows you to move beyond simple contract management and extend business processes for a centralised experience.
A document collaboration gateway module with electronic signatures supports online contract negotiation between internal and external parties with negotiation via a secure online portal that tracks changes and accelerates signatures. You can enjoy redlining, version and comment tracking, workflow alerts, eSignature and eApprovals to get contracts reviewed, approved, signed, and executed fast.
With an eProcurement and eSourcing module, you can create, manage, track and monitor solicitations, procurement, bids and vendors. What’s more, these eProcurement and eSourcing procedures can be seamlessly integrated with relevant contracts and associated files/processes.
With database integration management, you can extend the functionality of contract management software by leveraging existing key data from your organisation’s other third-party software platforms. These are just a few key examples of how extended add-on functionality can positively transform your contract management process into a holistic and unified business process. Consider upgrading to a contract management software that allows you scale and integrate processes with add-ons.
There are many other reasons to consider upgrading your contract management software, and there is much to enjoy about a robust contract management software system. To find out more, book a free demo today with a Insight de contrato ® Especialista de quatro hoje.
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