Não há dúvida de que o gerenciamento de contratos leva tempo e esforço. Os profissionais revisam contratos com um olhar atento para os detalhes, empregando excelentes habilidades de leitura, compreensão profunda, perspicácia nos negócios e habilidades de gerenciamento de tempo, mas novos avanços em Contrato Lifecycle A gerência pode facilitar a vida. Quando começamos 2020, aqui está uma pequena lista de dicas para ajudar com mais inteligente Gerenciamento de contratos.
Dica 1: Implemente um processo de admissão de contrato com o software de gerenciamento de contratos
Esta dica se concentra principalmente em simplificar seu processo de revisão de contrato, coletando dados de maneira organizada. As empresas recebem solicitações de contrato em muitos formatos. Esses formatos incluem e -mails, solicitações de papel, sistemas de ingressos e vendas e APRAUCION Systems.
Uma boa dica para se organizar é criar um processo de admissão de contrato. Gere uma planilha para coletar campos de dados sobre o contrato que você precisa revisar. Um processo eficiente de admissão de contrato o ajudará no rastreamento das datas de vencimento, no status da revisão do contrato e nomes de contraparte.
Se sua equipe tiver um sistema de software contratado, crie um formulário de admissão de contrato com campos de entrada. Peça aos seus funcionários que digitem os campos de dados do contrato exigidos, enviem o arquivo e envie a solicitação de contrato enviada a você de maneira organizada. Se você tem mais inteligente Software de gerenciamento de contratos como Insight de contrato, Então você já possui um processo de solicitação de contrato incorporado. Tudo o que você precisa fazer é permitir aos usuários no sistema e compartilhar o link para solicitar uma nova revisão do contrato.
Contract Request is like a legal form that is web-based and streamlines how your user requests contract review. All you have to do is enable the users in the system and share the link for them to request a new contract review.
Dica 2: Trabalho em filas e listas - Um recurso útil do software de gerenciamento de contratos
Muitos funcionários trabalham esporadicamente ao longo do dia, pulando de tarefa para tarefa. Considere o processamento em lote - usado em muitos ambientes de negócios, desde a linha de montagem até as configurações contábeis modernas, envolve a fila de vários itens relacionados que precisam de atenção. Por exemplo, um profissional legal pode ter que ler e -mails, ler contratos, revisar contratos, redigir contratos, lei de pesquisa e participar de reuniões ao longo de um dia útil. Trabalhar em um desses itens e, em seguida, passar para o próximo não cria ritmo.
Para ajudar a melhorar o gerenciamento de contratos em 2020, tente organizar o trabalho de sua organização em filas ou lotes como uma ferramenta de produtividade. Se você possui Insight de contrato Software, implemente a Dashboard. Um painel permite criar um relatório de solicitações de contrato aberto ( Consulte a dica 1) listada por status. Em seguida, você fixa o relatório no seu painel e, quando você faz logon, verá as solicitações de contrato aberto em uma lista (ou fila). Com os painéis, os usuários podem visualizar facilmente registros para solicitações, revisões legais e datas -chave. Isso ajudará com o gerenciamento de contratos mais inteligente à medida que o ano se desenrola.
Tip 3: Use Contract Artificial Intelligence (AI) and Auto Extract Engine
Frequently, when a new contract document is entered into a system, the user must manually re-key many data fields, such as counterparty name, description, dates, clauses, governing law, limitation of liability, warranty etc. To help automate the contract entry process, alavancagem Inteligência artificial Visdom® com insight de contrato. O Visdom ajuda os usuários a localizar os principais termos e frases em um documento de contrato e nos termos de extração automática e a colocar os dados nos campos de entrada na tela de entrada de dados do contrato.
Dica 4: Rascunho de contratos usando modelos de contrato
É rápido e fácil (e infalível!) Para automatizar seu método de redação de acordos usando modelos de contrato. Com insight de contrato ®, há um recurso que automatiza o processo de desenho de contrato. Você simplesmente pega seus modelos de contrato de palavras, define os campos de espaço reservado nos documentos e carrega o documento. Você pode mesclar os campos de dados do contrato no Documento do modelo de contrato e rotear o contrato para aprovação e assinatura eletrônica. Para obter a criação avançada de contratos, alavancam a funcionalidade de mesclagem da cláusula do contrato Insight para redigir e criar documentos complexos do contrato com base na região, a jurisdição de direito, produtos e entidades (para citar alguns). Usando uma ferramenta como o Outlook ou uma ferramenta de email que possui tarefas e calendário, defina uma tarefa ou um lembrete de calendário. Alertos e lembretes de tarefas abrangentes do contrato sobre as datas de expiração do contrato, datas anuais de revisão do contrato e datas de aviso antecipadas ajudam sua equipe a manter -se atualizada. Os fluxos de trabalho rastreiam registros do contrato, procuram valores e alertam automaticamente os usuários para revisão do contrato, avisos de validade e muito mais. Como recurso de bônus, o contrato insight enviará alertas por e-mail para membros da sua equipe, definirá alertas de calendário com seu provedor de e-mail e enviará lembretes antecipados.
Tip 5: Use tasks and reminders embedded in contract management software
Work days are busy and the occasional reminder can be a big help. Using a tool such as Outlook or an email tool that has tasks and calendaring, set a task or a calendar reminder. Contract Insight’s comprehensive task alerts and reminders regarding contract expiration dates, annual contract review dates, and early warning dates help your team keep up to date.
Contract tasks and workflows are simple. Workflows track contract records, look for values and automatically alert users for contract review, expiry notices and more. As a bonus feature, Contract Insight will e-mail your team members task alerts, set calendar alerts with your email provider and send early reminders.
Dica 6. O gerenciamento de contratos mais inteligente suporta a integração de dados
Recursos estão sob tensão; portanto, quanto mais tempo você e sua equipe gastam com dados, menor tempo você precisará se concentrar na revisão orientada à estratégia dos contratos. Então, por que não habilitar a integração de dados, o que é fácil com a visão do contrato.
Usando o contrato Insight ® Enterprise, sua organização pode permitir o registro do fornecedor/fornecedor. Esse recurso permite que seus contatos digitem o nome da empresa, o nome de contato, o endereço da rua, a cidade, o estado/província, o país, o código postal, o email de contato, o número de telefone, o número de identificação fiscal e outros campos de dados. Esse processo de integração de dados simplificado pode economizar milhares de pressionamentos de teclas por ano. Solicitação. Extração, trilhas de auditoria, relatórios de contrato e análise. De
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Four helps small and multi-national organisations enrich the way they work. From Cadeia de suprimentos a Compras e Gerenciamento de contratos, temos décadas de experiência em ajudar empresas a avançar no mercado global. Se você quiser uma demonstração de insight de contrato ou simplesmente descobrir mais sobre o que fazemos, ligue para John O'Brien em quatro soluções de negócios em 0800 6250 025.
= John O'Brien é o CEO em quatro soluções comerciais, consultores comerciais e software globais que oferecem empresas de negócios. Finanças, Cadeia de suprimentos e operações, em uma ampla gama de indústrias. O que é ratificação na lei contratada?
