= Procurement || 198 managers and procurement teams have their work cut out for them without the right procurement tools. Ineffectual procurement and acquisition strategies can lead to unnecessary risk, dark purchasing, harmful data inaccuracies, detrimental supplier issues and a longer purchasing cycle. To avoid wasting time, resources and opportunities, procurement teams can embrace a future-minded process with these six tips for improved e-procurement and acquisition.
Dica #1: Maximize o planejamento de compras eletrônicas
O processo de aquisição deve envolver a coordenação de todo o pessoal de aquisição relevante para criar um plano. As equipes de aquisição podem desenvolver uma estratégia não apenas para facetas de aquisição, mas também o gerenciamento pós-aquisição após a compra. Os seguintes materiais e tarefas podem ser coletados e executados de maneira centralizada:
- Necessidade de justificação
- Aprovações do orçamento
- Revisão das leis e regulamentos aplicáveis
- Identificação de todo o governo
- co-ordination of the acquisition steps per organisational and governmental requirements
- managing the purchase post acquisition.
HOT TIP: With Four’s leading eProcurement software – Contract Insight® – the tasks above can be performed and united on one central platform. Procurement management teams can positively transform procurement and acquisitions with rapid and automated approval routing, rules-based document collaboration, intelligent Fluxo de trabalho e escalada de tarefas, que não é de queda de compras de compra, o que é o mercado de compras e o mercado de compras e o mercado de compras e o mercado de compras e o mercado de compras e muito mais. As equipes de compras para estabelecer um entendimento firme dos quais fornecedores e fornecedores podem cumprir o produto ou serviço necessário em um determinado momento. Os principais profissionais de compras devem examinar quais fornecedores podem fornecer os melhores produtos e serviços relevantes. Como parte de sua pesquisa proativa de compras, as equipes podem identificar a capacidade dos fornecedores ao fornecer o serviço ou produto, juntamente com o preço e as informações de desempenho passado. Estado/Situação
Tip #2: Perform procurement market research
Due diligence with market research when undergoing procurement processes will help procurement teams to establish a firm understanding of which vendors and suppliers can fulfill the product or service needed at a given time.
Proper market research can be defined as a means of ‘collecting and analysing information about capabilities to satisfy’ an agency’s or organisation’s needs. Leading procurement professionals should examine which vendors can supply the best relevant products and services. As part of their proactive procurement research, teams can identify vendors’ capability when providing the service or product along with price and past performance information.
Tip #3: Prepare a bid solicitation
A robust and thorough solicitation typically specifies the following:
- organisation’s industry or background
- current state/situation
- preferred state/situation
- Datas -chave (data de lançamento do lance, data de vencimento das perguntas, data de vencimento do lance, data prevista do contrato etc.)
- Termos e condições
- CLAUSES
- Termos de pagamento. Oportunidades de fornecedores por meio de diferentes tipos de aquisição. Dependendo do tipo de organização e solicitação, a oportunidade pode ser anunciada publicamente. Alguns desses tipos de lances incluem o seguinte:
Once a solicitation is prepared in a centralised and seamless fashion using a robust procurement software platform such as Contract Insight®, the buying organisation can afford potential vendors and suppliers opportunities via varying acquisition types. Depending on the organisation and solicitation type, the opportunity may be advertised publicly. A few of these bid types include the following:
- SOLE Fonte
- Melhor preço
- Qualificações
- Melhor valor
- LIDAMENTO
- Solicitação de proposta (ou informação e cita)
- contract purchase
- sealed bid
- private (by invite only), public, etc.
Tip #4. Master the selection process
O processo de seleção de fornecedores ou fornecedores para compras e aquisição normalmente envolve muitas etapas - mas é significativamente otimizado com o auxílio de soluções líderes de compras, como o contrato de insight. termos e condições da solicitação. O processo de tomada de decisão deve ser tomado com as principais partes interessadas e levar a negociações de contrato dos termos finais de concessão do contrato ou pedido de compra.
Procurement specialists, business users and other authorised stakeholders can use Contract Insight® to easily review and compare responses from vendors, rate qualifications, compare pricing and evaluate how well they meet the terms and conditions of the solicitation. The decision-making process should be made with key stakeholders and lead to contract negotiations of the final award terms of the contract or purchase order.
Dica #5. Monitore de perto o desempenho
O monitoramento da aquisição pós-premiado inclui-mas não se limita a-usando compras baseadas em IA e Software de gerenciamento de contratos para criar um plano e métricas para classificar o fornecedor concedido, bem como medir o desempenho. É importante definir lembretes para verificar os principais termos de contrato e desempenho, e os alertas automatizados do software de paralelepípedos são incrivelmente úteis nesse sentido. Se aplicável, defina alertas e notificações de tarefas para verificar orçamentos, descontos, descontos de volume, marcos e opções para cancelar ou renovar favoravelmente.
Dica #6. Feche com confiança
Depois que o termo de desempenho estiver concluído e o contrato ou a compra não for renovado, verifique se a aquisição está totalmente fechada. Isso pode incluir itens, de acordo com os termos e condições do contrato, a serem devolvidos, as entrevistas de saída a serem realizadas e as inspeções a serem feitas. Garantir que os itens críticos estejam sendo abordados e que exista um plano em vigor que você e sua organização sejam bem -sucedidos. Juntamente com conselhos de seus próprios consultores jurídicos, essas dicas podem ajudar a reduzir o risco, padronizar o processo de compra e melhorar os resultados ao contratar com fornecedores. Contratos, obrigações do fornecedor/cliente e vários acordos. É o Visdom de Intelligence de Inteligência de Contrato Proprietário
Successful e-procurement and acquisition starts with having the right process in place. Ensuring that the critical items are being addressed and that there is a plan in place will set you and your organisation up for success. Coupled with advice from your own legal counsel, these tips can help reduce risk, standardise the purchasing process,and improve the bottom line when contracting with vendors.
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