== Robusto O software de gerenciamento de compra pode diminuir os custos administrativos e aumentar a responsabilidade. O software de pedido de compra confiável pode ajudá -lo a tomar melhores decisões de compra com gerenciamento completo do ciclo de vida do ativo. À medida que você continua Compras Mês, leia para aprender oito dicas quentes para gerenciamento de pedidos de compra acelerado e unificado em 2021 e além. Abaixo está um pedido de compra padrão
Tip #1: Establish your purchase workflow
Organising a system for managing purchase orders will help you save money and speed up the purchase management process. Below is a standard purchase order Fluxo de trabalho Processo com o software de pedido de compra principal. Eles também podem revisar os relatórios que detalham os hábitos de gastos dos gerentes de compra e outros funcionários. Itens. Gateway. Solicitações
- Configure spending thresholds: Your administrators of leading-edge purchase order management software can set spending thresholds for individual purchase managers and other users. They can also review reports that detail the spending habits of purchasing managers and other employees.
- Generate a purchase order: Create a new purchase order record in your advanced purchase software system, and then enter relevant purchase order data into highly configurable data fields.
- Enter relevant line items: Simply add items from your approved catalog or add one-off line items.
- Intelligently author purchase order: Using an approved template and language within your system, easily merge your purchase order document and your organisation’s letterhead.
- Send new PO document: Your newly authored purchase order document can be emailed straight to vendors or posted onto your organisation’s vendor gateway.
- Reconcile purchase order amount: Compare the PO’s amount against the budget for your purchase order contract record.
- Track receivables: Verify that your purchase order matches the items that have been received.
Tip #2: Streamline purchase order requests
Solicitações de pedido de compra podem ser interrompidas por horários de espera do telefone longo, longos tempos de resposta por e -mail e muitos gargalos e ineficiências manuais de processo. Você não pode se dar ao luxo de perder tempo, dinheiro e recursos com esses tipos de atrasos-especialmente considerando a necessidade premente de reabastecer os ativos sob prazos estritos. O software de compra promove a interação com os fornecedores de terceiros através de um portal de colaboração de fornecedores amigável e configurável que centraliza RFPs, RFIs, RFQs, propaganda de ofertas, prêmios de ofertas, prêmios altamente configuráveis em contatos, com comunicações mais altamente configuráveis de resposta, liquidação de e-mails de um e-mail para anexos.
Luckily, your purchasing team can utilise purchase order software to centralise and streamline purchase order generation and requests from pre-approved templates, leverage automated order amounts tracking against contract budgets amounts, decrease data entry time and consolidate purchase orders. Purchasing software fosters interaction with third-party vendors through a user-friendly and configurable vendor collaboration portal that centralises RFPs, RFIs, RFQs, bid advertisements, bid awards, highly configurable vendor response ratings and scorecards, vendor bid communications with the capability to attach virtually limitless documents, integrated email communications and much more.
DICA #3: Aumente a transparência de ativos para pedidos de compra
Coletando dados de ativos de uma variedade de plataformas, incluindo arquivos baseados em papel e arquivos de planilha, podem paralizar significativamente o processo de pedido de compra. Sem detalhes de pedidos amalgamadores, você pode ignorar as informações cruciais dos ativos e os pedidos de compra previstos podem ser significativamente atrasados. Além disso, você pode visualizar facilmente detalhes de solicitação, incluindo solicitantes, fornecedores, status e itens de linha. O software de compra também pode fornecer uma melhor visualização de risco, permitindo que você classifique os fornecedores em relação aos padrões de conformidade.
Thankfully, with a centralised purchase order management dashboard, you can experience a holistic view of purchase orders and their locations. Furthermore, you can easily view request details including requestors, vendors, statuses and line items. Purchase software can also provide you with better risk visualisation by allowing you to rate vendors against compliance standards.
Dica #4: Modernizar o rastreamento de ativos do pedido de compra
Rastreando os níveis de ativo do pedido de compra podem ser difíceis ao confiar Processos desatualizados que aumentam o risco de erro humano-como aqueles que envolvem a entrada de dados e os métodos de comunicação não contratáveis. Sua organização não pode se dar ao luxo de pedidos de superávits (que consomem espaço valioso) ou esquecem de solicitar ativos que precisam de reabastecimento. A equipe de compra pode rastrear mais eficiente e efetivamente os ativos em sua organização e diminuir drasticamente as instâncias do pedido de comunicação com a supervisão de ativos sem paralelo para gerenciar com confiança o inventário e diminuir significativamente as compras desnecessárias do que o Robes de Robustão. Se sua organização não tomar cuidado, pode fazer pedidos de excesso - resultando em ativos excedentes para preencher um espaço valioso. Sua equipe de compras é uma imensa responsabilidade de atender aos pedidos de compra que são sensatos e econômicos, facilitando com sucesso a supervisão ideal de atendimento para evitar erros de compra. Sua equipe pode receber ordens completas e parciais. Além disso, uma plataforma de software de compra centralizada pode permitir que seus usuários visualizem ativos em pedidos de compra, datas de criação do pedido de compra e quantidades de PO recebidas - simplificando acentuadamente processos. Sua equipe de compras pode receber rapidamente POS com nomes e horários rastreados. Além disso, os membros da sua equipe de compras podem ser confundidos por estar tediosamente envolvido em processos de aprovação fora de seus níveis de permissões. Por exemplo, se um valor do pedido de compra for
Fortunately, an electronic purchase order management software solution can help you track assets received, key dates, quantities, locations, and shrinkage. You purchasing team can more efficiently and effectively track assets within your organization and drastically decrease instances of purchase order miscommunication with unparalleled asset oversight to confidently manage inventory and significantly decrease unnecessary purchases.
Tip #5: Maximise purchase order fulfillment management
Fulfilling purchase orders can be challenging with less than robust visibility. If your organisation is not careful, it can place surplus orders – resulting in surplus assets to fill otherwise valuable space. Your purchasing team holds an immense responsibility to fulfill purchase orders that are both sensible and cost-effective while successfully facilitating optimal fulfillment oversight to avoid purchase errors.
Thankfully, a centralised purchase order management software system with assigned user permissions configuration allows for optimal visibility for necessary fulfillment personnel. Your team can receive complete and partial orders. Furthermore, a centralised purchase software platform can permit your users to view assets on purchase orders, last purchase order creation dates and PO quantities received – markedly streamlining processes. Your purchasing team can rapidly receive POs with tracked names and times.
Tip #6: Embrace streamlined purchase order approval routing
With the need to manage purchase order approvals both within and outside of a purchasing team, emails, spreadsheets and other manual methods can breed confusion and miscommunication. Moreover, your purchase team members can be flustered by being tediously involved in approval processes outside of their permissions levels.
Thankfully, advanced purchasing software can help your organisation segment purchase order approvers based on preconfigured, rules-based permissions. For example, if a purchase order amount is Maior que £ 30.000, a aprovação final pode ser definida para ser roteada para o seu vice-presidente e, se um valor do pedido de compra estiver menos que a linha de compra e a aprovação final, a serem previstas, o que é necessário para ser considerado o departamento. Realização, integrando sites de terceiros frequentados por meio da funcionalidade robusta do software Punchout do fornecedor. Por exemplo, se um gerente de escritório comprar regularmente determinados suprimentos de escritório de um site de terceiros, poderá receber permissões para solicitar rapidamente ativos e essas compras poderão ser registradas em um banco de dados de software de pedido seguro. Nessas instâncias, o recebimento de um pedido de compra pode ser facilmente anexado ao registro do pedido de compra, e os itens podem ser catalogados com detalhes para consistência futura de pedidos. - Sua organização pode ser bombardeada por atrasos na ordem e falta de comunicação prejudicial.£30,000, final approval can be set to be routed to a department director.
Furthermore, top-of-the-line purchase software allows for simpler purchasing and fulfillment by integrating frequented third-party websites through robust vendor punchout software functionality. For example, if an office manager regularly purchases certain office supplies from a third-party website, they can be granted permissions to swiftly order assets and these purchases can be recorded within a secure purchase order software database. In these instances, the receipt of a purchase order can be easily attached to that purchase order’s record, and items can be cataloged with details for future order consistency.
Tip #7: Seamlessly integrate purchasing and contract management
When contracts from purchase orders are managed separately from the initial purchase order request – with manual methods such as scanned documents via email and mailing paper-based documents with the need for wet signatures – your organisation can be bombarded by order delays and harmful vendor miscommunication.
Felizmente, o software de compra pode ajudar a eliminar esses problemas, permitindo a geração de contratos diretamente de uma solicitação de pedido de compra, que pode simplificar e centralizar o processo Software de gerenciamento de contratos Processo. O software unificado do pedido de compra pode agilizar os processos de gerenciamento de contratos, permitindo o envio de uma solicitação de contrato, revisão de aprovações, colaboração, negociações de contratos, assinatura rápida com asignaturas e manutenção da conformidade até que um contrato esteja pronto para renovação - tudo em um painel centralizado.
Com gerenciamento integrado de contratos e gerenciamento de pedidos de compra, sua equipe pode garantir que os fornecedores e ativos cumpram seu orçamento e as expectativas pré-aprovadas até que um contrato de pedido de compra esteja em renovação-nesse caso, o software de compra pode notificar sua equipe e relatórios avançados. Insight®
Tip #8: Experience world-class purchasing with Contract Insight®
Agora que você sabe como otimizar, centralizar e automatizar o processo de compra com uma plataforma líder de software de gerenciamento de pedidos de ponta a ponta, é hora de escolher a melhor solução para suas necessidades de compra. Compras poderosas com compra abrangente e integrada e Contrato Lifecycle A supervisão do gerenciamento começa com Insight de contrato.
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O Insight de contrato é um ( SaaS) ou da solução de gerenciamento de contrato (no local). A plataforma aclamada é confiável por milhares de profissionais para seu gerenciamento de contratos, Legal Gerenciamento de documentos, Necessidades de compras e fornecimento. Utilizado por muitas empresas da Fortune 500, o Contrat Insight oferece visibilidade em tempo real em seus contratos. Não apenas aprimora sua segurança; Isso o ajudará a atender às regulamentações de conformidade do contrato, centralizar seu gerenciamento de contratos e melhorar seu processo geral de administração de contratos. das indústrias.
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