Existem muitas eficientes Gerenciamento de contratos || 199 platforms on the market for small businesses, expansive enterprises, and those in between. As such, searching for the best contract management software com o qual gerenciar contratos pode ser assustador. Mas não precisa ser - você só precisa saber qual Contrato Lifecycle Requisitos de gerenciamento a serem procurados ao implementar um sistema de gerenciamento de contratos. Implementando um sistema de gerenciamento de contratos, o software baseado em nuvem que você escolher deve definitivamente fornecer a extração de dados do contrato como ponto de partida para a supervisão dos dados do contrato. Com a IA do contrato, você pode extrair texto e cláusulas legais usando processamento de linguagem natural (PNL), correspondência lógica difusa e reconhecimento de dados estruturado para aproveitar ao máximo as cláusulas e os termos legais. Você também pode identificar dados confidenciais e estabelecer regras para acesso e armazenamento de:
Here are ten items on a contract management system requirements checklist to look for when deciding on a CLM software solution that saves time and money for your organisation.
1. Automated contract data extraction with AI
When implementing a contract management system, the cloud-based software you choose should definitely provide contract data extraction as a starting off point for contract data oversight. With contract AI you can extract legal text and clauses using natural language processing (NLP), fuzzy logic matching, and structured data recognition to make the most of legal clauses and terms. You can also identify sensitive data and establish rules for access and storage of:
- contrapartes
- Datas
- LOCAIS
- emails
- phone numbers
- monetary values
2. A secure and searchable contract repository
Um banco de dados de contrato seguro e pesquisável permite que sua equipe localize documentos, dados, arquivos, anexos e muito mais-eliminando os processos de pesquisa manual e, portanto, devem estar entre os requisitos de gerenciamento de ciclo de vida do contrato. Some standard features of a contract repository should include familiar ‘Did you mean…?’ search functionality, search filtering options, search content and file previewing, drill-down searching, the ability to export search content into familiar file formats, and user permissions/rules around who can access contracts and other data.
A huge step beyond filing cabinets and sporadic shared drives for searching for various complex contracts, contract lifecycle software can support your team with a Solução de longo prazo para encontrar contratos (virtualmente) em qualquer lugar a qualquer momento.
3. Suporte a tipos de contratos variados
Organizações gerenciam quase inúmeros tipos diferentes de contratos de negócios para relações comerciais do setor público e privado. A solução de software de gerenciamento de contratos de negócios que você escolher deve oferecer suporte a todos esses acordos de negócios.
Sua equipe deve ser suportada para praticamente todos os diferentes tipos de contratos que você gerencia. Seu sistema deve fornecer uma lista de tipos de contrato prontos para uso para que você possa começar rapidamente a digitar novos contratos. Além disso, você poderá adicionar um número praticamente ilimitado de tipos de contrato definidos pelo usuário. Além disso, os usuários autorizados devem ter a capacidade de gerenciar a lista de tipos de contrato à medida que os requisitos de gerenciamento de contratos evoluem.
4. Campos de metadados do contrato comuns e configurados
Além dos campos prontos para contratos comuns, a lista de verificação de requisitos do sistema de gerenciamento de contratos deve incluir funcionalidade que simplifica a criação de contratos e os metadados de rastreamento para tipos e processos específicos. O gerenciamento desses campos deve ser flexível - permitindo que você atribua campos a um ou mais contratos, conceda permissões sobre campos para um ou mais funcionários, supervisionam quais tipos de campos de metadados você gerencia (como suspensão, forma livre, numérica, etc.) e muito mais. As soluções avançadas também oferecem recomendações inteligentes para o campo para cláusulas e termos legais.
5. Modelos de contrato e rastreamento de versões
Para facilitar o elaboração de contratos durante a criação do contrato, você deve confiar em uma solução que permita mesclar campos de metadados contratados e cláusulas com modelos de contrato do seu modelo pré-aprovado e biblioteca de cláusulas. Além disso, você pode aproveitar as trilhas de controle de versão e auditoria numeradas para rastrear os contratos mais atualizados. Esses processos ajudam os membros da sua equipe a criar contratos compatíveis e precisos com facilidade para trazê -los para a proverbial 'Tabela'. À medida que os requisitos de software de gerenciamento de contratos mudam, você pode começar a aproveitar o reconhecimento de cláusula avançada com base em quantidades significativas de Treinamento Dados.
6. Negociações on-line com Auto-Redline e mais
Sua equipe deve ter a capacidade de se envolver em negociações de contratos com facilidade. Certifique -se de que cláusulas e seções possam ser bloqueadas para que - com a propriedade da cláusula - as atribuídas a cláusulas e seções sejam notificadas quando alguém tenta editá -las. Esteja atento ao contrato de automóvel automático. Esse recurso pode automatizar a inclusão de cláusulas da sua biblioteca pré-aprovada enquanto redinisse as cláusulas introduzidas originalmente e trocam-as com cláusulas preferidas estabelecidas e precisas-garantindo praticamente que a linguagem favorável da cláusula esteja incluída. As trilhas de auditoria abrangentes fazem com que você e as partes envolvidas estejam na mesma página - e nenhuma versão de contrato não preferida passa pela sua equipe.
7. Assinaturas eletrônicas
Você seria uma remiss para não alavancar uma solução de contrato baseada em nuvem que suporta uma maneira rápida e fácil de executar e assinar contratos após o processo de aprovação como um dos seus requisitos de gerenciamento do ciclo de vida do seu contrato. Você pode automatizar Gerenciamento de documentos, assinaturas eletrônicas e assinaturas digitais com segurança e conformidade por meio de um processo de ligação legalmente. As opções convenientes de espaço reservado podem acelerar o processo em seus termos - e cores, fontes, dimensionamentos e formatos personalizados podem fornecer uma experiência profissional e de marca.
8. Contrato Document Data Arquival e retenção
Sua solução CLM precisa permitir que você gerencie facilmente arquivamento, retenção e destruição do contrato. Você pode configurar notificações para alertar os usuários atribuídos de dados prontos para o arquivamento ou purga com base em datas -chave, padrões de conformidade e outras variáveis. Em vez de automatizar a purga de contratos, você pode automatizar os fluxos de trabalho para sua equipe revisar contratos fechados prontos para a limpeza de um prazo gerenciável, ajudando a mitigar riscos e reduzir a exclusão acidental de dados. Além disso, o histórico de trilhas de auditoria com alterações de status rastreável pode aprimorar o contrato de gerenciamento de dados de tarefas e a responsabilidade da política de dados.
9. Análise de Contrato
Você precisa adotar uma abordagem proativa para a análise contratada além dos relatórios padrão e prontos para a caixa, com visibilidade contratada por relacionamentos contratuais em tempo real, com as entidades ou unidades de negócios durante os vários estágios do ciclo de vida do contrato. Você deve evitar custos e violações inesperadas, manter a conformidade, preparar as datas de renovação do contrato, reduzir as ineficiências e abordar os prazos de pagamento e negociação. O gerenciamento do contrato do painel pode fornecer análises de relance, como:
- Contrato KPIs
- Visão geral do contrato
- Contratos pelo departamento
- Resumos de gerenciamento de fornecedores
- Análise do ano || 277
10. User-friendly CLM integrations and connectors
Melhores análises de contrato também devem ser consideradas entre os requisitos do sistema de gerenciamento de contratos. Isso pode ser alcançado com um sistema que oferece integrações e conectores amigáveis para:
- Ferramentas de processamento de texto
- planilhas
- Plataformas Esignas externas
- Sistemas CRM para manter as equipes de gerenciamento e vendas de contratos na mesma página
- Sistemas de contabilidade
- solutions for change management optimisation
Over to you
In the end, there are various contract management system features lá fora e você deve garantir que os requisitos de software de gerenciamento de contratos acima estejam disponíveis como um início de caldeira. Os dados mostram que a grande maioria das equipes jurídicas está adotando soluções para processos de negócios mais fortes com recursos premiados. É altamente configurável e flexível e pode facilmente escalar com suas necessidades em evolução. Foi amplamente aclamado por clientes e analistas de terceiros por sua facilidade de uso, suporte ao cliente e opções de educação, recursos de integração sem costura e versatilidade. in
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