Four Business Solutions CEO John O’Brien mulls over the issues that matter.

I often come across people who are thinking about investing in Software de gerenciamento de contratos (CMS), mas seja adiado pelo que só posso descrever como mitos enganosos. Ele aumentará a segurança, protegerá você de litígios frívolos e gerará um verdadeiro retorno do investimento. E quem não gostaria desse conjunto de excelentes benefícios?

It’s a shame, because when you get it right, CMS makes the whole contract management lifecycle more sophisticated. It will boost security, protect you from frivolous litigation and generate a true return on investment. And who wouldn’t want that suite of excellent benefits?

Mito 1: "Meus contratos e documentos não serão seguros. Eles podem ser acessados ​​por pessoas inadequadas". Qualquer que seja o sistema que você tenha, ele deve proteger os níveis apropriados de acesso, confidencialidade, integridade e disponibilidade de dados. Ele fornece segurança no nível individual do documento, com o controle de acesso permitido por pessoa, grupo, localização, unidade de negócios ou em toda a empresa. Nossa solução em nuvem está em conformidade com a certificação ISO 27001 (padrão de gerenciamento de segurança da informação) e mantivemos nossos padrões atualizados todos os anos. A pessoa precisa trabalhar em um escritório. A maioria das empresas emergentes precisa lidar com todos os tipos de nuances em seus contratos e querem algo mais capaz do que um gabinete de arquivamento digital (ou mesmo real). Para isso, você precisa de CMS projetado por propósitos. Isso requer inteligente

It goes without saying that security is a priority when it comes to contract management. Whatever system you’ve got, it must safeguard appropriate levels of access, confidentiality, integrity and availability of data.

Take the software we recommend, which is called Contract Insight. It provides security at individual document level, with access control allowed by person, group, location, business unit or companywide.

Hosting the software can sometimes raise security flags, but that’s easily handled with some on-site help from our team, or by allowing Four Business Solutions to manage the solution via our cloud deployment.

Either way, the result is an extremely high level of security, suitable for most organisations. Our cloud solution fully complies with ISO 27001 certification (Information Security Management Standard), and we keep our standards bang up to date, every year.

MYTH 2: “Enterprise Resource Planning (ERP) and Customer Relationship Management (CRM) solutions provide all the contract management capabilities a firm needs.”

This myth is like saying Word or Excel are all a person needs to work in an office. Most emerging businesses need to deal with all sorts of nuances in their contracts, and they want something more capable than a digital (or even a real) filing cabinet. For that, you need purpose-designed CMS.

One example of the potential benefits – Contract Insight software keeps a check on the legal robustness of every contract a company signs. This requires clever Fluxo de trabalho para otimizar todo o processo, antes de um fornecedor ser selecionado por meio de prêmio, negociação e renovação do contrato. O Insight Contrates também lida com atividades auxiliares, portanto a organização não está legalmente exposta. Além disso, o fornecedor (funcionário ou cliente) é monitorado para garantir que eles prestem o serviço prometido, de acordo com as expectativas, o contrato e quaisquer regulamentos. Outros sistemas como CRM e ERP permitirão concluir apenas tarefas simples, como fazer pagamentos e armazenar uma cópia eletrônica do documento.

A full contract management system can also create a list of actions due, such as warranties, renewals and services, for an added confidence. Other systems like CRM and ERP will only allow simple tasks to be completed, such as make payments and store an electronic copy of the document.

Mito 3: “O gerenciamento de contratos afeta apenas algumas pessoas dentro da organização.”

É verdade que alguns contratos afetam apenas algumas pessoas. No entanto, se pensarmos na era moderna e nas complexidades dos interesses das partes interessadas, uma empresa ainda poderá ser deixada exposta. O software de insight de contrato pode garantir que as políticas motoras internas sejam compartilhadas com os funcionários. Todos os funcionários que dirigem podem ser solicitados a assinar a política do motor da empresa. E por meio de uma trilha de auditoria eletrônica, os gerentes podem garantir que leem a política e concordaram com ela com uma assinatura eletrônica. Esse tipo de contrato se estende em toda a empresa, mas também externamente a empresas de juros e vendedores de carros. negócios. ”

For example, a contract with an employee for a company car will have knock-on liabilities, and companies need to protect themselves from frivolous mitigation. Contract Insight Software can ensure internal motor policies are shared with employees. All staff who drive can be asked to sign the company motor policy. And through an electronic audit trail, managers can ensure they’ve read the policy and agreed to it with an e-signature. This type of contract extends company-wide, but also externally to legal firms and car vendors.

So, if an employee is involved in a serious car accident whilst on company business, this linking of consequential loss could prevent the company’s directors being sued and held accountable for a driving accident in court.

MYTH 4: “I’m going to invest more time and money setting this up without a return on my investment (ROI) for me and my business.”

O que é ROI? Pode ser hora ou dinheiro, mas ambos podem ser imprecisos. Ou, na minha opinião, o terceiro tipo de ROI é uma situação em que algo dá errado e você evita litígios caros. As complexidades de empregar pessoas, lidar com fornecedores e atender às demandas dos consumidores deixam todos os negócios abertos a disputas contratuais. A Four Business Solutions fornece um ambiente piloto para os clientes antes de se comprometer com o software e implementar um sistema personalizado e fácil de gerenciar, desde o início até o 'Go-Live'. E o contrato Insight possui uma estrutura de licenciamento simultânea para o software, que é a maneira mais econômica e eficiente de investir. Finalmente, a solução é entregue de maneira rápida e eficiente, para manter os custos totais muito baixos. ampla gama de indústrias.

In terms of setting up, an initial ‘cost’ is inevitable to implement smart IT systems, but for Contract Insight Software and our clients the value is really there before you’ve even invested.

Let me explain how. Four Business Solutions provides a pilot environment for clients before they commit to the software and implements a customised, easy-to-manage system from inception to ‘Go-Live.’

A typical deployment for a small business is approximately 5-6 days, or, for a SME business, 10-15 days which includes training and data migrations. And Contract Insight has a concurrent licensing structure for the software, which is the most economical and efficient way to invest.

In summary, we prove that our solutions work before a client invests, and then offer an efficient licencing model so they get the most from their investment. Finally, the solution is delivered quickly and efficiently, to keep total costs very low.

John O’Brien is the CEO at Four Business Solutions, global business consultants and software integrators providing business processes improvements in Finance, Supply Chain & Operations, across a broad range of industries.