AS Technology Evolve e as empresas trabalham para se adaptar, as mudanças nos processos de negócios devem aumentar sua produtividade em vez de não ser um. Contrato Gerentes que usam principalmente métodos manuais podem encontrar dificuldades em gerenciar com eficiência contratos. A má administração do contrato pode diminuir a produtividade, dificultar a comunicação sobre a responsabilidade da tarefa e aumentar as ineficiências evitáveis. À medida que a administração do contrato muda para o futuro, você pode atingir um maior controle sobre o seu Gerenciamento de contratos Processa evitando as seguintes armadilhas associadas à má administração do contrato. organizado e acessível. Os sistemas manuais de armazenamento de contratos podem tornar quase impossível manter o controle da versão, rastrear datas e marcos das chaves e aplicar as preferências de segurança do contrato. O armazenamento de contratos sem um repositório de contrato seguro pode aumentar o risco de contrato, enfraquecer o desempenho do contrato e reduzir o controle geral. Além disso, a recuperação de documentos em um sistema manual pode ser um desafio demorado sem a ajuda de uma ferramenta de pesquisa rápida.
Pitfall one – disorganised contract storage
Relying on a manual system for storing contracts – which may include filing cabinets and disorganised digital processes – proves difficult in keeping contracts secure, organised and accessible. Manual contract storage systems can make it nearly impossible to maintain version control, track key dates and milestones, and enforce contract security preferences. Storing contracts without a secure contract repository can increase contract risk, weaken contract performance and reduce overall control. Additionally, retrieving documents in a manual system can be a time-consuming challenge without the help of a quick search tool.
CITFINA DOIS-FLUGO DE TRABALHO DE CONTRATO INFORPÁBIO
Diferentemente dos processos de gerenciamento de contratos-que usam Inteligência Artificial de Gerenciamento de Contratos Avançado (AI)-Processos de gerenciamento de contratos manuais e de baixo custo exigem que os gerentes de contrato supervisionem cada estágio docontract lifecycle. Discrepancies along the way – that could have been avoided with the help of technology – delay contract lifecycle processes until they can be resolved. Leading contract lifecycle management software can reduce contract management costs, increase productivity, and help contract managers mitigate risk.
Intelligent, automated contractworkflow can transform contract management with user-defined fields, reporting and analytics tools, audit trails and process management etc. Trading inefficient contracting processes for intelligent contract workflow enables contract managers to remain abreast of their contract lifecycles with key date and milestone notifications, audit trail history, contract tracking and improved Negociações. Esse processo trabalhoso inclui baixar vários modelos, inserir manualmente uma infinidade de dados e encontrar informações relevantes. Quando os modelos não são armazenados em uma biblioteca de cláusula dinâmica, a elaboração de novos contratos e a renovação de contratos pode ser difícil para os gerentes de contratos. Essa forma de desenho pode levar a problemas de conformidade porque cláusulas, modelos e idiomas aprovados são obsoletos ou incongruentes com os padrões contratuais.
Pitfall three – lack of approved contract and clause templates
Unlike the use of user-friendly contract management software with pre-approved standard contract templates for contract writing, reliance on manual contract writing processes requires contract managers to create new contracts from scratch. This laborious process includes downloading various templates, manually inputting a plethora of data, and finding relevant information. When templates are not stored in a dynamic clause library, drafting new contracts and renewing contracts can prove difficult for contract managers. This form of drafting can lead to compliance issues because clauses, templates, and approved language are obsolete or incongruous with contractual standards.
CIMPFALT Four - Rastreando manualmente os contratos
Os métodos de rastreamento de contrato podem variar, com base no volume e complexidade do contrato. Embora o rastreamento manual de contratos possa ser temporariamente adequado para uma organização menor, esse método se torna ineficaz à medida que a organização cresce. O rastreamento manual do contrato pode impedir suas metas financeiras, enfraquecer a segurança do contrato e aumentar o risco de contrato. Se seus sistemas que dependem de documentos e planilhas do MS Word, isso pode impedir o gerenciamento eficiente do ciclo de vida do contrato, porque esses programas não foram projetados para gerenciamento de contratos. As planilhas e os documentos não possuem a inteligência fornecida pelo gerenciamento de contratos baseado em IA, que pode alertar os administradores de contratos sobre variáveis de risco, idiomas vagos contratuais ou "confusos", próximas renovações de contratos e aumento de oportunidades. Sem ferramentas de rastreamento automatizadas, o gerenciamento de contratos pode ser desnecessariamente complicado e estressante. Atingir assinaturas úmidas diminui drasticamente os gerentes de contratos e outras partes que precisam de centenas ou milhares de contratos para serem assinados por várias pessoas em vários locais. Este sistema baseado em papel desperdiça suprimentos de escritório, postagem, energia, tempo e dinheiro. Enquanto isso, assinaturas eletrônicas e assinaturas digitais podem permitir que os contratos sejam enviados e assinados em praticamente minutos. As assinaturas eletrônicas também podem capacitar os gerentes de contratos e suas equipes a trabalhar melhor remotamente, para obter as assinaturas necessárias, assinando praticamente qualquer dispositivo com uma conexão com a Internet.
Pitfall five – wet signatures
Manually signing contracts can delay processes, as contract managers must wait on the cooperation of involved stakeholders. Attaining wet signatures drastically slows contract managers and other parties who need hundreds or thousands of contracts to be signed by various people in various locations. This paper-based system wastes office supplies, postage, energy, time and money. Meanwhile, electronic signatures and digital signatures can allow contracts to be sent and signed in virtually minutes. E-signatures can also empower contract managers and their teams to work better remotely, to obtain necessary signatures by signing from practically any device with an internet connection.
Armário Seis - Desafios de trabalho remoto
No geral, essas armadilhas de gerenciamento de contratos podem criar uma receita para dificuldade extrema ao trabalhar remotamente. Os gerentes de contratos que tentam armazenar manualmente, redigir, rastrear e assinar contratos enquanto transmitem todas as informações para suas equipes que trabalham fora de um escritório podem ser tremendamente estressantes. Embora seja possível trabalhar remotamente com processos manuais, uma solução de software de gerenciamento de contratos com gerenciamento de ciclo de vida de contrato completo oferece uma alternativa mais viável a longo prazo. O software de gerenciamento de contratos amigável pode tornar a vida útil dos seus gerentes de contrato muito mais produtiva, fornecendo um sistema confiável que pode tornar a pré-prisão para o gerenciamento de contratos pós-premiado uma brisa por meio de uma melhor colaboração, negociações, aprovações e automação de contratos.
Evite essas armadilhas com o software líder de gerenciamento de contratos
Agora que você sabe como evitar as armadilhas de administração de contratos - em vez de contratos inadvertidamente de gerenciamento - é hora de mudar para o software de gerenciamento de contratos. Hosted em nuvem (
Contract Insight from Four
Contract Insight is a cloud-hosted ( SaaS) ou Solução de gerenciamento de contrato (na local). A plataforma aclamada é confiável por milhares de profissionais para seu gerenciamento de contratos, Legal Gerenciamento de documentos, Compras e necessidades de fornecimento. Utilizado por muitas empresas da Fortune 500, o Contrat Insight oferece visibilidade em tempo real em seus contratos. Não apenas aumenta sua segurança; Isso o ajudará a atender às regulamentações de conformidade do contrato, centralizar seu gerenciamento de contratos e melhorar seu processo geral de administração de contratos. indústrias.
For more information, contact John O’Brien, CEO at Four Business Solutions, global business consultants and software integrators providing business processes improvements in Finance, Supply Chain and Operations, across a broad range of industries.
