This blog first appeared on Cobblestone Software’s site. Four are distributors of Cobblestone’s Gerenciamento de contratos System, Insight de contrato. Sua organização pode estar sacrificando responsabilidade, visibilidade, uma estratégia claramente definida e informações acionáveis. Como tal, você pode se encontrar com problemas de conformidade, minimizando o valor do contrato e encontrando outros contratempos.
Managing contracts from requests to renewals can prove difficult when relying on primarily manual processes. Your organisation could be sacrificing accountability, visibility, a clearly defined strategy, and actionable insights. As such, you can find yourself running into compliance issues, minimising contract value, and encountering other setbacks.
, mas não precisa ser assim. Avanços modernos no gerenciamento de contratos Technology pode permitir que sua organização escala com sucesso. Processos.
Read on to learn how to manage contracts effectively and how leading contract management software can support each of the contract lifecycle management best practices below for efficient contracting processes.
O que é uma melhor prática de gerenciamento de contratos? Uma boa prática de gerenciamento de contratos pode ajudar a otimizar uma área de gerenciamento eficaz de contratos que contribui para a eficiência do ciclo de vida do contrato. À medida que o gerenciamento de contratos e as operações legais continuam se transformando digitalmente, uma melhor prática de administração de contratos geralmente envolve liderança em software CLM. Com a ajuda das integrações do MS Outlook e do MS Word, você pode otimizar ainda mais os processos de gerenciamento de contratos. Você pode pesquisar através de um repositório de contrato centralizado das seguintes maneiras:
A contract best practice is a critical action that is widely considered an industry standard. Good contract management best practice can help streamline an area of effective contract management that contributes to the efficiency of the contract lifecycle. As contract management and legal operations continue to transform digitally, a contract administration best practice usually involves leading CLM software.
1 – Leverage a centralised and secure electronic contract repository
The first of our best practices in contract management is to centralise contracts within a leading CLM software platform that contains highly configurable reporting features, graphical dashboards, and milestone notifications. With the help of MS Outlook and MS Word integrations, you can further streamline your contract management processes.
Modern contract repositories support robust search functionality. You can search through a centralised contract repository in the following ways:
- Pesquise de maneira inteligente qualquer palavra ou frase para obter resultados abrangentes
- filtro por contrato metadados área (por exemplo, título, data, empresa)
- Filter search to see results that include a search term or contain it verbatim
- Search for metadata fields, files, and attachments
- Salvar pesquisas
- Consulte o histórico de pesquisa
- Aproveite o “Você quis dizer…?” Funcionalidade Caso você orto de uma pesquisa. Essas ferramentas de software CLM podem ajudá-lo a antecipar marcos e datas-chave com alertas automatizados em tempo real integrados para obrigações contratuais e muito mais. O fluxo automatizado do processo de gerenciamento de contratos pode ajudá -lo a se concentrar no gerenciamento de desempenho do contrato, permitindo mais tempo para otimização de gerenciamento de contratos.
2 – Automate the contract lifecycle from requests to renewals
Automate contract lifecycle management (CLM) with tools that can track each stage of the contract management process. Such CLM software tools can help you anticipate milestones and key dates with integrated real-time automated alerts for contractual obligations and more. Automated contract management process flow can help you focus on contract performance management by allowing more time for contract management optimisation.
Você pode automatizar cada um dos estágios do ciclo de vida do contrato:
- Solicitações de contrato: Aproveite os formulários de admissão de solicitação centralizada para capturar, rota e monitorar rapidamente campos de metadados de solicitação
- Autores de contrato: Implemente o editor de documentos nativos de um sistema de gerenciamento de contratos. Automatize a inclusão de cláusulas e seções preferidas. Seja alertado se alguém tentar modificar uma cláusula para garantir uma linguagem favorável. Holisticamente. Idioma
- Contract negotiations: Enjoy numbered versions and audit trails for changes made to a document. Be alerted if someone tries to modify a clause to ensure favourable language.
- Contract approvals: Maximise workflows, emails, and notifications to stay on top of approvals
- Contract signatures: Leverage speedy electronic signatures to quickly route to signing authorities and sign contracts
- Contract obligations: Utilise tasks and alerts to track tasks one-off or more holistically.
- Contract compliance: Use contract intelligence, visually engaging reports, and easily digestible dashboards to track compliance and risk.
- Contract renewals: Proactively be alerted to renewal candidates, leverage contract analytics, and automate workflows for renewing a contract.
3 – Expedite contract assembly with pre-approved contract language
O software CLM líder pode oferecer suporte à montagem de contratos automatizados que podem otimizar o processo de criação do contrato com várias partes interessadas. Você pode criar contratos compatíveis que se fundirem perfeitamente com os campos e cláusulas de dados pré-aprovados da sua organização. Você pode mesclar várias versões e modelos de documentos da sua biblioteca de idiomas pré-aprovada. Como tal, você pode compilar novos contratos com confiante e rápida e rapidamente supervisão rastreável. Ele pode ajudar a promover a colaboração de contratos aprimorada e as relações frutíferas de longo prazo nos negócios. supervisão. Você também pode rastrear facilmente os termos e pagamentos de entrega do produto ou serviço. Pode permitir que os signatários assinem o escritório ou em movimento. Os assinantes simplesmente precisam do dispositivo eletrônico adequado - incluindo acesso móvel - e acesso adequado à Internet.
With favourable contract terms and conditions and language, your organisation can get the most value out of contracts.
4 – Maximise contract tracking oversight
Maximising contract tracking oversight with advanced CLM software tracking tools can provide you with comprehensive audit trails and performance metrics. It can help foster improved contract collaboration and fruitful, long-term relationships in business.
You can track the contract lifecycle with:
- task alerts
- notifications
- CLIN (contract line-item number) functionality that includes sub-contract flow-downs.
You can configure contract tracking notifications via email for comprehensive oversight. You can also easily track product or service delivery terms and payments.
5 – Speed up signing with electronic signatures
Gather signatures quickly with leading electronic signature software. It can enable signees to sign in the office or on the go. Signees simply need the proper electronic device – including mobile – and adequate internet access.
Além disso, os signatários podem alavancar o uso de assinaturas digitais. As assinaturas digitais podem praticamente garantir a data de assinatura de uma assinatura e que ela foi considerada posteriormente. Pode ajudar a identificar, antecipar e minimizar o risco por meio de uma matriz de avaliação de risco visualmente envolvente. A partir daí, ele pode aprender o idioma do contrato de mitigação de riscos para uso contínuo. Com isso, você e suas partes interessadas do contrato podem desfrutar de acesso rápido de qualquer lugar do mundo com wifi adequado.
6 – Manage risk with robust artificial intelligence and machine learning
Manage and mitigate risks with robust AI and machine learning. It can help identify, anticipate, and minimise risk via a visually engaging risk assessment matrix. From there, it can learn risk-mitigating contract language for continued use.
7 – Achieve remote contract management success
Achieve remote contract management success with a web-enabled contract management suite. With it, you and your contract stakeholders can enjoy quick access from anywhere in the world with suitable WiFi.
Conforme mencionado, você precisa manter a supervisão ideal dos processos de gerenciamento de contratos pré e pós-premiado. Você pode aproveitar as alterações do status do contrato rastreável com a agilidade da zona do tempo. Gerencie processos remotos de gerenciamento de contratos, incluindo:
- Processos de aprovação
- Negociações de contrato
- Esignatures
Four Business Solutions
Four Business Solutions are global business consultants and software integrators specialising in business process improvement. If you’d like to find out more about how Contract Insight can help your business, we’d be delighted to talk to you. Why not get in touch?
