Let’s face it, like The Brexit Papers, contracts aren’t exactly the most exciting documents you’ll ever read. In fact, they can be quite the opposite. The pain of writing, negotiating and finally agreeing the contract means that the temptation to shove that signed sheaf of papers in the filing cabinet and forget about it is strong…
The human touch
Despite the increasing reliance on remote and agile working, and the huge range of communication channels which support the virtual office, there’s no substitute for face to face meetings. A Grã -Bretanha e a Europa estão pressionando a carne enquanto negociam o Brexit. O toque humano é sempre melhor, certo?
, na verdade, errado. Quando se trata das complexidades de Gerenciamento de contratos, negociações de contrato e o ciclo de vida do contrato e | Dado que são seus contratos que sobem as fundações do seu negócio, você pode realmente pagar para que as coisas dêem errado? Mas você sabe o quão catastrófico pode ser? Os medos que circulam constantemente sobre o desafio das negociações do Brexit justificam? Bem, apenas alguns dias do lado errado do contrato viu as coisas darem terrivelmente erradas para, Brexit or otherwise, human errors creep in and can seriously compromise the value of our agreements. Given that it’s your contracts which shore up the foundations of your business, can you really afford for things to go wrong?
The cost of our mistakes
We all know that there are recognisable flaws inherent in manually managing our contracts. But do you know just how catastrophic it can be? Are the fears which constantly circulate about the challenge of Brexit negotiations justified? Well, just a few days on the wrong side of the contract saw things go horribly wrong for Powdr Corporation: ‘Deparar com a documentação corretamente renovando seu contrato de arrendamento de 20 anos será realizado na história à medida que o erro clerical mais caro da indústria de esqui. As aulas de negócios revisarão este caso. '
e aqui está outro -' Controle e gerenciamento ineficazes de contratos custam às empresas mais de US $ 153 bilhões por ano ' www.businesswire.com. Essas estatísticas - de o GRUPO ABERDEEN - Também diga -nos que 57% das empresas geram mais de 100 contratos um mês || 222 . 7,5% dessas empresas têm mais de 10.000 Contratos de vendas ativos durante o mesmo período. Aqui estão alguns outros problemas que você pode evitar simplesmente abraçando o mundo de
Common contract management mistakes
Human error can have cost implications throughout the lifecycle of the contract. Here’s a few other problems you can avoid by simply embracing the world of Software de gerenciamento de contratos.
- Confusão e assinatura prematura
First off, can you be sure that everyone involved has the same level of clarity and understanding of the scope of your agreement? Sending various versions of the document back and forth via email can be confusing. Far better for all parties to view the contract online and understand every element of the document. Together you can be sure your objectives are clear, and you’ll reduce the chance of premature signing.
Você também evitará ficar atolado em jargões e termos legais. Durante o processo de criação, você pode concordar entre você a estrutura, estilo e linguagem-de um repositório legal on-line-o que é significativo para todos. Você pode achar que suas principais partes interessadas ficam entediadas, depois se desengatam e assinam apressadamente. Ou as negociações tornam -se prolongadas, envolvendo muito tempo precioso da empresa. Se você puder convidar as pessoas relevantes para visualizar, comentar ou alterar a versão ao vivo e fazer tudo on -line, otimizará a comunicação. Se todos tiverem acesso à mesma versão sem perda de controle de versão, você poderá revisar, atualizar e concordar seu contrato mais rapidamente. As chances são de que isso também ajudará a evitar quaisquer reivindicações ou disputas posteriormente. Se esse é o caminho que você precisa seguir para descobrir informações específicas sobre seus contratos, você perderá muito tempo e dinheiro. Você lutará para saber quais contratos estão expirando em breve e é provável que você simplesmente faça uma renovação automática, o que é improvável que dê a si mesmo ou a seus clientes o melhor negócio. Se você não puder pesquisar seus contratos em termos de palavras -chave ou executar relatórios, simplesmente não possui a imagem completa e, portanto, está tomando decisões com base em informações parciais. Este é um perigo muito real para o nosso governo durante as negociações do Brexit. É uma coisa tão simples. Mas neste complexo mundo digital de fusões e aquisições, nuvem híbrida, trabalho remoto e empresas globais, diferentes departamentos funcionam de maneiras diferentes. Diferentes departamentos armazenam arquivos de maneira diferente. Uma falange de repositórios só levará a problemas com o controle de versões e a conformidade. Se você centralizar seu repositório de contrato, todos estarão trabalhando na versão mais recente do contrato
- Lack of engagement
Contract complexities can lead to under or over-involvement in the process. You might find your key stakeholders become bored, then disengage and sign hastily. Or negotiations become protracted, involving far too much precious company time. If you can invite the relevant people to view, comment on, or amend the live version and do it all online, you’ll optimise communication. If everyone has access to the same version with no loss of version control, you’ll be able to review, update and agree your contract more quickly. Chances are it will also help you avoid any claims or disputes at a later date.
- Lack of insight
Paper-based systems can take a lot of mining. If this is the route you need to go to find out specific information on your contracts you’re going to be wasting a lot of time and money. You’ll struggle to know which contracts are expiring soon, and it’s likely you’ll simply go for an auto-renewal which is unlikely to give either yourself or your customers the best deal. If you can’t search your contracts on keyword terms or run reports, you simply don’t have the full picture and so you’re making decisions based on partial information. This is a very real danger for our government during Brexit negotiations.
- Confused contract repositories
Where do you hold your contracts? It’s such a simple thing. But in this complex digital world of mergers and acquisitions, hybrid cloud, remote working, and global corporates, different departments work in different ways. Different departments store files differently. A phalanx of repositories is only going to lead to problems with versioning control and compliance. If you centralise your contract repository everyone is going to be working on the latest version of the contract e usando o modelo aprovado. Você evitará confusão desde o início e as penalidades mais tarde por falta de conformidade. Bem, na verdade, essa falta de flexibilidade e qualquer opção eficiente para o gerenciamento de desempenho podem realmente causar alguns problemas. Se você não pode fazer alterações proativas em um contrato ao vivo, é provável que você apenas espere até que algo dê errado. O que resulta na repartição da culpa, na quebra das comunicações e na azeda dos relacionamentos profissionais. O gerenciamento de contratos on -line oferece uma plataforma aberta e transparente, o que torna seus contratos continuamente flexíveis à medida que os relacionamentos comerciais mudam e crescem. E se alguém cometer um erro, você não precisará jogar o bebê fora com a água do banho.
- Lack of flexibility
Once a contract is agreed, it’s set in stone, right? Well actually this lack of flexibility and any efficient option for performance management can really cause some problems. If you can’t make proactive changes to a live contract, then chances are you’ll simply wait until something goes wrong. Which results in the apportioning of blame, the breakdown of communications and the souring of professional relationships. Online contract management gives you an open, transparent platform which makes your contracts continually flexible as your business relationships change and grow. And if someone does make a mistake, you won’t have to throw the baby out with the bath water. Insight de contrato armazena todas as versões do contrato à medida que suas negociações avançam, para que você possa voltar facilmente. Se você não obteve um processo de ciclo de vida consistente em seus contratos, ficará atingido pelas variadas obrigações que tem em relação às suas partes interessadas, parcerias e fornecedores. Se eles não tiveram envolvimento nas negociações, seu entendimento pode ser limitado. O que pode levar a má administração e má governança. Para garantir os compromissos que você já assumiu, online
- Undefined contract lifecycle
Every contract has a complex lifecycle, including request, authoring, negotiation, approval, execution, obligation, compliance and renewal. If you haven’t got a consistent lifecycle process across your contracts, you’re going to fall foul of the varied obligations you have towards your stakeholders, partnerships and suppliers.
- Poor governance
Once the contract’s drafted and signed, it’s frequently handed over to a different team or department to implement and manage. If they’ve had no involvement in the negotiations, their understanding might be limited. Which can lead to mismanagement and poor governance. To guarantee the commitments you’ve already made, online Software de gerenciamento de contratos fornece transparência essencial a todos os membros da sua equipe. Informações valiosas podem ser compartilhadas e qualquer membro da sua equipe de contrato pode obter atualizações sobre o status de contrato em andamento. Seus contratos se tornarão menos drenos aos seus recursos e, na verdade, simplificarão as operações que são fundamentais para o sucesso do seu negócio.
Don’t mirror the pain of Brexit negotiations
So as we see the pain of Brexit negotiations continue, contract management software really can help you avoid the impact of human error on your own organisation. Your contracts will become less of a drain on your resources and actually streamline the operations that are fundamental to the success of your business.
Minimise the mistakes of human error in your contract management by contacting me at john.obrien@four.co.uk