Muitos tipos diferentes de organizações podem melhorar seus Contrato Processos de gerenciamento com amigável e flexível Gerenciamento de contratos= soluções.  Para esse fim, analisamos cinco papéis organizacionais importantes - Gerentes de contratos, equipes jurídicas internas e Aquisição, vendas e conformidade Profissionais - e seus respectivos desafios de gerenciamento de contratos para descobrir Como eles podem se capacitar com a liderança Contrato Software de gerenciamento.

1. Gerentes de contrato

Os benefícios do gerenciamento de contratos Software

Um processo manual de gerenciamento de contratos pode funcionar - com Limitações - Para uma organização que lida com algumas dezenas de contratos por ano. No entanto, uma vez que esse número Skyrockets em centenas ou até milhares, Os profissionais de gerenciamento de contratos realmente devem considerar o Benefícios de software de gerenciamento de contratos. As práticas manuais de gerenciamento de contratos envolvem:

• arquivamento Gabinetes para documentação em papel
• e -mails Para rastreamento de tarefas
• Vários planilhas desarticuladas para controle de versão
• ineficaz e armazenamento digital desorganizado. Sistema de tarefas e alertas inadequados, levando ao aumento do risco,

Key dates and milestones are easily missed with an inadequate task and alert system, leading to increased risk, Contrato Lifecycle gargalos e desempenho reduzido do contrato.  Com uma redação de documentos sistema que se baseia em várias pessoas criando, revisando e revisando contrato Documentos, o tempo é desperdiçado por:

• Criando Novos documentos
• Download modelos
• Encontrar Informações relevantes
• manualmente Imputando dados em uma vasta gama de campos. atingindo seus objetivos porque é:

Insufficient contract tracking prevents an enterprise from reaching its goals because it:

• Falta Coesão e segurança
• Causas Atrasos
• PUSTA Organizações em risco operacional e regulatório.

para piorar as coisas, quando um contrato é finalmente aprovado Para assinaturas, as práticas de assinatura manual estão desatualizadas e lentas. Isso leva a execução do contrato atrasado.  Além disso, os custos diretos e indiretos resultante de processos baseados em papel, impressão, assinaturas úmidas, administrativas O tempo desperdiçado e as taxas de correspondência podem facilmente ficar fora de controle.

Tomando Gerenciamento de contrato para o próximo nível

A Unified and Secure Contrato Sistema de repositório Ajuda os gerentes de contrato a otimizar o contrato e o documento Deveres como localização, proteção, organização, pesquisa e compartilhamento. Além disso, trilhas de auditoria Forneça um registro acessível e atualizado das alterações da versão do contrato.

Contrato Fluxo de trabalho Automação reduz os atrasos no ciclo de vida do contrato notificando as pessoas certas na direita tempo com alertas automáticos, lembretes de tarefas e contrato ilimitado notificações.  Ajuda a rastrear todas as etapas do ciclo de vida do contrato com Ferramentas de gerenciamento de colaboração, negociação e aprovação - corte de corte tempo de aprovação, reduzindo gargalos e atribuindo responsabilidade.

Automação de gerenciamento de contratos significa que os gerentes de contrato podem Crie contratos, documentos e cartas oportunos, precisos e compatíveis Merge aprovou campos de dados e cláusulas.  Uma interface intuitiva permite Documentar versões e modelos a serem facilmente exportados para o arquivo padrão formatos.  Microsoft Word Plug-ins Expedite Redação e revisão. Ferramentas inteligentes de rastreamento de contratos Os gerentes de contrato de fornecimento com:

• Aumento Visibilidade
• a repositório de contrato seguro
• aprovado Modelos
• Cláusula Bibliotecas para desenho de contrato simplificado
• Performance Insights
• melhorado Colaboração
• Full Trilhas de auditoria. taxas.  Rastreamento para tipos de anexo ilimitados, pré e pós-premiado O rastreamento, a conformidade e o rastreamento de auditoria permite que os gerentes se adaptem suavemente Padrões e processos em evolução. Tempo de envio para sinal até 20%, economizando tempo e dinheiro, fornecendo uma assinatura aprimorada segurança e melhoria de relacionamentos comerciais e visibilidade.

Consequently, contract managers see faster contract-to-close rates.  Tracking for unlimited attachment types, pre and post-award tracking, compliance and audit tracking enables managers to smoothly adapt to evolving standards and processes.

Electronic signatures cut send-to-sign time up to 20%, saving time and money, providing enhanced signing security, and improving business relationships and visibility.

2. Equipes jurídicas internas

O Desafios do gerenciamento legal de contratos

Sua equipe jurídica interna enfrenta um grande desafio com o Aumentar volume e complexidade dos contratos.  Um contrato ineficiente Processo de gerenciamento torna o mais difícil Desafios de gerenciamento de contratos para departamentos legais Praticamente impossível de superar. o uso da linguagem do contrato aprovada e da propriedade da cláusula.  A montagem e armazenamento seguro de documentos e versões torna as versões mais atualizadas de contratos, acordos e documentos prontamente acessíveis.  Jurídico Os profissionais precisam negociar com contrapartes e partes interessadas, enquanto se envolver continuamente com vários contratos pré e pós-aprovação no mesmo tempo. E no final de um contrato, são necessárias assinaturas e o Obrigações e conformidade dos contratos rastreados. 

Template management and standardised clause libraries ensure the use of approved contract language and clause ownership.  The assembly and secure storage of documents and versions make the most up-to-date versions of contracts, agreements, and documents readily accessible.  Legal professionals have to negotiate with counterparties and stakeholders, while continuously engaging with multiple pre and post-approval contracts at the same time. And on the back end of a contract, signatures are needed, and the obligations and compliance of contracts tracked. 

com todos os acima ocorrendo de uma só vez, enquanto era gerenciado por diferentes membros de um departamento jurídico, um descentralizado e insatisfatório sistema de gerenciamento de contratos com armazenamento limitado, segurança limitada e falta da data -chave a conscientização torna -se bem -sucedida legal Gerenciamento de documentos quase impossível - aumentando o Risco de:

• Lost Documentos e versões
• Conformidade e problemas de segurança
• aprovação e gargalos de assinatura
• uma falta de espaço de armazenamento
• Fluxo de trabalho Atrasos da tarefa
• perdido datas -chave e renovações
• Reduzido Valor do contrato.

Centralizado Documento legal Gerenciamento do ciclo de vida

Com líder legal Software de gerenciamento de contratos que automatiza a redação e montagem de contratos, documentos de risco e Acordos, as equipes jurídicas podem organizar e centralizar seu gerenciamento de contratos processo. Assembléia de documentos é simplificado com um sistema automatizado.  Uma interface de usuário intuitiva com Recursos como pesquisa rápida e integração do MS Word permite fácil Gerenciamento e organização de várias versões e modelos de documentos.  A criação de documentos e a elaboração de contrato tornam -se suaves e eficientes com Ferramentas de colaboração construídas para o departamento jurídico.

com software de gerenciamento de contratos legal aprimorado:

• Sistema Os administradores podem configurar regras e definir permissões de usuário para gerenciamento de documentos e Acesso à versão do documento para que as pessoas certas estejam trabalhando nas tarefas certas
• Back-and-Forth As tarefas de negociação e pós-aprovação são mais eficientes com ferramentas como portais de negociação on -line, pesquisa e relatórios, email automático e Alertas do calendário sobre datas e renovações -chave e histórico de versão do contrato
• Compliance O monitoramento garante contratos e acordos que atendam aos regulamentos
• A Secure O repositório de contrato permite que os profissionais do direito armazenem, rastreem e pesquisem Múltiplos contratos facilmente
• Cláusula A propriedade mantém os modelos garantidos e reduz a perda de propriedades legais
• Electronic Aprovações e assinaturas eletrônicas reduzem as taxas de contrato para fechar.

3. Compras Profissionais

S Ourcing sem o software de gerenciamento de contratos inibe a compra bem-sucedida

empresas em risco de custos elevados de compras, documentos perdidos, atrasos no Conclusão das tarefas do ciclo de vida de compras, ciclos de aprovação lenta, perdidos Oportunidades de descontos e custos não controlados.  E uma organização A reputação pode sofrer danos devido a prazos de pagamento perdidos, insuficiente Gerenciamento de fornecedores, resoluções ineficazes de disputas etc.

estratégias de compras que dependem de ferramentas de compras manuais Crie um processo não padrão que deixa as empresas em risco de:

• Gargnecks no ciclo de vida de compras
• caro Lives nos registros do contrato
• lento Coleção de resposta à oferta
• perdido Oportunidades de crescimento e economia
• Redundant, Entrada de dados propensos a erros.

Aceite Controle do seu processo de aquisição com software de gerenciamento de contratos

liderando Software de eProcurement pode ajudar a simplificar o ciclo de vida de compras e evitá -los problemas. A plataforma certa fornece as ferramentas necessárias para atender a compras Metas, oferta:

• simplificado Manutenção e suporte
• Reduzido Custo total de propriedade
• em consultório e acesso remoto
• de ponta a ponta gastos, compras e Rastreamento de compra
• Colaboração da equipe
• Intelligent e fluxo de trabalho automatizado
• automatizado ADVERTOS DE BILHA
• Online Licitação
• diversidade e rastreamento de certificado de seguro de fornecedor
• Gase e recursos de comparação de custos
• Fornecedor Classificações e scorecards
• Electronic aprovações e assinaturas eletrônicas.

4. Profissionais de vendas

insuficiente O gerenciamento de contratos resulta em perda de receita

Processos de gerenciamento de contratos manuais resultam em falta de transparência, ordem e responsabilidade relacionadas a tarefas e projetos que impactar financeiramente uma organização - o que leva ao vazamento de receita.  Em muitos casos, Não são os próprios contratos que são os culpados, mas sim a uma empresa Processo de gerenciamento de contratos do lado da venda.  Existem muitos motivos pelos quais pode perder receita, como:

• Lack de visibilidade do contrato: Suas vendas a equipe pode gastar muito tempo procurando contratos, não acompanhando Documente versões e luta para rastrear o status dos contratos.  O Os gargalos resultantes dão aos seus clientes a oportunidade de encontrar soluções para seus desafios com sua concorrência.  
• a Sistema de Gerenciamento de Contratos Manual: An Processo de gerenciamento de contratos inadequado envolvendo e -mails e planilhas dificulta o processo de vendas e limita o número de contratos que uma organização pode Gerenciar.
• Pobre Rastreamento de desempenho do contrato: se Os dados de desempenho do contrato da sua empresa requerem coleta manual, armazenamento, e revise naturalmente propenso a erros humanos, então ele não suporta o contrato Recursos de análise e relatórios necessários para gerar receita.
• insuficiente Gerenciamento de risco e conformidade: Se uma empresa não tem a visibilidade e a automação que garantem que as obrigações sejam cumpridas, então pode ficar para trás, não cumprir os termos do contrato e enfrentar multas e multas. Gerenciamento de documentos do lado da venda:
• ineffective sell-side document management:  a O processo de vendas da empresa está quebrado se a equipe gastar muito tempo redigindo documentos que são mantidos em revisão legal, fazendo com que eles perdessem as principais datas, renovações ou outras oportunidades de aumento da receita.

tudo isso resulta em vazamento de receita que pode significar menor lucratividade, diminuição da participação de mercado, ações com baixo desempenho e menos capital Para crescimento, investimentos e inovação.

Stop Perda de receita do contrato devido ao gerenciamento manual do contrato

A chave para reduzir o padrão de sua organização de As práticas de vendas de perda de receita estão melhorando o seu Contrato processo de gerenciamento.  email, unidades compartilhadas e planilhas basta.  Um repositório de contrato sozinho é um passo na direção certa, Mas não é suficiente.  Para prejudicar a perda de receita na raiz, as equipes de vendas precisam gerenciar todo o contrato ciclo de vida com software de gerenciamento de contratos.  Contrato líder O software de gerenciamento pode ajudar os profissionais de vendas a:

• Control Documentar versões, atualizações, acessibilidade e aprovações com trilhas de auditoria
• Rascunho Contratos mais rapidamente com cláusula aprovada Bibliotecas e modelos
• Forneça Transparência em relação ao desempenho do contrato com relatórios de gerenciamento de contratos
• Complete tarefas e cumprir marcos com alertas de calendário automatizado e e -mail
• Take vantagem de oportunidades benéficas e reduzir as renovações não intencionais ou Cancelamentos com processo consistente de negociação, renovação e cancelamento rastreamento e alertas.

5. C ompliance Profissionais

Diga Adeus às dificuldades do gerenciamento de conformidade manual com contrato software de gerenciamento

trabalhando manualmente com centenas ou milhares de diferentes contratos e documentos e supervisionando obrigações, termos e condições, Regulamentos, compromeções e expectativas são extremamente ineficientes.  Lidar com o gerenciamento de conformidade manualmente sem desafios significativos é praticamente impossível.

Erro humano é inevitável e erros de gerenciamento de conformidade pode ser facilmente negligenciado dentro de um grande volume de documentos. Dados tratados Manualmente é frequentemente armazenado em sistemas díspares, o que significa que informações cruciais são dispersas.  O gerenciamento de tarefas se torna um fardo quando diferentes funcionários e departamentos são responsável por várias tarefas em momentos diferentes - tornando o processo excessivamente Complicado, lento e com alto risco de erro.  Toda essa conformidade Questões podem ter consequências muito prejudiciais para a aprovação de uma empresa processo, como:

• violações dos termos de um contrato
• tarde Taxas e gargalos
• litígios Hish-ups
• Dano para orçamento e reputação.

simplificar e simplificar o gerenciamento de conformidade

Um repositório de contrato seguro e seguro permite a conformidade pessoal para acompanhar documentos referentes a obrigações, termos, Regulamentos, Compromissos e datas -chave - em um local. Sensense de ferramentas de pesquisa rápida Termos do contrato prontamente disponíveis para profissionais de conformidade. Relatórios ajudam Os gerentes de conformidade ficam à frente das obrigações e prazos, permitindo que eles atribuir tarefas de acordo.  O gerenciamento de tarefas é simplificado com a tarefa e a chave Alertas de data, fluxo de trabalho inteligente e ferramentas de escalada de tarefas.

Excel Qualquer que seja a sua função no software de gerenciamento de contratos

  para atingir suas metas relacionadas ao contrato, quatro soluções de negócios Recomendar Contrato Insight ^®, uma solução líder de gerenciamento de contratos, perfeita para gerenciar Todo o seu ciclo de vida do contrato. Suas capacidades significam que as empresas gostam O seu pode gerenciar contratos com mais eficiência por:

• Mitigating Risco
• Supervisão conformidade
• Redação Documentos rapidamente
• rastreamento  e redução de custos
• recebendo Alertas
• assinando Documentos com assinaturas eletrônicas
• Transformando desatualizados Procedimentos de Administração do Contrato. invocados por milhares de contrato, jurídico, compras, risco, conformidade e Profissionais de vendas em todo o mundo. solução que beneficia milhares de usuários em grandes e pequenas organizações em todo o setor público e privado.  É flexível e configurável e pode atender às suas necessidades específicas.  Se você quiser uma demonstração de contrato Insight ou simplesmente para saber mais sobre o que fazemos, ligue para

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John O'Brien é o CEO da Four Business Solutions, Global Consultores de negócios e integradores de software que fornecem processos de negócios Melhorias em Finanças, Cadeia de suprimentos e operações, em uma ampla gama de indústrias.