Sometimes during the contract lifecycle – as in everyday life itself – disputes arise. These contract disputes have the potential to damage business relationships, harm reputations, and cause stress. To avoid these negative effects along with financial losses due to legal fees, operational disruptions, unauthorised disclosures and delayed project timelines, you ought to consider these five ways to avoid and manage contract disputes.
What are contract disputes?
Contract disputes arise when one or more parties to a legally binding contract believe that the other has not adequately fulfilled their contract obligations. These disputes occur when parties are not clear on or in agreement about a contract’s terms and conditions. Contract disputes have a variety of potential negative consequences, including strained business relationships, costly fees and project disruptions.
Thankfully, contract disputes can be avoided or healthily managed with the right strategy. Let’s discuss some of those strategies in more detail.
1. A padronização e clareza do contrato
Disputas de contrato têm menos probabilidade de surgir quando a linguagem do contrato é clara e concisa. Com cláusulas diretas e detalhadas que consideram as necessidades de ambas as partes e descrevam claramente as obrigações, expectativas e não negociáveis, há menos espaço para ambiguidade e desconfação de ambos os lados. Também é recomendado uma ferramenta que permite mesclar os modelos com suas cláusulas preferidas e metadados contratados. Para um processo ainda mais padronizado, você pode aproveitar o auto-redinimento dos contratos para substituir as cláusulas introduzidas pelos seus preferidos automaticamente. E você também pode usar a IA generativa para gerar cláusulas padrão e analisar o sentimento do contrato para minimizar discrepâncias. Essa estratégia deve manter seus contratos padronizados e inequívocos para evitar disputas de contrato.
We recommend retaining a library of standardised templates and clauses. Also recommended is a tool that allows you to merge the templates with your preferred clauses and contract metadata. For an even more standardised process, you can leverage the auto-redlining of contracts to replace introduced clauses with your preferred ones automatically. And you can also use generative AI to generate standard clauses and analyse contract sentiment to minimise discrepancies. This strategy should keep your contracts standardised and unambiguous to avoid contract disputes.
2. Visibilidade clara em termos do contrato
Todas as partes envolvidas nas disputas do contrato precisam acessar e referenciar prontamente o idioma exato do contrato para diminuir as interpretações e a ambiguidade. Recomendamos armazenar todos os documentos e dados do contrato em um repositório de contrato pesquisável. Esse banco de dados pode ser usado durante as disputas para procurar documentos de contrato, metadados, arquivos associados e cláusulas até o termo -chave, frase ou mesmo nível de palavra. Histórico de pesquisa, pesquisas salvas e 'você quis dizer ...?' A funcionalidade torna o processo ainda mais fácil e organizado durante a experiência sensível ao tempo das disputas de contrato.
Make sure you can access contracts, clauses, and metadata quickly as to not overlook any details. We recommend storing all contract documents and data on a searchable contract repository. Such a database can be used during disputes to search for contract documents, metadata, associated files, and clauses down to the key term, phrase, or even word level. Search history, saved searches, and ‘Did you mean…?’ functionality make the process even easier and more organised during the time-sensitive experience of contract disputes.
3. Trilhas de auditoria abrangentes
você precisa de um registro claro e verificável de todas as interações e ações tomadas relacionadas a um contrato durante disputas de contrato. Esse registro pode ser usado como forte evidência para apoiar sua perspectiva e resolver a disputa de maneira justa - promovendo a responsabilidade e a transparência para as partes envolvidas.
Recomendamos o uso de uma ferramenta que rastreia todas as alterações feitas em um contrato durante a negociação - incluindo quem fez edições e quando - com versões numeradas do contrato para voltar para referência. Dessa forma, você pode ver um caminho de progressão claro para o contrato e talvez ver onde as coisas deram errado.
4. Colaboração saudável
A colaboração saudável é fundamental durante as disputas do contrato porque permite que as partes entendam os pontos de vista um do outro e trabalhem juntos em direção a um resultado mutuamente benéfico. A comunicação sólida pode reduzir a necessidade de situações legais dispendiosas e potencialmente ajudar a preservar a União dos Negócios e diminuir o conflito. A colaboração simplificada pode levar a resoluções mais rápidas e à preservação do contrato. A ferramenta deve incluir a propriedade da cláusula para evitar alterações não autorizadas, funcionalidade de bate-papo no sistema, rastreamento de comentários e fluxos de trabalho detalhados para dissolver disputas de contrato o mais rápido possível. Lembretes
We recommend leveraging a centralised document collaboration gateway for collaborating back-and-forth on a contract. The tool should include clause ownership to prevent unauthorised changes, in-system chatting functionality, comment tracking, and detailed approval workflows to dissolve contract disputes as fast as possible.
5. Reminders
É importante ser organizado durante disputas de contrato para ajudar a garantir que todas as partes envolvidas estejam cientes dos principais prazos, obrigações importantes em um contrato e possíveis próximas etapas. Os lembretes permitem que você experimente o gerenciamento proativo de disputas ou evasão por eles completamente. De fato, você pode reduzir instâncias de obrigações perdidas e outras operações que causam disputas de contrato. Esses alertas automatizados podem permitir o gerenciamento proativo de possíveis problemas antes que ocorram ou antes de aumentarem. Inteligente
We recommend that you set up automated alerts and reminders in a contract management software system related to obligation details, key dates, contract compliance and other potential contract dispute triggers. These automated alerts can allow for proactive management of potential issues before they occur or before they escalate. Intelligent Fluxos de trabalho do contrato também permitem a escalada de tarefas configurada no caso de um recurso não estar concluindo uma tarefa em tempo hábil - aumentando ainda mais a responsabilidade na evasão de disputas. Mas por que isso importa? Por que passar por essa música e dança de uma resolução alternativa de disputas? Bem, se você não seguir estas etapas em direção a uma resolução simples de disputa de contrato, poderá:
Key takeaway
The steps mentioned above are instrumental in helping to avoid or easily manage contract disputes. But why does it matter? Why go through this song and dance of an alternative dispute resolution? Well, if you don’t follow these steps toward a simple contract dispute resolution, you could:
- Faça uma quebra de contrato se você, como parte, não cumprir as obrigações
- Faça discordar de que o Constated | Outra situação em que você deve aguardar uma decisão final
- enter into a court of law
- escalate the issue to the board of contract appeals
- encounter some other situation in which you have to wait for a final decision
- O contrato alterou tanto que elimina completamente o objetivo pretendido do contrato redigido. Software
Thankfully, you can experience all the aforementioned strategies and features for contract disputes and almost countless others with Contract Insight® contract management software.
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