Contract management versus contract lifecycle management
Os termos 'Gerenciamento de contratos' e ' Gerenciamento de ciclo de vida do contrato' pode parecer sinônimo. Mas existem algumas diferenças críticas entre eles. Você não deseja perder a oportunidade de usar seus contratos para atingir suas metas organizacionais.
What are the differences?
It’s important for organisations looking for opportunities to improve processes, profitability, compliance, and security to understand the critical differences between contract management and contract lifecycle management. You don’t want to miss out on the opportunity to use your contracts to achieve your organisational goals.
Definitions
For the purpose of this blog, our definitions are:
- contract management – the manual approach to managing contracts with email, spreadsheets, and file storing
- contract lifecycle management – the strategic combination of people, process, and Tecnologia para garantir que as organizações tirem o máximo proveito de seus contratos. Data de expiração
Contract management with Excel
Organisations typically use an Excel spreadsheet contract management template to manage contracts with a database that captures key information, including:
- counterparty name and address
- contract name
- contract expiry date
- dias para cancelar/renovar
- Data de revisão do contrato
- Valor do contrato
- Contato legal interno
- Departamento
- Limitação de passivos || dados consistentes. Você pode proteger a senha da sua pasta de trabalho e usar o recurso de alterações da faixa para garantir que as atualizações sejam revisadas e aprovadas.
- notes etc.
You can add formulas to track how long it takes to reach milestones, and use lists to keep your data consistent. You can password-protect your workbook, and use the track changes feature to ensure updates are reviewed and approved.
é uma planilha suficiente? A combinação de e -mails e um modelo de excel de gerenciamento de contratos pode ajudar a aumentar a visibilidade dos seus contratos e pode ser o primeiro passo para assumir o controle real. monitorado diligentemente, revisado e atualizado manualmente para garantir a precisão dos dados e a funcionalidade do banco de dados. Mesmo quando essas áreas são gerenciadas de perto, a realidade é que as planilhas são suscetíveis ao erro humano, elas não suportam a funcionalidade de pesquisa de documentos ou o controle da versão de documentos, várias planilhas podem ser usadas e salvas em vários arquivos e, mesmo quando protegidos por senha, as planilhas podem não atender aos regulamentos de segurança.
For organisations with extremely limited budgets, a simple approval process, and the internal resources to monitor and oversee data integrity and document version consistency, a manual approach might be enough. The combination of emails and a contract management Excel template may help increase visibility over your contracts, and could be the first step towards taking real control.
The pitfalls of contract management spreadsheets
Spreadsheets can help you gain more control over contracts, but simply using a spreadsheet and emails to manage your contracts brings its own set of challenges.
To be effective, spreadsheets need to be diligently monitored, reviewed and manually updated to ensure data accuracy and database functionality. Even when these areas are closely managed, the reality is that spreadsheets are susceptible to human error, they don’t support document search functionality or document version control, multiple spreadsheets may be used and saved in various files, and even when password-protected, spreadsheets may not meet security regulations.
Para a maioria das organizações, os contratos ajudam a definir o desempenho de seus clientes, fornecedores e parceiros que levam a custos diminuídos, aumento de lucros e mais ROI. As planilhas não são construídas para fornecer as idéias necessárias para tirar o máximo proveito dos contratos. Assinaturas eletrônicas e rastreamento da versão do documento
The limitations of Excel
So if you restrict your contract management to Excel, you won’t:
- receive alerts around pricing or under-performance
- identify potential opportunities for increased profits via cross-sell or upsell
- be able to use electronic signatures and document version tracking
- Receba lembretes de email automatizados e alertas de calendário
- Elimine erros de entrada de dados
- Simpline seu processo de aprovação
- Receba suporte seguro em qualquer momento/em qualquer lugar em qualquer lugar e colaboração. Mas quando o volume e a complexidade dos contratos aumentam, será complicado e às vezes impossível aproveitar ao máximo seus contratos sem análise de análise e métricas de desempenho, uma revisão automatizada, aprovação e renovação do processo de gerenciamento de foco e foco em contrato de foco e foco em contrato. Negociações, aprovações, assinaturas, obrigações, conformidade e renovações. O Excel não é construído para suportar o gerenciamento completo do ciclo de vida do contrato de maneira eficaz ou eficiente. Uma solução líder em gerenciamento de contratos apoiará totalmente e simplificará o ciclo de vida do contrato com a mais recente tecnologia. O software CLM inteligente aprimora a solicitação de contrato, a produtividade de revisão e aprovação, fornecendo visibilidade do contrato em tempo real-resultando em melhoria de ROI, riscos reduzidos e custos mais baixos. Rastreamento
There’s no doubt that managing contracts with a spreadsheet is preferable to no system at all. But when the volume and complexity of contracts increases, it’ll be cumbersome, and at times impossible to get the most out of your contracts without contract analytics and performance metrics, an automated review, approval, and renewal process, and standardised clauses and terms.
What is contract lifecycle management?
Contract lifecycle management moves beyond contract management by focusing on requests, authoring, negotiations, approvals, signatures, obligations, compliance, and renewals. Excel is not built to support full contract lifecycle management effectively or efficiently.
For organisations managing hundreds to thousands of contracts, or complex agreements, a comprehensive approach to contract management is the path to more control, risk mitigation, and increasing the value attained with contracts.
Implementing contract management software is the fastest way to improve contract management, and a leading contract management solution will fully support and streamline the contract lifecycle with the latest technology.
Managing contracts with intelligent CLM software
Contract lifecycle management software supports faster contract execution by removing roadblocks that delay contract authoring, negotiations, approvals, and renewals. Intelligent CLM Software enhances contract request, review and approval productivity by providing real time contract visibility – resulting in improved ROI, decreased risks, and lower costs.
Benefits include:
- elimination of time-consuming, error-prone, repetitive tasks
- secure document storage and collaboration with version tracking
- Risco reduzido e maior conformidade
- Aumento da transparência
- Colaboração confiável, negociação, aprovação, assinatura eletrônica e processos de renovação de que você se baseia em que você se baseia? Tempo, seu orçamento e o nível de valor, segurança e conformidade, você precisa sair de seus contratos. Quatro
- faster closes and more predictability.
Which option should you choose?
The contract management strategy you choose should be based on a combination of your goals, your time, your budget, and the level of value, security, and compliance you need to get out of your contracts.
If decreasing cycle time, reducing risk, and increasing profits, productivity, and efficiency are benefits that will provide the advantage needed to meet your goals, then it’s time to consider an approach that moves beyond contract management to contract lifecycle management.
Contract Insight – advanced contract management software from Four
Insight de contrato é um software de gerenciamento de contratos inteligente de última geração de Four Business Solutions that is easy to use, simple to install and reduces your total cost of contracts.
- It’s a Windows PC based contract management software solution, with systems hosted on Microsoft Internet Technologies, using Windows Servers, .NET technologies and Microsoft’s MS SQL Server Database to store and retrieve data faster and more reliably.
- Security features include dedicated firewalls, monitored ports, monitored logs, backups, failover facilities, private web, private databases and server scans; all with username and password authentication.
Contract Insight is configurable, scalable and can be up and running in days. It’s user-friendly and can be delivered online, or deployed on your premises. Many of our customers see a dramatic return on investment within two months.
Assessing your needs
You need to be sure that investment in a contract management system is the right thing for your organisation; assessing the need for contract management software is unique for every business. But one thing is clear – to boost your competitive advantage in today’s fast-paced business environment, a centralised, comprehensive contract management system is vital.
As seguintes perguntas explicitam os desafios que nossos clientes geralmente enfrentam ao considerar a implementação de uma solução de insight de contrato. Se você se identificar com algum deles, nosso software de gerenciamento de contratos poderá desempenhar um papel drástico na melhoria do gerenciamento de contratos da sua organização. Opção Renovação, ou rolagem automática de termo, já foi perdida pela sua organização?
Could Contract Insight work for you?
- If your contract manager(s) suddenly left, would your organisation have a problem locating information?
- Do your sales employees present non-standard contract terms to prospective clients?
- Have key contract dates, such as option renewal, or automatic term rollover, ever been missed by your organisation?
- Você pode identificar facilmente seus contratos que expirarão nos próximos 3/6 meses? Seja excedido com um fornecedor específico devido a diferentes departamentos que não serem contratados com o mesmo fornecedor?
- Has your organisation ever paid for something not needed because a negative option on a contract was missed?
- When an executive asks about specific contract(s) can you respond in real time?
- Could risk and/or business levels be exceeded with a specific supplier due to different departments unknowingly contracting with the same supplier?
- Você pode rastrear o fluxo de caixa organizacional de volta a contratos específicos? Time-frame?
- Are you able to manage the status of contracts anywhere in their lifecycle?
- Can you provide a summary of your organisation’s contractual liabilities for a vendor/a department/within a time-frame?
- Você pode determinar rapidamente e explicar os gargalos no processo ou fluxo de seus contratos? O software de gerenciamento de contratos começa a mitigar isso, tornando os detalhes visíveis para todos os usuários comerciais necessários. Com relatórios automatizados e em profundidade, os gerentes podem ter certeza de que, quando existir o risco, ele pode ser trazido à sua atenção, em vez de deslizar pelas rachaduras. significa que é entregue sob demanda, através da web. Não há software para download e nenhum contrato de licenciamento de longo prazo ou manutenção contínua-tudo está incluído na sua assinatura. Você pode acessar seu sistema a qualquer momento, em qualquer lugar através de um navegador da web. O sistema inclui o lançamento mais recente de software, suporte completo e manutenção. Isso significa que todo o aplicativo está em seu ambiente e sob seu controle. Ele permite que você e seus funcionários acessem seu sistema de contrato a qualquer momento, em qualquer lugar através de seus próprios servidores hospedados. Quatro fornece implantação completa, incluindo instalação, configuração e suporte. ||vers [: en] IPOs - fornecendo controle total sobre seus gastos com compras [:] »
Assessing your risk
The challenge in assessing risk is that mistakes often go unnoticed, then surface later in the details, or when merging contracts. Contract management software starts to mitigate this, by making details visible to all necessary business users. With automated and in-depth reporting, managers can rest assured that, when risk exists, it can be brought to their attention, rather than slipping through the cracks.
Hosted (SaaS) benefits
The Contract Insight hosted licence (Software-as-a-Service) means it is delivered on-demand, via the web. There is no software to download, and no long-term licensing contracts or ongoing maintenance – it’s all included in your subscription. You can access your system anytime, anywhere via a web browser. The system includes the latest release of software, full support and maintenance.
Client installed (deployed) benefits
The Contract Insight client deployed (perpetual) licence provides software to be installed on your organisation’s servers. That means the entire application is in your environment and under your control. It allows you and your employees to access your contract system anytime, anywhere via your own hosted servers. Four provides full deployment including installation, configuration and support.
To find out more
If you’d like a free trial to understand how Contract Insight can boost your business, please call John O’Brien, on 0800 6250 025 or email john.obrien@four.co.uk.