Implementing a single CMS solution across your global operation makes sense. The benefits are self-evident, standardisation, inter-operability and ‘anytime, anywhere’ document access. So, with all the right project controls in place and risk assessment complete, you set off on an epic global Gerenciamento de contratos Journey. Quais são as armadilhas que você deve procurar? Cada operação dentro da organização pode ter seu próprio sistema herdado ou pode não ter nenhum sistema. Os procedimentos e a qualidade dos dados variam amplamente. Uma abordagem de "tamanho único" é um desafio se há variações regionais intransigentes e inevitáveis nas práticas contábeis, protocolos Sox ou apenas o tamanho e o papel de cada hub. Esse cenário não será uma surpresa e o plano do projeto certamente terá o fator de "localização" incorporado. Mas poucas implementações têm o luxo de uma auditoria preventiva em grande escala.
Localisation
A global implementation is never going to offer a level playing field. Each operation within the organisation may have its own legacy system or may have no system at all. Procedures and data quality will vary widely. A ‘one size fits all’ approach is challenging whether there are uncompromising and inevitable regional variations in accounting practices, SOX protocols or just the size and role of each hub. This landscape will not come as a surprise and the project plan will surely have the ‘localisation’ factor built in. But few implementations have the luxury of a full-scale pre-emptive audit.
Quando o CFO da operação mais lucrativa declara que o procedimento tributário local não pode alterar para que o software precise, você pode recuar com a perspectiva de uma solicitação de alteração sob medida tão cedo no processo de implementação. É quando você descobre se o software que você selecionou tem a agilidade para acomodar seu CFO - neste caso, um cálculo de campo de formulário diferente para um tipo de contrato específico. Se você escolheu bem, seu sistema lidará com o ajuste sem a necessidade de comprometer os princípios do seu projeto ou comer em sua contingência. "Localização" pode muito bem ser o primeiro tiro nos arcos da padronização. Portanto, a lição é simples-assuma o desafio global, selecionando um sistema que suporta a auto-sustentação. Mas lembre -se de que suas alterações podem precisar ser aplicadas cirurgicamente a usuários ou cenários específicos. Assim, na próxima parada da implantação, quando o oficial de conformidade local insiste que todos os anexos contratados marcados com "funcionários em confiança" são apenas para olhos executivos, você pode respirar com facilidade e continuar. Sabendo que você tem segurança altamente granular-que pode ser aplicada seletivamente-é um participante importante no levantamento dos espíritos da sua equipe de implementação. Algumas operações podem ter sistemas caseiros cultivados, enquanto outros armazenam arquivos em pastas de estados variados de (dis). Haverá até operações em que existem apenas documentos impressos, esperando pacientemente ouvir sobre suas ofertas de OCR e IA. Confrontar o desafio de dados herdados exigirá abordagens diferentes em cada configuração; portanto, é importante saber que seu aplicativo pode lidar com uma variedade de métodos para carregar, validação e possivelmente limpar dados herdados.
System security
Grasping the thorny challenge of localisation requires a system that can be easily customised. But remember your changes may need to be surgically applied to specific users or scenarios. So on the next stopover of the roll-out, when the local compliance officer insists that all contract attachments marked ‘staff-in-confidence’ are for executive eyes only, you can breathe easy and keep going. Knowing you have highly granular security – that can be selectively applied – is a major player in lifting the spirits of your implementation team.
Legacy data and third-party integration
In a global implementation, legacy data will come in all shapes, sizes and formats. Some operations may have incumbent home-grown systems, whilst others will store files in folders of varying states of (dis)order. There will even be operations where only hard copy documents exist, waiting patiently to hear about your OCR and AI offerings. Confronting the legacy data challenge will require different approaches in each setting, so it’s important to know your application can handle a range of methods for loading, validating and possibly cleansing legacy data.
Lembre-se de Um aplicativo estabelecido terá algumas APIs prontas para se vincular aos sistemas populares, mas a ligação a sistemas menos conhecidos não deve exigir Consultoria Entrada ou complementos sob medida. A boa integração do sistema alcança ótima adesão do usuário; portanto, verifique se essas ferramentas embaladas no seu kit de ferramentas de software. O mecanismo de fluxo de trabalho deve acomodar diferentes operações na mesma organização, que possuem regras diferentes de gerenciamento e aprovação, sem tornar a tarefa de manter a matriz de fluxo de trabalho um trabalho em período integral. Um mecanismo de fluxo de trabalho que é prescritivo ou codificado provavelmente ficará desatualizado antes de você terminar o trote do Globe. É melhor gerenciar o fluxo de trabalho com base em um conjunto de regras e condições que interrogam o conteúdo da transação para determinar o fluxo de trabalho. Essa abordagem dinâmica reduzirá a complexidade do design e, com ela, o ônus geral da administração. Também evitará a necessidade de uma grande revisão de manutenção quando a chamada inevitável for aproveitada para a próxima estruturação da gerência. A maior flexibilidade ocorre quando o idioma e as configurações regionais são aplicados no nível do usuário. Lembre -se de que a adoção de diferentes configurações regionais não deve distorcer nenhum relatório corporativo ou integração do sistema. O e-learning pode ajudar onde suas habilidades de idioma ficam aquém, e os filmes interativos de audiovisual podem ser reproduzidos e reproduzidos muito depois de você passar para o próximo site. Você será apreciado por adaptar o seu
Workflow
Another common challenge in the quest for improved global governance is managing, then maintaining system workflow. The workflow engine should accommodate different operations in the same organisation which have different management and approval rules, without making the task of maintaining the workflow matrix a full-time job. A workflow engine which is prescriptive or hard-coded will probably be out of date before you finish your globe trotting. It’s better to manage workflow based upon a set of rules and conditions which interrogate the transaction content to determine workflow. This dynamic approach will reduce the complexity of the design and with it, the overall burden of administration. It will also avoid the need for a major maintenance overhaul when the inevitable call goes out for the next management re-structure.
Language and regional settings
Not surprisingly, the system should have the ability to accommodate multiple languages, currencies and different regional settings. The greatest flexibility comes when the language and regional settings are applied at the user level. Bear in mind, the adoption of different regional settings should not distort any corporate reporting or system integration. E-learning can help where your language skills fall short, and interactive audio-visual movies can be played and re-played long after you’ve moved on to the next site. You’ll be appreciated for tailoring your Treinamento Material. Seu software de CHOLEVE é ergonômico, receptivo e simples de usar, apesar de lidar com seus requisitos exclusivamente complexos.
User acceptance
An essential component to the success of your roll-out is gaining end-user acceptance or even enthusiasmfor the application. Your software of choiceshould be ergonomic, responsive and simple to use, despite handling your uniquely complex requirements.
Para conseguir isso, os menus de aplicativos devem ser relevantes e funcionais para a função do usuário. Dentro dos limites, os usuários devem ter a opção de definir suas próprias preferências para a aparência do espaço de trabalho. Seja inteligente ao fazer o complexo parecer simples. Retire os menus para mostrar apenas o que é relevante para seus usuários. Eles esperam acesso a relatórios e painéis específicos para seu papel no aplicativo. Se o software puder ser alinhado à sua aparência preferida, você deve ganhar a adesão de que precisa. Abrace o feedback do seu público e as sondagens positivas ecoarão e silenciarão esses céticos da mudança. Ser multilíngue, várias empresas e multi-moeda não será suficiente para garantir o sucesso. Haverá muitos fatores ambientais que podem despertar seu progresso, e o próprio aplicativo não pode garantir uma implantação sem problemas. Mas se você escolheu uma ferramenta experiente versátil para o trabalho, poderá tirar o choque desses esqueletos no armário.
Summary
Mitigating risk and handling the unforeseen requirements in your global CMS deployment is a challenge. Being multi-lingual, multi-company and multi-currency will not be enough to guarantee success. There will be plenty of environmental factors that might de-rail your progress, and the application itself cannot ensure a trouble-free deployment. But if you have chosen a versatile seasoned tool for the job, you can take the shock out of those skeletons in the cupboard.
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