2020 está se aproximando rapidamente, e com ele, Novos avanços em Opções de gerenciamento de contratos.  Para Esse fim, examinamos quatro ferramentas essenciais que poderiam ajudar Contrato Gerentes Para navegar no cenário em constante mudança da melhor prática Gerenciamento de contratos. Ferramentas de armazenamento de contrato e documento para eficiência e produtividade.  Mas Muitos ainda dependem de práticas manuais insuficientes - por exemplo, usando o arquivamento armários para documentação em papel e e -mails. E mesmo que o armazenamento digital seja Usado, se for desorganizado, os benefícios tangíveis são perdidos. O armazenamento manual faz É quase impossível manter os contratos seguros, manter o controle da versão, aderir para as principais datas, mantenha -se no topo dos marcos e aplique o arquivamento de contratos e Regras de retenção.

#1 Secure contract repository system

The problem with manual contract storage

Some leading organisations use digital contract and document storage tools for efficiency and productivity.  But many still rely on insufficient, manual practices – for example, using filing cabinets for paper documentation and emails. And even if digital storage is used, if it’s disorganised the tangible benefits are lost. Manual storage makes it almost impossible to keep contracts secure, maintain version control, adhere to key dates, stay on top of milestones and enforce contract archiving and retention rules.

Armazenamento contratos pode parecer uma tarefa simples, mas sem um Organizações de repositório de contratos seguros estão perdendo a única coisa que pode apoiar sua capacidade de reduzir o risco, assumir o controle de seus contratos e melhorar Desempenho. Solução para armazenar contratos enquanto continua a tirar o máximo proveito deles.  A

The solution: a contract repository system

A central contract repository is the ideal solution for storing contracts while continuing to get the most out of them.  A Repositório de documentos baseado em nuvem também permite que os profissionais de gerenciamento de contratos organizem contratos, Supervisionar as permissões, empregar controle de versão do documento, pesquisar contratos, status de contrato de rastreamento, colaborar e muito mais.

O armazenamento de contrato não é apenas sobre o Localização onde os documentos são armazenados - é uma oportunidade para as organizações Faça contratos funcionarem para eles, levando a mais produtividade, aumento da receita e economia, reduzido risco e sucesso no cumprimento do contrato KPIs de gerenciamento. rastreado e armazenado dentro

Throughout the contract lifecycle, an abundance of confidential information is tracked and stored within Software de gerenciamento de contratos System.  Com Informações pessoalmente identificáveis ​​(PII) e outros dados confidenciais, contrato Os gerentes devem ser capazes de restringir o acesso a dados específicos de dados.  Para Por exemplo, os usuários finais de software podem não ter necessidade de se envolver com contratos outros do que aqueles que eles se recrutaram.  Então, com um claramente definido Padrão de permissões em vigor, as organizações podem impedir problemas de segurança e Instâncias de dados sensíveis que entram nas mãos do pessoal não autorizado.

Além disso, o armazenamento manual de contratos dificulta o sucesso de:

  • Limitando o acesso
  • deixando documentos e seus arquivos de suporte desconectados
  • Falta visibilidade e transparência
  • Não oferece suporte ao rastreamento proativo e gerenciamento do contrato aprovações, status, datas de renovação, cláusulas de renovação automatizadas e marcos.

inversamente, um repositório de documentos on -line Ajuda por:

  • otimizando e tornando seguro a localização, proteção, organização, pesquisa e compartilhamento de contratos
  • Controle centralizador
  • Melhorando a responsabilidade
  • Aumentando a produtividade
  • Simplificando o gerenciamento de contratos. Prática desatualizada que exige que os gerentes de contrato supervisionem pessoalmente todas as etapas do

#2 Efficient Contract Workflow

The problem with manual workflow

Manual contract workflow management is an outdated practice that requires contract managers to personally oversee every stage of the CONTRATO LIVE LIVECY. Qualquer atraso por parte do pessoal envolvido pode dificultar seriamente o fluxo do ciclo de vida do contrato.

A solução: fluxo de trabalho de contrato automatizado

Software que fornece contrato Automação do fluxo de trabalho Reduz os atrasos no ciclo de vida do contrato por envolver as pessoas certas no momento certo com notificações de contrato ilimitadas, Alertas automáticos e lembretes de tarefas.  O fluxo de trabalho inteligente permite contrato Gerentes para alavancar campos definidos pelo usuário, gerenciamento de processos de contrato, Relatórios e análises e trilhas de auditoria etc.

Colaboração, negociação e negociação e As aprovações podem ser gerenciadas com Fluxos de trabalho para rastrear todas as etapas do contrato vida útil.  Alertas automatizados ajudam o pessoal de gerenciamento de contratos a se reunir com a chave datas e marcos, incluindo renovações de contratos. Além disso, a história da trilha de auditoria Gravado pelo software de gerenciamento de contratos inteligente fornece um acessível, Registro atualizado de alterações no contrato. 

#3 Assembléia de documentos simplificada

O problema com a redação do documento manual

Produtividade sofre quando várias pessoas têm a tarefa de criar, revisar e revisar documentos do contrato.  Tempo é desperdiçado criando novos documentos, baixando repetidamente modelos, localizando informações relevantes e imputamento manual de dados em uma infinidade de campos.  Além disso, documentos estáticos e intocados ficam obsoletos quando atualizados Versões e modelos de documentos não são aparentes para todo o pessoal envolvido, aumentando o risco de erro.  A conformidade pode se tornar um problema quando Modelos, práticas de linguagem e cláusulas aprovadas não são atuais ou padronizadas. com um processo manual de redação e montagem de documentos.  Software inteligente que automatiza e centraliza contratos, acordos e documentos de risco permite gerentes de contratos e profissionais do direito para fazer cumprir a conformidade e fazer qualquer emite erros de entrada de dados, colaboração, armazenamento e distribuição uma coisa de o passado. Contratos e cartas que mesclam cláusulas e campos de dados aprovados.  Um interface intuitiva permite o gerenciamento de vários modelos e Versões de documentos, que podem ser facilmente exportadas para o arquivo padrão formatos.  Ms word plug-ins tornam a revisão e a redação mais eficiente de tempo.  Ferramentas de rastreamento de versão significam que todas as partes interessadas envolvidos no processo de elaboração de documentos estão atualizados e no mesmo página.  As assinaturas eletrônicas tornam a assinatura mais fácil, rápida e acessível De qualquer lugar do escritório ou em movimento.

The solution: automated document assembly

It’s easy to stop wasting time and money with a manual document drafting and assembly process.  Intelligent software that automates and centralises contracts, agreements and risk documents enables contract managers and legal professionals to enforce compliance, and make any issues re data entry errors, collaboration, storage and distribution a thing of the past.

Contract management software enables the quick creation of compliant, timely and accurate documents, contracts and letters that merge approved clauses and data fields.  An intuitive interface allows for the management of multiple templates and document versions, which can easily be exported into standard file formats.  MS Word plug-ins make review and drafting more time-efficient.  Version tracking tools mean that all stakeholders involved in the document drafting process are up-to-speed and on the same page.  Electronic signatures make signing easier, faster, and accessible from anywhere in the office or on the go.

O software de montagem de documentos permite o Configuração de regras complexas e permissões de usuário em relação ao documento Gerenciamento e acesso à versão com a ajuda da trilha de auditoria e roteamento de aprovação Recursos, aumentando a conformidade. aceitável para organizações que gerenciam um baixo número de contratos.  No entanto, Quando o volume do contrato aumenta para centenas, milhares ou mais, falha do contrato as taxas aumentam exponencialmente. Sistemas de arquivamento manual, e -mails e planilhas não são ferramentas adequadas para aproveitar ao máximo contratos porque:

#4 Intelligent contract tracking

The problem with manual contract tracking

Manual contract management processes may be acceptable for organisations managing low numbers of contracts.  However, when contract volume increases to hundreds, thousands or more, contract failure rates exponentially increase. Manual filing systems, emails, and spreadsheets are not adequate tools to get the most from contracts because:

  • Sistemas de arquivamento manual levam a diferentes versões de contratos sendo armazenados em pastas díspares, aumentando significativamente o risco de perda Contratos e versões
  • Gerenciamento de e -mail do ciclo de vida do contrato leva a atrasos
  • planilhas não oferecem alertas para termos de contrato ou idioma; oportunidades de venda cruzada, vendas, descontos ou preços; rápido aprovações e roteamento para assinaturas; ou um sistema de rastreamento de versão unificada. são insatisfatórios e o reagendamento se torna necessário - levando ao tempo desperdiçado e gargalos do ciclo de vida do contrato.

Consequently, timelines change, audit trails are unsatisfactory, and rescheduling becomes necessary – leading to wasted time and contract lifecycle bottlenecks.

The solution: intelligent contract tracking tools

Gerenciamento líder de contratos Software fornece profissionais de gerenciamento de contratos com melhor gerenciamento do ciclo de vida do contrato na forma de contrato avançado rastreamento - completo com aumento Visibilidade, um repositório de contrato seguro, modelos e cláusula aprovados bibliotecas para redação de contrato simplificada, insights de desempenho, melhorados Colaboração e trilhas de auditoria completas. 

com a ajuda de contrato inteligente Software de gerenciamento, gerentes de contrato veem taxas mais rápidas de contrato a fechamento. Gerenciamento comprovado do ciclo de vida do contrato Technology-que ajuda no ciclo de vida de ponta a ponta Gerenciamento-é fácil de usar, permitindo ampla adoção por todos os usuários e partes interessadas impactadas.

se você está pensando em investir em Software de rastreamento de contrato, procure os seguintes recursos principais:

  • Um repositório de documentos seguros e centralizados com armazenamento ilimitado
  • Version rastreamento
  • rastreamento para tipos de anexo ilimitados - incluindo contratos, compra Ordens, documentos de suporte, faturas etc.
  • rastreamento pré-prêmio e pós-premiado
  • Rastreamento de conformidade do fornecedor
  • Recordamento e registro do registro do contrato Rastreamento e registro. do ciclo de vida do contrato de solicitações a aprovações, procure funcionalidade Incluindo:

Additionally, to better track the entirety of the contract lifecycle from requests to approvals, look for functionality including:

  • Fluxo de trabalho inteligente
  • Campos definidos pelo usuário
  • Data de chave automatizada e lembretes de tarefas
  • Assinaturas eletrônicas. A pessoa pode ser extremamente difícil, especialmente quando funcionários com assinatura A autoridade não está disponível.  A assinatura é sem dúvida o aspecto mais importante de gerenciamento de contratos, mas os processos de assinatura manual são antiquados e lentos, em termos de uma experiência simplificada para interno e externo festas.  Os custos diretos e indiretos resultantes de papel baseado em papel processos, tempo administrativo desperdiçado e taxas de correspondência podem se tornar excessivo. 

#A bonus tool –  eSignatures

The problem with manual signatures

Obtaining signatures manually and/or in person can be extremely difficult, especially when employees with signing authority are unavailable.  Signing is arguably the most important aspect of contract management, but manual signing processes are antiquated and slow, standing in the way of a streamlined experience for internal and external parties.  The direct and indirect costs resulting from paper-based processes, administrative time wasted, and mailing fees can become excessive. 

em última análise, as práticas de assinatura manual podem Deixe sua organização em risco e a falta de um processo de assinatura simplificado pode comprometer a reputação.  Contrato e Gerenciamento de documentos estruturado em torno de processos desatualizados que requerem papel, impressão, correspondência, assinaturas úmidas, e acompanhamento constante pode atrasar a execução do contrato. Gerenciamento de contrato bem -sucedido em 2020. Uma Esignature é um eletrônico Renderização de uma assinatura que permite que as partes interessadas assinem um documento online sem precisar de uma cópia física do documento disponível.  As assinaturas são a Etapa crucial no ciclo de vida do contrato.  Gargalos de assinatura podem desencadear atrasos com obrigações de cumprimento, atender aos padrões de conformidade e execuções.  As assinaturas eletrônicas podem reduzir o tempo de envio para assinar até 20%. Benefícios de

The solution: electronic signatures

Electronic signatures are essential for successful contract management in 2020.  An eSignature is an electronic rendering of a signature that enables stakeholders to sign a document online without needing a physical copy of the document on hand.  Signatures are a crucial step in the contract lifecycle.  Signature bottlenecks can trigger delays with meeting obligations, meeting compliance standards, and executions.  Electronic signatures can cut send-to-sign time up to 20%.

Contract managers can fully reap the benefits of Esignatures com software de assinatura eletrônica. Empresas que estão perdendo tempo Gerenciar a papelada pode se beneficiar significativamente das assinaturas eletrônicas porque Eles podem:

  • ECONOMENTE DINHEIR Para obter documentos assinados
  • Salvar tempo: Significativamente menos tempo será gasto focando nos custos administrativos envolvido no envio, rastreamento, armazenamento e acompanhamento de documentos que estão fora para assinatura
  • Forneça segurança aprimorada: violações de confidencialidade e erros de processamento serão reduzidos porque as assinaturas eletrônicas fornecem trilhas de auditoria e são legalmente vinculativas e Seguro
  • Melhorar os relacionamentos comerciais e visibilidade: o processo de assinatura é simplificado e tornado acessível dentro ou fora do escritório, o que facilita o cumprimento dos prazos cruciais.

As ferramentas de gerenciamento de contratos do futuro estão aqui, agora

as ferramentas mencionadas acima podem otimizar como você gerencia contratos.  Com armazenamento de arquivos ilimitado e seguro, inteligente Fluxo de trabalho, automação do ciclo de vida do contrato, ferramentas aprimoradas de rastreamento e pesquisa, e esiguns fáceis de usar, nosso software de gerenciamento de contratos líder tem Tudo o que você precisa para navegar no próximo ano em uma plataforma.

Insight de contrato de quatro soluções de negócios

Insight de contrato ® contratou o contrato pioneiro Gerenciamento do ciclo de vida desde o seu início. Este contrato inteligente O software de gerenciamento do ciclo de vida é invocado por milhares de contratos, risco, Profissionais de vendas e jurídicos em todo o mundo, e beneficia milhares de usuários em Organizações grandes e pequenas em todo o setor público e privado.  Sua infinidade de recursos capacita empresas como a sua para:

  • Gerenciar Contratos com mais eficiência
  • Mitigate Risco
  • Supervisão Conformidade
  • Rascunho Documentos rapidamente
  • Track Custos
  • Receba Alertas
  • Sign Documents com assinaturas eletrônicas
  • Reduce Custos de gerenciamento de contratos e perda de produtividade devido a contrato desatualizado procedimentos de administração. Mais sobre o que fazemos, ligue

If you’d like a demo of Contract Insight or simply to find out more about what we do, please call  John O'Brien em quatro negócios Soluções em 0800 6250 025.

cerca de quatro

quatro ajuda As organizações pequenas e multinacionais enriquecem a maneira como trabalham. De Cadeia de suprimentos a Compra econtract management, we have decades of experience helping companies forge ahead in the global market. 

John O'Brien é o CEO da Four Business Solutions, Global Consultores de negócios e integradores de software que fornecem processos de negócios Melhorias emFinance, Supply Chain and Operations, across a broad range of industries.