The terms ‘contract management’ and ‘contract lifecycle Gerenciamento 'pode parecer sinônimo. Mas existem algumas diferenças críticas entre eles.
Qual é a diferença? Você não deseja perder a oportunidade de usar seus contratos para atingir seus objetivos organizacionais. • Gerenciamento do ciclo de vida do contrato - A combinação estratégica de pessoas, processo e
It’s important for organisations looking for opportunities to improve processes, profitability, compliance, and security to understand the differences between contract management and contract lifecycle management. You don’t want to miss out on the opportunity to use your contracts to achieve your organisational goals.
Definitions
For the purpose of this blog, our definitions are:
• contract management – the manual approach to managing contracts with email, spreadsheets, and file storing
• contract lifecycle management – the strategic combination of people, process, and Technology para garantir que as organizações tirem o máximo proveito de seus contratos. Endereço
Managing contracts with Excel
Organisations typically use an Excel spreadsheet contract management template to manage contracts with a database that captures key information, including:
• counterparty name and address
• Nome do contrato
• Data de expiração do contrato
• Notificar dias para cancelar/renovar
• Próxima data de revisão do contrato
• Valor do contrato
• Contato legal interno
• Departamento
• Limitação de responsabilidades
• Notas etc.
Você pode adicionar fórmulas para rastrear quanto tempo leva para alcançar marcos e usar listas para manter seus dados consistentes. Você pode proteger a senha da sua pasta de trabalho e usar o recurso de alterações da faixa para garantir que as atualizações sejam revisadas e aprovadas.
é uma planilha suficiente? A combinação de e -mails e um modelo de excel de gerenciamento de contratos pode ajudar a aumentar a visibilidade sobre seus contratos e pode ser o primeiro passo para assumir o controle real. monitorado diligentemente, revisado e atualizado manualmente para garantir a precisão dos dados e a funcionalidade do banco de dados. Mesmo quando essas áreas são gerenciadas de perto, a realidade é que as planilhas são suscetíveis ao erro humano, elas não suportam a funcionalidade de pesquisa de documentos ou o controle da versão de documentos, várias planilhas podem ser usadas e salvas em vários arquivos e, mesmo quando protegidos por senha, as planilhas podem não atender aos regulamentos de segurança.
For organisations with extremely limited budgets, a simple approval process, and the internal resources to monitor and oversee data integrity and document version consistency, a manual approach might be enough. The combination of emails and a contract management Excel template may help increase visibility over your contracts, and could be the first step towards taking real control.
The pitfalls of contract management spreadsheets
Spreadsheets can help you gain more control over contracts, but simply using a spreadsheet and emails to manage your contracts brings its own set of challenges.
To be effective, spreadsheets need to be diligently monitored, reviewed and manually updated to ensure data accuracy and database functionality. Even when these areas are closely managed, the reality is that spreadsheets are susceptible to human error, they don’t support document search functionality or document version control, multiple spreadsheets may be used and saved in various files, and even when password-protected, spreadsheets may not meet security regulations.
Para a maioria das organizações, os contratos ajudam a definir o desempenho de seus clientes, fornecedores e parceiros que levam a custos diminuídos, aumento de lucros e mais ROI. As planilhas não são construídas para fornecer as idéias necessárias para tirar o máximo proveito dos contratos. • Identifique possíveis oportunidades para aumento de lucros via cruzamento ou upsell
The limitations of Excel
So if you restrict your contract management to Excel, you won’t:
• receive alerts around pricing or under-performance
• identify potential opportunities for increased profits via cross-sell or upsell
• Ser capaz de usar assinaturas eletrônicas e rastreamento de versão do documento
=
• Receba lembretes de e -mail automatizados e alertas de calendário
=
• Eliminar erros de entrada de dados
• Ser capaz de otimizar seu processo de aprovação
• Receba suporte seguro a qualquer momento/qualquer lugar Acesso e colaboração.
Não há dúvida de que o gerenciamento de contratos com uma planilha é preferível a nenhum sistema. Mas quando o volume e a complexidade dos contratos aumentarem, será complicado e às vezes impossível aproveitar ao máximo seus contratos sem análise de análise e desempenho de contratos, uma revisão automatizada, aprovação e renovação de renovação e gestão de focos e focos e termos de foco, a LIFECOLTENCIONCIONS e os motivos de renovação e o que é o MOVENCIONCIONS e o MOVENCIONCILETION, o MOVENCIONCIONCILETION = 254. aprovações, assinaturas, obrigações, conformidade e renovações. O Excel não é construído para apoiar o gerenciamento de ciclo de vida completo do contrato de maneira eficaz ou eficiente. Uma solução líder de gerenciamento de contratos apoiará totalmente e simplificará o ciclo de vida do contrato com a mais recente tecnologia. O software inteligente CLM aprimora a solicitação de contrato, a produtividade de revisão e aprovação, fornecendo visibilidade do contrato em tempo real-resultando em melhoria de ROI, riscos diminuídos e custos mais baixos. • Seguro de armazenamento e colaboração de documentos com rastreamento de versão
What is contract lifecycle management?
Contract lifecycle management moves beyond contract management by focusing on requests, authoring, negotiations, approvals, signatures, obligations, compliance, and renewals. Excel is not built to support full contract lifecycle management effectively or efficiently.
For organisations managing hundreds to thousands of contracts, or complex agreements, a comprehensive approach to contract management is the path to more control, risk mitigation, and increasing the value attained with contracts.
Implementing contract management software is the fastest way to improve contract management, and a leading contract management solution will fully support and streamline the contract lifecycle with the latest technology.
Managing contracts with intelligent CLM software
Contract lifecycle management software supports faster contract execution by removing roadblocks that delay contract authoring, negotiations, approvals, and renewals. Intelligent CLM Software enhances contract request, review and approval productivity by providing real time contract visibility – resulting in improved ROI, decreased risks, and lower costs.
Benefits of CLM Software include:
• the elimination of time-consuming, error-prone, repetitive tasks
• secure document storage and collaboration with version tracking
• Risco reduzido e aumento da conformidade
• Aumento da transparência
• Colaboração confiável, negociação, aprovação, assinatura eletrônica e processos de renovação
• Fechar mais rápido e mais previsibilidade.
Qual opção você deve escolher? Seus objetivos, então é hora de considerar uma abordagem que vai além do gerenciamento do contrato para contratar o gerenciamento do ciclo de vida. Contratos. bancos de dados privados e varreduras de servidor; Tudo com a autenticação de nome de usuário e senha. A ajuda no local está disponível em nossa equipe, ou você pode permitir que quatro soluções de negócios gerenciem a solução por meio de nossa implantação em nuvem.
The contract management strategy you choose should be based on a combination of your goals, your time, your budget, and the level of value, security, and compliance you need to get out of your contracts.
If decreasing cycle time, reducing risk, and increasing profits, productivity, and efficiency are benefits that will provide the advantage needed to meet your goals, then it’s time to consider an approach that moves beyond contract management to contract lifecycle management.
Contract Insight – advanced contract management software from Four
Contract Insight is state-of-the-art intelligent contract management software from Four Business Solutions that is easy to use, simple to install and reduces your total cost of contracts.
• It’s a Windows PC based contract management software solution, with systems hosted on Microsoft Internet Technologies, utilising Windows Servers, .NET technologies and Microsoft’s MS SQL Server Database to store and retrieve data faster and more reliably.
• Security features include dedicated firewalls, monitored ports, monitored logs, backups, failover facilities, private web, private databases and server scans; all with username and password authentication.
• Contract Insight Enterprise can be either installed on your company’s servers or hosted as a Cloud-based SaaS solution. On-site help is available from our team, or you can allow Four Business Solutions to manage the solution via our cloud deployment.
Se você quiser uma avaliação gratuita para entender como o Insight do contrato pode aumentar seu negócio, ligue para mim, John O'Brien, no 0800 6250 025.