Contract termination involves rigorous financial analysis, contract performance data analytics, and the creation of a notice of termination to avoid a breach of contract. Unfortunately, contract termination involves tight deadlines and specific terms of the contract required to terminate a contract. Organisations need a strategy to identify contracts not meeting contract KPIs, write notices of contract termination, and secure proper contract closeout.
Este artigo mostrará como implementar prontamente essa estratégia com a ajuda de Software de gerenciamento de contratos. Se um contrato por escrito for encerrado antes das obrigações completas das partes, o requisito de cumprir essas obrigações se tornará nulo. A rescisão dos contratos deve ser concluída com cuidado e acordo mútuo para evitar obrigações perdidas, ações judiciais e outras consequências prejudiciais. Não precisa necessariamente haver uma parte violadora para justificar a rescisão ou o cancelamento de um contrato e o estabelecimento de uma data de rescisão. Tudo depende dos termos de qualquer contrato específico; portanto, uma mentalidade de tamanho único não se encaixa nesse processo. Fechamento com orçamento e pagamento de fatura e rastreamento.
What is contract termination?
Contract termination involves ending an active contract before it’s entirely performed per both parties’ agreed-upon terms and conditions. If a written agreement is terminated before parties’ complete obligations, the requirement to fulfil these obligations becomes void. Termination of contracts must be completed with care and mutual agreement to avoid missed obligations, lawsuits and other harmful consequences.
There are several types of termination, including termination for convenience, impossibility of performance, termination for default, and several other reasons to decide to terminate. There doesn’t necessarily need to be a breaching party to justify termination or cancellation of a contract and the establishment of a termination date. It all depends on the terms of any specific contract, so a one-size-fits-all mentality doesn’t fit this process.
A comprehensive contract termination process
Organisations need tools to:
- identify underperforming contracts
- develop a contract authoring process with standard notice of termination templates and a dynamic clause library
- confirm proper contract closeout with budget and invoice payment and tracking.
etapas devem ser tomadas para promover um processo de rescisão de contrato que obtenha informações valiosas sobre a melhoria do processo. Como tal, aqui está um guia de três etapas para a rescisão de contrato simplificada com uma solução líder em gerenciamento de contratos:
Etapa 1: Identifique contratos que não cumprem as metas de desempenho
As equipes podem identificar contratos que não cumprem o contrato de KPIs com várias ferramentas de gerenciamento de contratos inteligentes. Contra anos anteriores podem equipar as organizações com informações de análise de contratos benéficos. As soluções de dados de desempenho do contrato podem oferecer ferramentas visualmente envolventes para esses fins. As organizações podem visualizar os valores do contrato e do orçamento do ano atual contra os do ano passado.
Contract lifecycle management metrics
Functionality to compare contract performance data against previous years can equip organisations with beneficial contract analytics insights. Contract performance data solutions can offer visually engaging tools for these purposes.
For example, an executive graphical dashboard focused on contract KPIs may present contract performance compared to the previous year’s. Organisations can view the contract and budget amounts of the current year against those of last year.
Além disso, você pode exibir facilmente métricas como:
- O número total de contratos no sistema de uma organização
- o número de tarefas de contrato aberto a serem executadas
- o número de contratos pendentes || 237
- contracts set to expire within the next 30 days.
Além disso, pode -se determinar facilmente o quão diversificado a carteira de contratos de uma organização está em cena. As organizações podem exibir contratos por tipo, departamento e status para analisar essa diversidade de portfólio de contratos.
Tracking missed payments and deliverables
Organisations can track missed payment and delivery milestones against contract terms and conditions. Fluxo de trabalho de contrato automatizado Atualizações podem alertar os usuários se os pagamentos e entregas não forem atendidos na data definida. Por exemplo, se uma organização não estiver recebendo pagamento a tempo de acordo com os termos e condições de um contrato, ele poderá rastrear o processo do ciclo de vida desse contrato para determinar os pagamentos perdidos e as entregas não executadas no prazo. Além disso, eles podem ver onde as coisas deram errado. Tais idéias incluem exposição à perda de receita, exposição à reputação, exposição à confidencialidade e muito mais. Uma matriz de avaliação de risco pode ser fornecida com base nas informações de risco fornecidas, que podem exibir essas informações rapidamente. Além disso, notas e comentários podem ser feitos para manter o gerenciamento do ciclo de vida do contrato e insights de risco em um local centralizado. Leia nosso artigo sobre a criação de contratos para saber como estabelecer um processo de redação de contrato para o seu documento legal. Eles podem usar os espaços espanholas do campo de dados contratados para puxar as informações importantes em uma carta de rescisão do contrato. Uma biblioteca de cláusula dinâmica pode ajudar as organizações a obter cláusulas de rescisão de contratos (como as que detalham as taxas de rescisão antecipada). E a funcionalidade automática de Redline permite que os usuários automatizem a inclusão do idioma preferido. Portanto, eles não precisam perder tempo atendendo a obrigações contratuais que podem:
Additionally, advanced contract management software can allow users to track contract risk. For example, if an organisation isn’t receiving payment on time according to a contract’s terms and conditions, they can track that contract’s lifecycle process to determine payments that were missed, and deliverables not performed on time. Additionally, they can see where things went wrong.
From there, they can leverage a contract management risk and opportunity assessment tool to track insights. Such insights include revenue loss exposure, reputation exposure, confidentiality exposure and more. A risk assessment matrix can be provided based upon the risk information provided, which can display that information at a glance. Furthermore, notes and comments can be made to keep contract lifecycle management and risk insights in one centralised location.
Step 2: Dynamically write a contract termination letter
Organisations can follow a standard document writing process to write contract termination notices for contracts set to be ended. Please read our article on contract authoring to learn how to establish a contract writing process for your legal document.
Organisations can leverage termination templates within their contract management software system’s template library. They can use contract data field placeholders to pull key information into a contract termination letter. A dynamic clause library can help organisations pull in contract termination clauses (such as those detailing early termination fees). And auto-redline functionality allows users to automate the inclusion of preferred language.
Users can also email a contract termination letter within a software system or as a templated email. So, they don’t need to waste time meeting contractual obligations that may:
- Cust -lhes dinheiro
- MERENTE sua reputação
- Distraia -os de contratos mais benéficos. saúde de contratos futuros. Eles podem gerenciar os gastos e permanecer dentro dos limites do orçamento antes do encerramento do contrato para evitar multas. Além disso, eles podem determinar o orçamento restante do contrato após a rescisão do contrato. As organizações também podem acompanhar quantos créditos foram incorridos e quantos débitos foram dispensados. Eles podem visualizar:
Step 3: Promote proper contract closeout with financials tracking
At contract termination, contract management software can help organisations facilitate proper contract closeout and gain valuable insights to support the health of future contracts. They can manage spending and stay within budget limits before contract closeout to avoid penalties. Additionally, they can determine the contract’s remaining budget after contract rescission.
Financial tracking tools can also be used for tracking transaction history. Organisations can also track how many credits were incurred and how many debits were expensed. They can view:
- O valor do orçamento de um contrato em relação ao valor incorrido
- O saldo orçamentário restante
- A porcentagem do orçamento usada. Por outro lado, as finanças podem ser importadas em massa usando um arquivo de planilha estruturado. As organizações podem aproveitar as importações da planilha com o software de gerenciamento de contratos para simplificar a análise. Essa verdade também se aplica a contratos. Talvez uma organização esteja discutida com a maneira como as obrigações do contrato estão sendo cumpridas (ou não estão sendo cumpridas). Talvez eles não precisem mais dos produtos ou serviços de uma contraparte.
These financials can be exported to a spreadsheet format for future analysis and calculation with advanced contract management software. On the flip side, financials can be bulk imported using a structured spreadsheet file. Organisations can leverage spreadsheet imports with contract management software to simplify the analysis.
Simplify contract termination with contract management software
Things don’t always work out as planned. This truth applies to contracts as well. Perhaps an organisation is dis-satisfied with the way contract obligations are being met (or are not being met). Maybe they no longer need the products or services of a counterparty.
Em qualquer caso, um aviso de cancelamento do contrato deixa muito claro para todos os envolvidos que um contrato foi encerrado. No entanto, o cancelamento do contrato não deve implicar apenas um aviso de rescisão.
Certifique-se de gerenciar seus contratos de maneira eficaz para o ciclo de vida completo do contrato. Receita, promova a produtividade, centralize os processos de CLM e colhe o maior valor dos contratos. O'Brien, CEO da Four Business Solutions - Consultores de negócios globais e integradores de software especializados em
Contract Insight is an award-winning, widely trusted contract lifecycle management software solution, which has helped thousands of organisations from a vast array of industries within both the public and private sectors to optimise the contract process, boost revenue, promote productivity, centralise CLM processes, and reap the most value from contracts.
To learn how to more easily draft contracts, get contracts reviewed, collaborate on negotiations, and much more to improve contract management processes, book a free demo of Contract Insight® contract management and eProcurement software today!
Contact John O’Brien, CEO at Four Business Solutions – global business consultants and software integrators specialising in Melhoria do processo de negócios.