This is an important question to consider critically. Although Software de gerenciamento de contratos seja um investimento significativo, o alto preço do gerenciamento de contratos de baixo custo Frequentemente supera em muito essa despesa inicial e cuidadosamente considerada. Além disso, de acordo com o Goldman Sachs, um sistema de gerenciamento de contratos automatizadoautomated contract management system pode reduzir o custo do gerenciamento de contratos em 10-30%. Se o gerenciamento de contratos for uma parte crítica das operações da sua organização, considere os seguintes fatores -chave ao decidir se você precisa ou não de uma solução dedicada ao gerenciamento de contratos.
1. Volume do contrato
The more contracts and contract data you handle on a daily basis, the more room there is for contract data and document management errors. The inability to quickly retrieve contract documents and data can hold up contract processes from drafting and negotiation to review and approval. What’s more, audits can be stressful without ready access to historical data. Finally, it grows nearly impossible to reference past contracts for informed decision-making without an easy and straightforward way to find them.
If you want to avoid the tricky situations mentioned above, you should consider a contract lifecycle management (CLM) software solution with a secure and highly searchable contract repository.
A contract repository allows you to search for contract documents, attachments, metadata, terms, sections, and clauses down to the phrase, key term, or even word level. With saved searches, search history, and “Did you mean…?” functionality, you can locate contracts and associated files and data quickly and efficiently when you need them. Numbered contract versions and comprehensive audit trails make it easy to ascertain the most up-to-date version of a drafted or negotiated contract as well.
Consider a contract management system if you want a solution that scales with ever-increasing contract volume.
2. Contract complexity
Se você estiver gerenciando acordos complexos com muitos termos de contrato, cláusulas complicadas e várias partes, pode ser fácil cometer erros durante os processos de gerenciamento de contratos. O gerenciamento manual dos dados do contrato pode levar a datas -chave perdidas e obrigações confusas. A falta de cláusulas e idiomas padronizados podem levar a ambiguidades de ambos os lados de um contrato. Sem informações sobre como um contrato afeta ambas as partes, as relações comerciais podem ser unilaterais e pouco claras.
If you want to avoid missed obligations, unpreferable contract language, and one-sided contracts, you should consider a contract management software solution that provides automated contract data extraction, auto-redlining, the merging of pre-approved templates and clauses, and contract sentiment analysis with generative AI.
Extração automatizada de dados de contrato permite mapear metadados de contrato importantes em uma tela de registro de contrato arrumado. Esses campos de metadados podem ser incorporados para automatizar fluxos de trabalho para realizar tarefas importantes, como assinaturas eletrônicas oportunas para execução e revisões do contrato na preparação de datas de renovação do contrato - apenas para citar um casal. Esses metadados são facilmente pesquisáveis (conforme mencionado na seção acima) e podem ser relatados para obter a máxima supervisão. Para documentos de contrato recém-introduzidos ou apresentados anteriormente, você pode aproveitar a funcionalidade de redinalização automática para automatizar a inclusão de cláusulas da sua biblioteca de cláusula aprovada-garantindo praticamente essa linguagem favorável à cláusula. Você pode documentos ad-hoc de automóveis automaticamente ou configurar para documentos automaticamente redline após o upload. Você pode ver e gerenciar rapidamente linhas vermelhas automatizadas e comentários com trilhas de auditoria abrangentes. Você pode confiar em um sistema que pode reconhecer relações positivas e negativas de dados e padrões alimentados pela IA. Você pode ver aspectos positivos, negativos e neutros de um contrato da perspectiva das contrapartes envolvidas. Dessa forma, você sempre pode chegar à tabela de negociação com um contrato que beneficia os dois lados do corredor. Muitos cozinheiros
For contracts with preferred language, you can merge pre-established, optimal contract templates with pre-approved clauses for the best contract outcomes possible. For newly introduced or previously introduced contract documents, you can leverage auto-redlining functionality to automate the inclusion of clauses from your approved clause library – virtually ensuring that favourable clause language is included. You can auto-redline documents ad-hoc or configure to auto-redline documents upon upload. You can quickly see and manage automated redlines and comments with comprehensive audit trails.
Using generative AI, you can also easily determine positive, negative, or neutral facts about newly introduced contracts to help with visibility and strategy. You can trust a system that can recognize positive and negative relationships of data and patterns powered by AI. You can see positive, negative and neutral aspects of a contract from the perspective of involved counterparties. That way, you can always come to the negotiation table with a contract that benefits both sides of the aisle.
Consider a contract management system if you want a solution that hits the mark as contract complexity grows.
3. Too many cooks
sem uma plataforma centralizada para colaboração contratada, unindo -se a diferentes partes interessadas internas e externas nas negociações, revisões e aprovações de contratos podem ser tediosas e difíceis. Em frente e para trás, as comunicações por e -mail sobre contratos e versões podem facilitar a perda de seus acordos no ciberespaço. Além disso, pode ser fácil para os contratos perderem conjuntos cruciais de olhos, ou para que as versões de contrato desatualizadas sejam levadas à aprovação e execução. acelera assinaturas. Você pode desfrutar:
If you want to foster healthy and organised contract collaboration, consider a contract management system with a document collaboration module.
A centralised contract collaboration interface supports online contract negotiation between internal and external parties via a secure online portal that tracks changes and accelerates signatures. You can enjoy:
- Alertas de colaboração e negociação contratados
- Rastreamento Redline
- Versão contratual e rastreamento de comentários
- e assinaturas eletrônicas e de epprovels. executado na hora. A propriedade da cláusula permite que as cláusulas sejam bloqueadas para edição, a menos que seja executado pelo proprietário designado da cláusula específico.
With task escalation, workflow tasks that are not being completed in a timely manner can be escalated to another resource – improving accountability and ensuring your tasks are performed on time. Clause ownership allows clauses to be locked for editing unless performed by that specific clause’s assigned owner.
4. Risco de contrato
A mitigação inadequada de risco do contrato pode levar a relações comerciais danificadas, perdas financeiras, aumento de custos, disputas legais, danos à reputação, não conformidade com regulamentos e responsabilidade potencial devido a obrigações contratuais violadas. Você não deseja sacrificar a estabilidade de suas operações. Você precisa seguir o líder de tantas equipes jurídicas bem -sucedidas e mitigar corretamente o risco. Você pode estabelecer políticas de aceitação de risco e orientação por categoria de risco contratual para ser visualizado e analisado dinamicamente. Como tal, sua equipe pode identificar itens que ficam fora da sua gama aceitável de risco e abordam -os rapidamente. Você pode classificar e identificar eventos de risco de contrato e sua probabilidade de estabelecer uma compreensão dos eventos que afetariam negativamente sua organização. Para contratos, fornecedores e compras de alto risco, sua organização pode revisar e registrar eventos de risco e quantificar riscos. Você pode reconhecer tendências e implementar revisões de riscos de rotina. Você pode implementar estratégias e práticas recomendadas para reduzir a exposição e a probabilidade de risco.
With a contract management risk and opportunity assessment tool, your organisation can proactively map risk and risk exposure variables. You can establish risk acceptance policies and guidance by contractual risk category to be dynamically visualised and analysed. As such, your team can identify items that fall outside of your acceptable range of risk and quickly address them.
Your organisation can easily classify significant risk categories (such as contract compliance mistakes or compliance risk), depending on your hierarchy of contracting needs. You can rank and identify contract risk events and their probability to establish an understanding of events that would negatively impact your organisation. For high-risk contracts, vendors, and purchases, your organisation can review and log risk events and quantify risk.
With the ability to monitor risk in such a powerful and visual way, your organisation can reduce risk and even avoid some risks altogether. You can recognise trends and implement routine risk reviews. You can implement strategies and best practices to reduce risk exposure and probability.
Considere um sistema de gerenciamento de contratos se você deseja uma solução que ajude a analisar proativamente e ativamente os riscos. Se você deseja desfrutar de um processo de gerenciamento de ciclo de vida preciso, visível, colaborativo e avesso a riscos, a resposta é sim. hoje. O que é gerenciamento de contratos baseado em IA? »
Key takeaway
So, hopefully, we’ve helped you determine if you need a contract management system. If you want to enjoy an accurate, visible, collaborative, and risk-averse contract lifecycle management process, the answer is yes.
If you want to learn how to get started with a contract management system with all of the features above and more for better contract management, book a free demo with a Contract Insight® expert from Four today.
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