Did you know that companies spend almost 5% of their revenue tracking agreements after signing a contract?
Organizações de todos os tamanhos Encontre o gerenciamento manual de contratos e documentos relacionados a serem demorados, desorganizados, frustrantes e caros. Quando os registros do contrato são gerenciados manualmente, em uma variedade de planilhas e locais de arquivos locais, a organização dos documentos pode ser onerosa, com gargalos, falhas de comunicação e prazos perdidos. Você não precisa sofrer em silêncio! Os usuários do sistema podem armazenar informações, acordos e documentos relacionados, rastreamento de versão, documentos assinados e atualizações de status em um local central. Em
We could list a lot more disadvantages to manual records management, but there’s no doubt that organisation presents the biggest challenge. When contract records are managed manually, across a variety of spreadsheets and local file locations, organising the documents can be onerous, with bottlenecks, miscommunication and missed deadlines. You don’t have to suffer in silence!
Automate your system with contract management software
Contract management software can move you out of the dark ages of manual record management and provide an easy solution to managing documents. System users can store counterparty information, agreements and related documents, version tracking, signed documents and status updates all in one central location.
What are the key benefits?
How about better transparency, communication, security, compliance, and cost-savings for a start?
At Four, oferecemos Insight de contrato, o melhor software de gerenciamento de contratos. Mas não aceite nossa palavra - por que não explorar os quatro principais benefícios organizacionais que ele fornecerá:
1. um repositório central - colabore facilmente dentro do sistema, compartilhando registros de contratos, comentários, alterações de documentos e muito mais. Você pode identificar facilmente as versões mais recentes do documento, dando uma melhor visibilidade de toda a sua organização para não perder tempo procurando documentos em outros departamentos. E ele registra quaisquer alterações feitas em qualquer documento por qualquer usuário, para que você possa ter certeza de que está sempre trabalhando na versão mais recente.
With Contract Insight, our contract management software, you get a central contract repository, which allows your users to store all necessary documents in one accessible location, available to all interested parties. You can easily identify the most recent document versions, giving your entire organisation better visibility so you don’t waste time looking for documents in other departments. And it logs any changes made to any document by any user, so you can be sure that you are always working on the most recent version.
2. Aumento da segurança do documento- Controle quem pode visualizar, editar e aprovar documentos para segurança de contrato de alto nível. Você pode personalizar essa configuração de segurança para cada registro de contrato no sistema. O controle de documentos é essencial, especialmente ao lidar com contratos.
Our contract management system provides users with controlled access over contracts and any associated documents, meaning only those approved to review or make changes to a contract can do so. You can customise this security configuration for every contract record in the system. Document control is essential, especially when dealing with contracts.
3. Conformidade aprimorada - Rastrear quem fez o quê e quando, tudo de dentro do sistema. Os usuários podem obter informações sobre quem está causando segundas de processo e onde, no processo, cada contrato está, eliminando gargalos. O sistema não apenas beneficia partes e contratos externos, mas também pode rastrear facilmente a conformidade dos funcionários. Fazer interno
With Contract Insight you can track user activity, allowing all system administrators to view who did what and when. Users can gain insights to who is causing process holdups and where in the process each contract is, eliminating bottlenecks. Not only does the system benefit external parties and contracts, but it can also easily track employee compliance. Make internal Treinamento, novos acordos de funcionários e outras políticas regulamentadas fáceis de concluir com o rastreamento de quem concluiu quais módulos de treinamento, que assinaram quais acordos e quem precisa ser notificado de que não concluiu sua tarefa.
4. Assinaturas simplificadas- Signaturas E simplificam o processo de concordância, fechando ofertas mais fáceis e rápidas. Os usuários do sistema podem enviar rapidamente e recuperar acordos assinados de qualquer pessoa, mesmo daqueles que não usam o sistema. Um email pode ser enviado com o documento preparado, assinado e enviado de volta. O documento é enviado automaticamente de volta ao sistema e anexado ao registro de contrato apropriado. Os sistemas que suportam assinaturas em massa simplificam ainda mais as alterações de contrato de massa ou as mudanças políticas. Para obter mais informações sobre insights contratos de quatro, sobre como gerenciar e proteger melhor seus negócios ou, se você quiser uma avaliação gratuita, ligue para 0800 6250 025.
Easily track internal and external signatures with your contract management software by integrating e-signature tools. System users can quickly send and retrieve signed agreements from anyone, even from those who don’t use the system. An email can be sent with the prepared document, signed, and sent back. The document is then automatically uploaded back into the system and attached to the appropriate contract record. Systems that support bulk signatures simplify mass contract amendments or policy changes even further.
Find out more about Contract Insight
Contract management software can help streamline organisational processes across departments and teams, making collaboration and negotiation easy. For more information on Contract Insight from Four, on how to better manage and secure your business, or if you’d like a free trial, please call me on 0800 6250 025.
John O'Brien é o CEO em= Four Business Solutions || .. 255 , global business consultants and software integrators providing business processes improvements in Finance, Cadeia de suprimentos e operações, em uma ampla gama de indústrias.