No matter what type of business environment or sector you choose, organisations are constantly looking for ways to streamline processes and improve efficiency. One such area is Gerenciamento de contratos. Os contratos são uma parte vital de praticamente todas as operações comerciais, mas gerenciá-las manualmente pode ser demorado e propenso a erros caros. Além disso, o gerenciamento de contratos desempenha um papel em muitos outros processos e melhorar centralmente vários processos ao mesmo tempo pode ser uma tarefa difícil. É aqui que o software de gerenciamento de contratos de contrato || 194 contract management software comes in to help legal teams and other relevant business professionals.
Contract management software offers a wide range of cross-functional benefits that can positively transform the way organisations handle their contracts. It’s more than simply a contract repository for contract data and documents. Let’s explore some of the key cross-functional benefits of contract management software, including Ciclo de vida do contrato Gerenciamento, eProcurement, Esoucking, compra Pedidos e assinaturas eletrônicas.
1. Gerenciamento do ciclo de vida do contrato
Gerenciamento do ciclo de vida do contrato (CLM) refere -se ao processo de gerenciamento de contratos da criação e desenho para execução e além. O software de gerenciamento de contratos fornece uma plataforma centralizada, onde as organizações podem criar, armazenar e rastrear contratos durante todo o ciclo de vida do contrato. Esse processo deve garantir que todos os membros e partes interessadas relevantes tenham a versão mais recente e melhor do contrato, reduzindo o risco de falta de comunicação e disputas. Esse processo de contratação é significativamente simplificado quando os profissionais de negócios podem colher os benefícios do software de gerenciamento de contratos.
Por exemplo, digamos que uma empresa queira renovar um contrato com um fornecedor existente. Com o software de gerenciamento de contratos, eles podem rastrear facilmente a data de validade do contrato e configurar lembretes automatizados para datas de renovação. Essa proatividade ajuda a empresa a permanecer no topo das renovações do contrato e a evitar possíveis lapsos nos serviços. Essa funcionalidade garante que os contratos passem pelos processos de revisão e aprovação necessários, reduzindo o risco de alterações não autorizadas ou não conformidade. Tais ferramentas incluem rastreamento de versões, trilhas de auditoria, redinização automática, funcionalidade de check-in e check-out de documentos e os fluxos de trabalho de aprovação acima mencionados.
Additionally, the benefits of contract management software allow organisations to set up automated workflows for contract negotiation collaboration. This functionality ensures that contracts go through the necessary review and approval processes, reducing the risk of unauthorised changes or non-compliance. Such tools include version tracking, audit trails, auto-redlining, document check-in and check-out functionality, and the aforementioned approval workflows.
2. E-Procurement
E- APRACIONAL é o processo de compra de bens e serviços eletronicamente. Liderando Sistemas de gerenciamento de contratos pode integrar sistemas nativos de eprocurement, permitindo que as organizações otimizem seus processos de compras. Ao vincular contratos aos registros de compras, as organizações podem garantir que trabalhem apenas com fornecedores aprovados e que os preços e os termos se alinhem aos contratos negociados. Os processos de compra eletrônica podem ser significativamente aprimorados com os benefícios do software de gerenciamento de contratos.
Por exemplo, vamos imaginar que uma empresa precisa analisar os preços e o desempenho de um fornecedor de quem eles compram material de escritório. Com o software de gerenciamento de contratos, eles podem analisar pedidos de compra e contratos subsequentes, garantindo que estejam mantendo relacionamentos com fornecedores respeitáveis e que os preços e os termos sejam consistentes com os contratos negociados. Essa supervisão ajuda a empresa a manter a conformidade e a evitar compras não autorizadas. Isso reduz o tempo e o esforço necessários para os processos de aprovação manual e melhora a eficiência geral de compras - um dos maiores benefícios das soluções de software de gerenciamento de contratos.
Furthermore, contract management software can automate the approval process for procurements, ensuring that they are reviewed and approved by the appropriate stakeholders. This reduces the time and effort required for manual approval processes and improves overall procurement efficiency – one of the biggest benefits of contract management software solutions.
3. E-SOURCO
E-SOURCO refere-se ao processo de identificação, avaliação e seleção de fornecedores eletronicamente. Os recursos e os benefícios do software de gerenciamento de contratos podem facilitar uma melhor busca, fornecendo um repositório centralizado de informações sobre fornecedores, incluindo qualificações, certificações e histórico de desempenho.
Por exemplo, digamos que uma empresa esteja procurando um novo fornecedor para um produto específico. Com o software de gerenciamento de contratos, eles podem facilmente publicar informações de oferta e acesso ao fornecedor, como suas qualificações e histórico de desempenho, para tomar uma decisão informada. Eles podem desfrutar de recursos avançados para avaliações e pontuação de lances, posteriormente conceder uma oferta e gerenciar a oferta e o contrato. Essa integração de procedimentos simplifica o processo de seleção de fornecedores e garante que a empresa esteja trabalhando com fornecedores confiáveis e compatíveis. Isso reduz o tempo e o esforço necessários para os processos manuais de qualificação de fornecedores e fornecedores e melhora a eficácia geral do fornecimento-outro dos benefícios multifuncionais do software de gerenciamento de contratos.
Additionally, contract management software can automate the supplier onboarding process, allowing organisations to efficiently gather and verify supplier information. This reduces the time and effort required for manual vendor and supplier qualification processes and improves overall sourcing effectiveness – another of the cross-functional benefits of contract management software.
4. Gerenciamento de pedidos de compra
Gerenciamento de pedidos de compra é o processo de criação, aprovação e rastreamento de pedidos de compra. A funcionalidade e os benefícios do software de gerenciamento de contratos podem se integrar aos sistemas de pedidos de compra, automatizando a criação de pedidos de compra a partir de modelos pré-aprovados enquanto desfrutam de supervisão abrangente de realização, transparência de ativos e rastreamento. Com o software de gerenciamento de contratos, eles podem gerar facilmente um pedido de compra diretamente de um contrato com um modelo, juntamente com a funcionalidade de punção e carrinho de compras, para um catálogo visualmente envolvente e unificado, garantindo que os termos e condições sejam refletidos com precisão. Isso elimina a necessidade de entrada de dados manuais e reduz o risco de erros. Essa supervisão pode permitir que as organizações rastreem e monitorem suas atividades de compras. As organizações podem permanecer no topo de seus processos de compra e garantir a entrega oportuna de bens e serviços - destacando os benefícios do software de gerenciamento de contratos para processos integrados.
For instance, let’s say a company needs to create a purchase order for a product. With contract management software, they can easily generate a purchase order directly from a contract with a template along with punchout and shopping cart functionality for a visually engaging and unified catalogue, ensuring that the terms and conditions are reflected accurately. This eliminates the need for manual data entry and reduces the risk of errors.
Also, contract management software can provide real-time visibility into the status of purchase orders, quantities received, assets of PO, details on preventative maintenance, and more. This oversight can allow organisations to track and monitor their procurement activities. Organisations can stay on top of their purchasing processes and ensure timely delivery of goods and services – highlighting the benefits of contract management software for integrated processes.
5. Assinaturas eletrônicas
Assinaturas eletrônicas são uma maneira segura e legalmente vinculativa para assinar contratos eletronicamente. O software líder de gerenciamento de contratos inclui recursos de assinatura eletrônica nativa e de terceiros, permitindo que as organizações otimizem o processo de assinatura em até vinte por cento e elimine a necessidade de impressão, digitalização e envio de documentos físicos ou envie por e-mail contratos digitais e gerencie-os de uma maneira compartilhada de uma maneira desorganizada. Com o software de gerenciamento de contratos, eles podem enviar o contrato eletronicamente e obter uma assinatura eletrônica do cliente. Além disso, com base em um fluxo de trabalho pré-aprovado, o software pode automatizar a coleta de assinaturas de várias partes interessadas com eficiência e sem perder tempo. Além disso, as organizações podem desfrutar de um processo mais seguro e reconhecido com atestado de assinatura digital. Essa funcionalidade e mais acelerar o processo de execução do contrato.
For example, let’s say a company needs to sign a contract with a client. With contract management software, they can send the contract electronically and obtain an electronic signature from the client. Furthermore, based on a pre-approved workflow, the software can automate the gathering of signatures from multiple stakeholders efficiently and without wasting time. Additionally, organisations can enjoy a more secure and notarised process with digital signature attestation. This functionality and more speeds up the contract execution process.
Além disso, o software de gerenciamento de contratos pode fornecer trilhas de auditoria e registros de data e hora para assinaturas eletrônicas, garantindo a integridade e a autenticidade dos contratos assinados. Isso aprimora a validade legal dos contratos e fornece um nível mais alto de segurança em comparação com assinaturas tradicionais baseadas em papel ou processos digitais descentralizados. Como tal, serve como um dos maiores benefícios do software de gerenciamento de contratos, centralizando e simplificando o processo de execução. Do gerenciamento do ciclo de vida do contrato até a eProcurement, eSourcing, compra Pedidos de gerenciamento e assinaturas eletrônicas, o software de gerenciamento de contratos fornece uma plataforma centralizada para documentos eficientes e compatíveis e relacionamentos comerciais mais frutíferos. Seja você uma empresa pequena ou uma grande empresa, o software de gerenciamento de contratos pode ajudá -lo a assumir o controle de seus contratos e desbloquear novas oportunidades de crescimento e sucesso. Hoje! Como seu processo de contrato pode ser melhorado? »
Key takeaway
There are wide-ranging cross-functional benefits of contract management software that can transform how organisations manage their contracts and so many other important documents and data. From contract lifecycle management to eProcurement, eSourcing, purchase order management, and electronic signatures, contract management software provides a centralised platform for efficient, compliant documents and more fruitful business relationships.
By leveraging the benefits of contract management software, organisations can streamline their processes, reduce risks, improve contract compliance, and enhance overall efficiency. Whether you are a small business or a large enterprise, contract management software can help you take control of your contracts and unlock new opportunities for growth and success.
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Contact John O’Brien, CEO at Four Business Solutions – global business consultants and software integrators specialising in business process improvement.