1. REPOSITION DE CONTRATO SEGURO SYST Em
O problema de armazenar manualmente contratos
Muitas organizações líderes usam digital Contrato e Ferramentas de armazenamento de documentos para eficiência e produtividade. No entanto, muitos ainda dependem de abordagens manuais insuficientes, envolvendo arquivos para documentação em papel, e -mails e armazenamento digital desorganizado. Esses métodos tornam quase impossível manter os contratos seguros, manter o controle da versão, aderir às principais datas, permanecer no topo dos marcos ou aplicar regras de arquivamento e retenção de contratos. Desempenho. Um banco de dados de contrato habilitado para a Web é um local para que contratos e dados relevantes sejam armazenados com segurança. Ele permite que os profissionais de gerenciamento de contratos organizem contratos, supervisionem as permissões, empregam controle de versão do documento, pesquisem contratos existentes, rastreiam o status do contrato e colaborem. É uma das ferramentas de gerenciamento de contratos mais centralizadas e versáteis. É uma oportunidade para as organizações fazer contratos e dados funcionarem para eles - levando a mais produtividade, aumento da receita e economia, risco reduzido e sucesso no cumprimento de KPIs de gerenciamento de contratos. Com informações pessoais identificáveis (PII), Informações sobre cartão de pagamento (PCI) e outros dados confidenciais, os gerentes de contrato devem poder colocar restrições de acesso a peças específicas de dados importantes. Por exemplo, os usuários finais de software podem não ter necessidade de se envolver com contratos que não sejam aqueles que eles se elaboraram. Com um padrão de permissões de usuário em vigor, as organizações podem impedir problemas de segurança e instâncias de dados sensíveis que entram nas mãos do pessoal não autorizado. Suporte ao rastreamento proativo e gerenciamento de aprovações de contratos, status, datas de renovação, cláusulas de renovação automatizadas e marcos.
Storing contracts may seem like a simple task but without a secure contract repository, organisations are missing out on the key player in contract management tools supporting their ability to reduce risk, keep control of their contracts and improve contract performance.
The solution: A contract repository system
A central contract repository enables organisations to store contracts while reaping their highest ROI. A web-enabled contract database is a place for contracts and relevant data to be securely stored. It allows contract management professionals to organise contracts, oversee permissions, employ document version control, search for existing contracts, track contract status and collaborate. It’s one of the most centralised and versatile contract management tools.
Contract storage isn’t merely about where an organisation saves its documents; it’s an opportunity for organisations to make contracts and data work for them – leading to more productivity, increased revenue and savings, reduced risk and success in meeting contract management KPIs.
Throughout the contract lifecycle, an abundance of sensitive information is tracked and stored within a contract management software system. With personally identifiable information (PII), payment card information (PCI) and other sensitive data, contract managers must be able to place access restrictions on specific pieces of key data. For instance, software end-users may not have any need to engage with contracts other than those they’ve drafted themselves. With a user permissions standard in place, organisations can prevent security issues and instances of sensitive data entering the hands of unauthorised personnel.
Additionally, the manual storage of contracts hinders the success of organisations by:
- limiting access
- leaving documents and their supporting files disconnected
- lacking visibility and transparency
- no support for the proactive tracking and management of contract approvals, status, renewal dates, automated renewal clauses, and milestones.
Conversely, an online document repository is among the best contract management tools, as it helps organisations by:
- optimising and making safe the location, protection, organisation, search and sharing of contracts
- centralising control
- improving accountability
- increasing productivity
- simplifying contract management
- storing virtually unlimited contract data and contract documents.
Arm yourself with the central repository system your organisation needs to succeed in 2024 com um conjunto líder de ferramentas de gerenciamento de contratos.
2. Fluxo de trabalho de contrato eficiente
O problema com o fluxo de trabalho manual
Gerenciamento de fluxo de trabalho de contrato manual é uma prática desatualizada, exigindo que os gerentes de contrato supervisionem pessoalmente todos os estágios do ciclo de vida do contrato. Qualquer atraso de qualquer pessoa envolvida gera o fluxo de um ciclo de vida do contrato para uma parada estridente. Os gerentes de contrato de 2024 devem deixar essa prática para trás e adotar uma mais eficiente com as principais ferramentas de gerenciamento de contratos. O fluxo de trabalho inteligente permite que os gerentes de contratos aproveitem os campos definidos pelo usuário, gerenciamento de processos de contrato, relatórios e análises, trilhas de auditoria e ferramentas mais úteis de gerenciamento de contratos. Os alertas automatizados podem ajudar o pessoal de gerenciamento de contratos a atender às principais datas e marcos, incluindo renovações de contratos. Além disso, o histórico de trilhas de auditoria registrado por inteligente
The solution: Automated contract workflow
Software that provides contract workflow automation reduces contract lifecycle delays by engaging the right people at the right time with virtually unlimited contract notifications, automated alerts and workflow task reminders. Intelligent workflow allows contract managers to leverage user-defined fields, contract process management, reporting and analytics, audit trails and more helpful contract management tools.
Contract collaboration, negotiation and approvals can be managed with workflows to track every stage of the contract lifecycle. Automated alerts can help contract management personnel meet key dates and milestones, including contract renewals. Additionally, audit trail history recorded by intelligent Sistemas de gerenciamento de contratos pode fornecer um registro acessível e atualizado das alterações de contrato. Corte o tempo do ciclo de aprovação do contrato superando gargalos e essencialmente garantindo a responsabilidade com fluxo de trabalho inteligente e automatizado.
3. Assembléia de documentos simplificada
O problema com a elaboração de documentos manuais
Produtividade sofre quando várias pessoas são encarregadas de criar, revisar e revisar documentos de contrato de maneira descentralizada. É desperdiçado o tempo criando novos documentos, baixando repetidamente modelos de contrato, localizando informações relevantes e imputando manualmente dados em vários campos. Além disso, documentos estáticos e intocados se tornam obsoletos quando as versões e modelos de documentos atualizados não são facilmente aparentes para todo o pessoal envolvido, aumentando o risco de erro. A conformidade pode se tornar um problema quando modelos, práticas de linguagem aprovadas e cláusulas não são atuais ou padronizadas. Entre em 2024 com ferramentas de gerenciamento de contratos que automatizam e centralizam contratos, acordos e documentos de risco. Com o software de montagem de documentos de ponta, gerentes de contratos e profissionais do direito podem fazer cumprir a conformidade e cometer problemas sobre erros de entrada de dados, colaboração, armazenamento e distribuição uma coisa do passado. Uma interface intuitiva permite gerenciar vários modelos pré-criados e versões de documentos, que podem ser facilmente exportadas para formatos de arquivo padrão. O Google Workspace e o MS Office 365 plug-ins podem tornar a edição de documentos e a criação de contratos mais eficientes no tempo. As ferramentas de gerenciamento de contratos de rastreamento versio podem fazê-lo para que todos os envolvidos no processo de desenho de documentos estejam atualizados e na mesma página. As assinaturas eletrônicas podem facilitar a assinatura, mais rápido e acessível de qualquer lugar do escritório ou em movimento. Avançar em 2024 com ferramentas de gerenciamento de contratos que promovem a montagem, armazenamento e colaboração seguros de documentos.
The solution: automated document assembly
Contract managers and legal professionals: stop wasting time and money with a manual document drafting and assembly process. Step into 2024 with contract management tools that automate and centralize contracts, agreements, and risk documents. With cutting-edge document assembly software, contract managers and legal professionals can enforce compliance and make issues regarding data entry errors, collaboration, storage and distribution a thing of the past.
Those armed with this tool can quickly create compliant, timely and accurate documents, contracts and letters that merge their organisation’s approved clauses and data fields and leverage drag-and-drop contract creation as well. An intuitive interface allows for managing multiple pre-built templates and document versions, which can easily be exported into standard file formats. Google Workspace and MS Office 365 plug-ins can make document editing and contract authoring more time efficient. Versio- tracking contract management tools can make it so everyone involved in the document drafting process is up-to-speed and on the same page. Electronic signatures can make signing easier, faster, and accessible from anywhere in the office or on the go.
Concerning the reduction of compliance issues, document assembly software can allow for the configuration of complex rules and user permissions regarding document management and version access with the help of audit trail and approval routing capabilities. Get ahead in 2024 with contract management tools that promote secure document assembly, storage, and collaboration.
4. Rastreamento de contrato inteligente
O problema com o rastreamento manual de contratos
Processos de rastreamento de contrato manual podem ser aceitáveis para organizações que gerenciam um número baixo de contratos. No entanto, as taxas de falha do contrato aumentam exponencialmente quando o volume do contrato aumenta para centenas, milhares ou mais.
Como foi mencionado anteriormente, o rastreamento insuficiente do contrato dificulta a capacidade de uma organização de atingir suas metas financeiras, carece de segurança e coloca as organizações em risco regulatório e operacional. Sistemas de arquivamento manual, e -mails e planilhas não são ferramentas adequadas de gerenciamento de contratos para as organizações aproveitarem o máximo de seus contratos porque:
- Sistemas de arquivamento manual levam a diferentes versões de contratos armazenados em pastas de spand em contatos, aumentando a letra de lifecycles, que não é um pouco de alerta. e alertas sobre questões com termos de contrato ou idioma; Alertas sobre oportunidades de venda cruzada, up-sell, desconto ou preços; aprovações rápidas e roteamento para assinaturas; e um sistema de rastreamento de versão centralizado. O gerenciamento do ciclo de vida na forma de rastreamento avançado de contratos, completo com maior visibilidade, um repositório de contrato seguro, modelos aprovados e bibliotecas de cláusulas para elaboração de contrato simplificados, insights de desempenho, colaboração aprimorada e trilhas abrangentes de auditoria.
- email management of the contract lifecycle leads to delays
- spreadsheets lack task alerts and alerts regarding issues with contract terms or language; alerts regarding cross-sell, up-sell, discount, or pricing opportunities; fast approvals and routing for signatures; and a centralised version tracking system.
Consequently, timelines can change, audit trails can be unsatisfactory, and rescheduling can become necessary – leading to wasted time and contract lifecycle bottlenecks.
The solution: intelligent contract tracking tools
Leading contract management softwarecan provide contract management professionals with better contract lifecycle management in the form of advanced contract tracking complete with increased visibility, a secure contract repository, approved templates and clause libraries for streamlined contract drafting, performance insights, improved collaboration and comprehensive audit trails.
Com a ajuda de ferramentas inteligentes de gerenciamento de contratos, os gerentes de contratos podem ver taxas mais rápidas de contrato a fechamento. Processo de gerenciamento de contratos comprovado Tecnologia, que ajuda no gerenciamento de ciclo de vida de ponta a ponta, é fácil de usar, permitindo ampla adoção por todos os usuários e as partes interessadas impactadas. Armazenamento
If you’re contemplating investing in contract tracking software, look for key features such as:
- a secure and centralised document repository with virtually unlimited storage
- Rastreamento de versão automatizada
- Rastreamento para vários tipos de anexo-incluindo contratos, pedidos de compra, documentos de suporte, faturas, etc
- Pré-Award e Pós -
- vendor compliance tracking
- contract record audit tracking and logging.
Additionally, to better track the entirety of the contract lifecycle from requests to approvals, look for contract management tools such as:
- Automação inteligente do fluxo de trabalho
- Campos definidos pelo usuário
- automated key date and task reminders
- electronic signatures.
Tackle 2024 with contract management software that provides intelligent contract tracking tools combined with the ability to adapt to your organisation’s evolving standards and processes.
5. Esignaturas
O problema com assinaturas manuais
Obtenção de assinaturas manualmente ou pessoal pode ser extremamente difícil, especialmente quando funcionários com autoridade de assinatura não estão disponíveis. A assinatura é sem dúvida o aspecto mais importante do gerenciamento de contratos, mas os processos de assinatura manual são antiquados e lentos, impedindo uma experiência simplificada para partes internas e externas. Por fim, as práticas de assinatura manual podem deixar sua organização em risco, e a falta de um processo de assinatura simplificado pode comprometer sua reputação. Gerenciamento de contratos e documentos estruturados em torno de processos desatualizados que requerem papel, impressão, correspondência, assinaturas úmidas e acompanhamento constante podem atrasar a execução do contrato. As assinaturas são uma etapa crucial no ciclo de vida do contrato. Os gargalos de assinatura podem desencadear atrasos nas obrigações de cumprimento, atender aos padrões de conformidade e executar a execução do contrato. As assinaturas eletrônicas, no entanto, podem reduzir o tempo de envio para assinar até 20%. Empresas que estão perdendo tempo gerenciando a papelada, que desejam uma melhor reputação e que precisam de processos de arquivamento mais eficientes podem se beneficiar significativamente das assinaturas eletrônicas porque podem:
The direct and indirect costs resulting from paper-based processes, administrative time wasted, and mailing fees can become excessive. Ultimately, manual signing practices can leave your organisation at risk, and the lack of a streamlined signing process can compromise its reputation. Contract and document management structured around outdated processes requiring paper, printing, mailing, wet signatures and constant follow-up can delay contract execution.
The solution: electronic signatures
Electronic signatures are essential contract management tools in 2024. An eSignature is an electronic rendering of a signature that enables stakeholders to sign a document online without needing a physical copy of the document on hand. Signatures are a crucial step in the contract lifecycle. Signature bottlenecks can trigger delays with meeting obligations, meeting compliance standards, and performing contract execution. Electronic signatures, however can cut send-to-sign time up to 20%.
Contract managers can fully reap the benefits of eSignatures with electronic signature software such as IntelliSign®. Companies that are wasting time managing paperwork, that want a better reputation, and that need more efficient archiving processes can benefit significantly from electronic signatures because they can:
- Economize dinheiro: Não há mais papel, impressoras, tinta, viagem ou custos de correspondência precisam ser necessários para obter documentos assinados. Basta aproveitar o poder das ferramentas de gerenciamento de contratos e eliminar essa dor de cabeça. trilhas de auditoria e são legalmente vinculativas e seguras. Os prazos cruciais podem ser cumpridos.
- Save time: Significantly less time can be spent focusing on administrative costs involved with sending, tracking, storing and following up on documents that are out for signature.
- Provide enhanced security: Confidentiality breaches and processing errors can be reduced because electronic signatures provide audit trails and are legally binding and secure.
- Improve business relationships and visibility: The signing process can be streamlined and accessible in or out of the office. Crucial deadlines can be met.
As ferramentas de gerenciamento de contratos do futuro estão aqui
Now that you have learned about the five essential contract management tools for 2024, it is time to consider the contract software platform that offers these and more for CLM success: Contract Insight.
Contract Insight is an award-winning contract lifecycle management software solution that has received acclaim from third-party analysts, customers and many others. Users can successfully oversee comprehensive contract lifecycle management and exceed contract management KPIs.
To find out more, contact John O’Brien, CEO at Four Business Solutions – global business consultants and software integrators specialising in business process improvement.