Como a comunicação pode fazer ou quebrar uma aquisição bem -sucedida e melhorar Gerenciamento de contratos
Melhorando Gerenciamento de contratos não é um processo fácil. Existem inúmeras etapas envolvidas no processo de aquisição. Desde a identificação de necessidades iniciais, todo o caminho até o monitoramento do desempenho quando um contrato é concedido exige uma equipe de pessoas - às vezes em diferentes departamentos - para se envolver. Se muitas pessoas contribuirem para o processo de aquisição, mas não se esforcem para se comunicar com cada um, o processo pode não ter sucesso desde o início. Isso cria uma lacuna de comunicação. Não é apenas a chave de comunicação eficaz para a aquisição e melhorar o gerenciamento de contratos bem -sucedidos, mas também um diálogo aberto com o setor e os potenciais fornecedores. Quando a necessidade inicial é reconhecida no início do processo de aquisição, é importante descrever essa necessidade na proposta e requisição. Internamente, todos os envolvidos devem estar na mesma página quando se trata de requisitos e expectativas. Uma boa proposta não deixará espaço para interpretação. Os requisitos devem ser concisos e direto ao ponto. Não fazer isso coloca sua organização em desvantagem, porque os possíveis fornecedores não sabem exatamente o que você está procurando. Eles são os mais investidos nas necessidades da sua organização. Reserve um tempo para se comunicar com eles para aprender mais sobre seu produto ou serviço e como ele pode beneficiar melhor você. Através do diálogo aberto do fornecedor, sua organização pode aprender mais sobre o setor, preocupações e tendências atuais e muito mais. Pode ser esmagador, especialmente quando há outros contratos ativos em movimento. Muitas organizações usam o representante do contratante (COR), que supervisiona o processo de contratação depois que um contrato for concedido. Eles atuam como uma ligação entre os departamentos e contribuem para o diálogo em andamento internamente. Se você não sabe quem tem propriedade de certas partes do processo, torna muito mais difícil obter respostas quando você precisar delas. O COR garante que todos os requisitos estejam sendo atendidos e seja a pessoa preferida para qualquer coisa relacionada ao contrato. Ele melhorará continuamente, desde que todos estejam comprometidos em melhorá -lo. As pessoas só podem fazer muito, por isso é importante ter as ferramentas certas para fechar a lacuna de comunicação. Eventualmente, ele se tornará e obsoleto.
Setting the standard from the beginning
Communication comes in many forms. When the initial need is recognised at the beginning of the acquisition process, it’s important to outline that need in the proposal and requisition. Internally, everyone involved should be on the same page when it comes to requirements and expectations. A good proposal will leave no room for interpretation. Requirements should be concise and straight to the point. Failing to do this puts your organisation at a disadvantage because potential vendors won’t know exactly what you’re looking for.
Vendors may be one of the most important stakeholders throughout the whole process. They’re the most invested in the needs of your organisation. Take the time to communicate with them to learn more about their product or service and how it can best benefit you. Through open vendor dialogue, your organisation can learn more about the industry, current concerns and trends, and more.
Work with the Contracting Officer’s representative to improve contract management
Once a contract has been awarded, the process of monitoring performance and tracking compliance begins. It can be overwhelming especially when there are other active contracts on the go. Many organisations use the Contracting Officer’s Representative (COR), who oversees the contracting process once a contract has been awarded. They act as a liaison between departments, and contribute to the ongoing dialogue internally.
A COR can help close the communication gap and contribute to improving contract management since they ultimately become the ‘voice’ for the contract. If you don’t know who has ownership of certain parts of the process, it makes it much more difficult to get answers when you need them. The COR ensures that all requirements are being met and is the go-to person for anything related to the contract.
Bringing it all together to close the communication gap
Effective communication is an active, ongoing process. It will continually improve as long as everyone is committed to improve it. People can only do so much so it’s important to have the right tools in place to close the communication gap. Eventually it will become and obsolete.
Muitas organizações acham que gerenciam seus contratos - a maneira como a maioria das partes do processo de aquisição opera - em silos. Nem todo mundo tem acesso às mesmas informações. Algumas das informações mais críticas podem ser detectadas pela parte necessária. Não ter uma visão geral bem oleada sobre o processo pode levar a um trabalho duplo, o custo incorrido e pode abrir sua organização para mais riscos. Ao implementar uma plataforma de gerenciamento de contratos, todos os contratos vivem em um repositório central e todos os fluxos e processos de trabalho estão documentados. E você pode rastrear facilmente versões contratadas e executar rapidamente as tarefas na fração do tempo necessário para fazê -lo por conta própria. Com A
Having a contract management platform in place that is flexible enough to handle multiple departments is a step in the right direction. When implementing a contract management platform, all contracts live in one central repository and all workflows and processes are documented.
You can use the platform to inform other team members of open items and important dates to keep in mind. And you can easily track contract versions and quickly get tasks executed in the fraction of the time it would take to do so on your own. With a Gerenciamento de contratos Plataforma, isso fornece ao COR uma ferramenta que eles podem usar para rastrear desempenho e conformidade. Eles podem gerar relatórios, procurar rapidamente documentos e maximizar sua função.
Um dos componentes mais importantes de uma solução de gerenciamento de contratos é a capacidade de se comunicar rapidamente com os fornecedores. Com esta plataforma, você pode dar aos seus potenciais fornecedores a oportunidade de enviar perguntas, documentos e outras informações relevantes que suportam a concessão do contrato. Ao fazer ajustes na proposta inicial, você pode alertar facilmente os possíveis fornecedores e eliminar os emails manuais.
A comunicação não é fácil e é uma habilidade que requer melhoria contínua. Quando se trata de comunicação organizacional, não ter o suficiente pode ter um efeito prejudicial. Quando você se esforça para garantir que todos estejam na mesma página e dão a eles as ferramentas necessárias para ter sucesso, você se encontrará com mais vitórias do que perdas. Esta postagem destaca os aprimoramentos dos principais recursos, mas não é uma descrição completa da nova atualização do sistema. Se você deseja saber mais, ou deseja uma avaliação gratuita para entender como o Insight do contrato pode ajudá -lo, ligue para John O'Brien em
Contract Insight from Four Business Solutions
Contract Insight helps you better manage and secure your business. This post highlights key feature enhancements, but is not a full description of the new system update. If you’d like to find out more, or you’d like a free trial to understand how Contract Insight can help you, please call John O’Brien at Four Business Solutions em 0800 6250 025.
John O’Brien is the CEO at Four Business Solutions, global business consultants and software integrators providing business processes improvements in FINANCE, Cadeia de suprimentos e operações, em uma ampla gama de indústrias.
