#1 What is contract management software?
Contract management software gives businesses useful tools for maximising the value of their contracts, and streamlining contract management practices from requests to renewals. In this blog, we answer frequently asked questions about the features, benefits, value, importance and selection of intelligent contract management software.
Software de gerenciamento de contratos Ajuda organizações de todos os tamanhos a criar, armazenar, rastrear e gerenciar contratos em todo o seu ciclo de vida de contratocontract lifecycle. Com líder software de gerenciamento de contratos, os usuários podem redigir contratos e documentos, definir Termos e condições, atribuir tarefas e permissões e rastrear crucial Marcos.
Um usuário, bem organizado A plataforma de gerenciamento de contratos ajuda empresas como o seu otimizar o contrato deles processo do ciclo de vida, permitindo que eles se fortaleçam e melhorem seus relacionamentos com clientes e fornecedores como volume e complexidade do contrato aumenta. Os principais recursos do software de gerenciamento de contratos incluem:
- contrato e elaboração de documentos ferramentas para estabelecer os termos e condições envolvidas em todos os contratos
- Gerenciamento de documentos Ferramentas para armazenamento de contrato organizado
- Gerenciamento de fluxo de trabalho para ajudar as empresas a atribuir, executar e supervisionar Atividades do ciclo de vida do contrato de maneira ordenada
- Gerenciamento de ciclo de vida do contrato Recursos para a supervisão de Fluxo de trabalho contratual, desde solicitações até desenho de contrato a negociações e assinaturas e renovações
- Rastreamento de conclusão para que você possa rastrear marcos de contrato e verificar Se as obrigações contratuais foram ou não cumpridas
- Ferramentas de pesquisa para a localização de contratos e documentos relacionados
- Opções de implementação que oferecem uma escolha entre a nuvem e a nuvem e Implementada implementação de software interno implantada. pode realmente enriquecer e suportar diferentes necessidades departamentais de origem a contrato. Melhores práticas de gerenciamento com uma solução que oferece:
This kind of software can support organisations in all their source-to-contract needs, allowing for improved efficiency and productivity, organised and secure storage, mitigated risk and increased revenue.
#2 Do I need contract management software?
User- friendly and dynamic, it can really enrich and support different departmental source-to-contract needs.
Contract managers can navigate the ever-shifting landscape of contract management best practices with a solution that offers:
- armazenamento de arquivo ilimitado e seguro
- Ciclo de vida do contrato Automation
- Fluxo de trabalho inteligente
- enhanced search and tracking tools
- user-friendly eSignatures.
Legal professionals can overcome their most significant challenges because:
- Ferramentas de atribuição de tarefas garantem que as pessoas certas sejam Trabalhando nas tarefas certas
- Portais de negociação on -line, pesquisa e relatório Ferramentas, alertas automáticos de email e calendário para datas e renovações -chave, e Histórico da versão do contrato Faça tarefas de negociação e pós-aprovação o mais eficiente possível
- Monitoramento de conformidade auxilia na reunião do contrato e regulamentos de contrato
- Um repositório de contrato seguro ajuda você a pesquisar, rastrear, e armazenar vários contratos facilmente
- A propriedade da cláusula protege modelos e reduz as instâncias de perda de propriedade legal
- assinaturas eletrônicas e aprovações eletrônicas reduzem Taxas contratadas para fechar. processos e maximizar o valor de suas oportunidades de compra com
Procurement professionals can cut risk, standardise and organise their purchasing processes, and maximise the value of their purchasing opportunities with Recursos de eProcurement, incluindo:
- Gerenciamento de compras de ponta a ponta
- gastos, compras, diversidade de fornecedores e seguro Rastreamento
- Licitação on -line
- Comparações de gastos e custos
- Classificações de fornecedores, scorecards e muito mais. Práticas
Sales professionals can take control of their sales practices, corte ciclos de contrato, aumente conformidade, mitigar o risco e encontrar mais oportunidades para os contratos que eles Gerencie com ferramentas como:
- Relatórios de desempenho do contrato transparente
- Controle de versão e recursos da trilha de auditoria
- Alertas de email e tarefa
- document template and clause libraries.
Compliance professionals can fulfill the terms of a contract, meet obligations on time, evade bottlenecks, reduce risk, increase revenue and maintain a trustworthy reputation with:
- Um sistema de repositório centralizado e seguro
- Pesquisa rápida Ferramentas
- Ferramentas de gerenciamento de tarefas
- 11.| o processo pelo qual um contrato passa pedidos, autoria, negociações, aprovações, assinaturas, execução e fechamento ou renovação. O processo completo do ciclo de vida pode ser visto no Gráfico abaixo.
#3 What is contract lifecycle management?
The contract lifecycle is the process through which a contract undergoes requests, authoring, negotiations, approvals, signatures, execution and close-out or renewal. The full lifecycle process can be seen in the graphic below.
Você provavelmente terá que manipular muitos registros de contrato, e cada contrato estará em um estágio diferente do ciclo de vida. Portanto, o gerenciamento do ciclo de vida do contrato é crucial para reduzir o risco, melhorar a produtividade e maximizar o valor do contrato. Veja como este software pode ajudar:
- Consolidar documentos de autoria: Rastreamento de versão padronizado pode preservar o uniformidade de um único contrato - não importa com que frequência seja divulgado em todo o negócio
- otimizar as negociações: simplificar o rastreamento, revisão e revisão do contrato durante negociações. Alterações fáceis de entender permitem que todas as partes editem Contratos facilmente e compreenda o conteúdo do contrato sem confusão. eficiente com alertas automáticos e roteamento de aprovação. Também reduz Tempo de aprovação do contrato, ajudando todas as partes envolvidas no processo de aprovação completo As etapas relevantes no tempo. conformidade e obrigações e foco atenção em facetas mais estratégicas do gerenciamento de contratos, como encontrar oportunidades e análise de dados. E se uma contraparte tem um prensado Obrigação ou conformidade, o software de gerenciamento de contratos pode alertar as partes envolvidas sobre datas -chave, tarefas e marcos, que aceleram a conclusão de tarefas necessárias. As soluções de gerenciamento deixam o potencial de gargalos prejudiciais, perdidos tarefas e conseqüências legais. Um configurável e fácil de entender A interface de gerenciamento do ciclo de vida do contrato fornece a todas as partes acesso a recursos úteis dentro ou fora do escritório, para que eles possam atravessar o processo de contrato sem problema.
- expedite approval: workflow automation makes contract management more efficient with automatic alerts and approval routing. It also reduces contract approval time by helping all parties involved in the approval process complete the relevant steps on time.
- manage obligations and compliance: compliance tracking tools help companies meeting compliance and obligations, andfocus attention on more strategic facets of contract management such as finding opportunities and data analysis. And if a counterparty has a pressing obligation or compliance, contract management software can alert involved parties regarding key dates, tasks and milestones, which expedites the completion of necessary tasks.
Dated contract lifecycle management solutions leave the potential for detrimental bottlenecks, missed tasks and legal consequences. A configurable and easy-to-grasp contract lifecycle management interface gives all parties access to useful features in or out of the office, so they can breeze through the contract process without issue.
#4 Como os documentos são armazenados?
sem gerenciamento de contrato Software, os documentos geralmente são armazenados em arquivos de armários para papel Documentação, locais desorganizados de armazenamento digital e e -mails. Você pode Perdoe facilmente as ferramentas de controle de versão, data -chave e alertas de marco, pesquisando e relatar funcionalidade e melhoria geral do desempenho do contrato.
Esses métodos limitam o documento Acesso, deixe documentos e seus arquivos de suporte desconectados, não transparência e visibilidade e suporte para o gerenciamento proativo e Rastreamento do status do contrato, aprovações, datas de renovação, renovação automatizada cláusulas e marcos.
no lado do flip, um seguro Sistema de repositório de contrato e documento que contrata o software de gerenciamento ofertas ajudam a otimizar a proteção, organização, localização e compartilhamento de contratos. Recursos de proteção de dados garantem que as informações pessoais sejam não em risco. Um sistema de repositório seguro centraliza a versão do documento Controle, melhora a responsabilidade e aumenta a produtividade, reduzindo o tempo gasto em gerenciamento manual.
armazenamento de contrato adequado oferece a oportunidade para as organizações fazer com que os contratos trabalhem mais - liderando Para um gerenciamento mais simples de contratos, aumento da receita e economia, risco reduzido e sucesso na reunião de contratos KPIs.
#5 Como posso gerenciar com eficiência o fluxo de trabalho? todas as etapas do ciclo de vida do contrato com colaboração, negociação e Ferramentas de aprovação. Alertas automáticos ajudam a atender às datas -chave e Marcos, incluindo renovações de contratos. E a história da trilha de auditoria rastreada por um software de gerenciamento de contratos inteligente fornece um facilmente acessível, Registro atual de alterações do contrato. As empresas podem otimizar a aprovação do contrato ciclos evitando gargalos e promovendo a responsabilidade com automatizado Fluxo de trabalho. informando as pessoas corretas no momento certo com notificações ilimitadas, Lembretes de tarefas e alertas automatizados. Com fluxo de trabalho inteligente, empresas pode alavancar:
You can use workflow to track every stage of the contract lifecycle with collaboration, negotiation and approval tools. Automatic alerts help with meeting key dates and milestones, including contract renewals. And audit trail history tracked by intelligent contract management software provides an easily-accessible, current record of contract changes. Businesses can streamline contract approval cycles by avoiding bottlenecks and promoting accountability with automated workflow.
Software that offers contract workflow automation reduces delays in the contract lifecycle by informing the correct people at the right time with unlimited notifications, task reminders and automated alerts. With intelligent workflow, companies can leverage:
- Campos definidos pelo usuário
- Relatórios e análises
- Trilhas de auditoria
- Gerenciamento de processos de contrato. com assembly de documentos?
#6 How can contract management software help with document assembly?
com um recurso automatizado de montagem de documentos incluído no software de gerenciamento de contratos, As organizações podem fazer cumprir a conformidade e erradicar questões relacionadas à colaboração, Distribuição, armazenamento e entrada de dados. O software ajuda a produzir cartas precisas, compatíveis e oportunas, documentos e contratos que mesclam seus campos e cláusulas de dados pré-aprovados. Esse O recurso permite o gerenciamento de versões e modelos de documentos facilmente exportado para formatos de arquivo padrão. Ms word plug-ins Revise mais eficiente em termos de tempo. Ferramentas para rastreamento de versão Mantenha o documento processo de desenho consistente.
Legal document assembly software helps you produce accurate, compliant and timely letters, documents and contracts that merge their pre-approved data fields and clauses. This feature allows for the management of document versions and templates easily exported into standard file formats. MS Word plug-ins make drafting and review more time-efficient. Tools for version tracking keep the document drafting process consistent. assinaturas eletrônicas Torne a assinatura rápida, fácil e acessível dentro ou fora do escritório.
Automação legal de documentos Automação Os recursos permitem a configuração de permissões de usuário, regras e trilhas de auditoria - resultando na redução de gargalos de conformidade.
#7 Como posso acompanhar as tarefas, documentos e conformidade?
Contrato inteligente O software de gerenciamento é fundamental no rastreamento de documentos, tarefas e conformidade porque oferece recursos como:
- O repositório do sistema seguro mencionado acima
- document and contract version tracking tools
- tracking for unlimited record attachment types, including contracts, requests, purchase orders, invoices, supporting documents etc.
- pre- and post-award tracking
- supplier/customer compliance tracking
- record audit trails, tracking and logging.
Additionally, intelligent workflow makes task tracking simpler and more organised. User-defined fields make for a consistent and navigable contract creation and searching experience.
#8 faz ajuda software de gerenciamento de contratos Com a pesquisa e o relatório? Além disso, recursos aprimorados, como ferramentas de OCR em linha, podem converter arquivos PDF digitalizados em arquivos baseados em texto para indexação e pesquisa fáceis de usar. maneira simples para os usuários encontrarem informações de registro de contrato pertinentes rapidamente. Pesquisando uma palavra -chave mostra o usuário todos os resultados no sistema contendo essa palavra. Os usuários podem ainda mais restantes para atender aos seus precisa. As ferramentas de pesquisa simples ajudam quando você se envolve em uma pesquisa única. Em vez de pesquisar em todos os campos e arquivos dentro do software, Os usuários podem selecionar um campo específico para pesquisar. Por exemplo, se você está procurando Um contrato específico associado a um fornecedor, os resultados mostrarão apenas o contratos atribuídos a esse fornecedor. Ferramentas de consulta ad-hoc e relatório personalizado Os construtores permitem salvar relatórios e atribuir usuários para visualizá -los, exportar e Salvar relatórios para uma variedade de formatos de dados e padronizar o sistema de relatórios.
Advanced software catalogues all text-based files input into the system, making them searchable. Additionally, enhanced features such as in-line OCR tools can convert scanned PDF files into text-based files for user-friendly indexing and searching.
Quick search tools offer a simple way for users to find pertinent contract record information quickly. Searching for a keyword shows the user all results in the system containing that word. Users can further narrow results to meet their needs. Simple search tools help when you’re engaging in a one-off search. Rather than searching through all the fields and files within the software, users can select a specific field to search. For example, if you’re looking for a specific contract associated with a supplier, results will only show the contracts assigned to that supplier. Ad-hoc query tools and custom report builders allow you to save reports and assign users to view them, export and save reports to a variety of data formats and standardise the reporting system.
#9 Existe treinamento e suporte on -line disponível?
Gerenciamento de contrato credível Os fornecedores de software oferecem uma variedade de opções para ajudar os usuários em suas necessidades e oferecer práticas recomendadas, incluindo:
- Manuais do usuário no sistema
- Vídeos e tutoriais de aprendizado on-line
- Suporte útil para telefone e e-mail
- Treinamento remoto || Eventostraining sessions
- onsite training sessions
- group training events
- Conferências de usuário.
essas ferramentas ajudam a maximizar seu investimento, melhorar sua eficiência e produtividade e alavancar totalmente seu contrato Plataforma de gerenciamento do ciclo de vida.
#10 Existe uma demonstração de software livre?
Sim! Comece 2020 com nosso premiado software de gerenciamento de contratos. Insight de contrato pode ajudá-lo a gerenciar uma carteira inteira de contrato com fluxo de trabalho inteligente, alertas automatizados, gerenciamento de contratos baseado em IA, extração de dados, trilhas de auditoria, relatórios de contratos e análises. Se você quiser uma demonstração de Insight de contrato ou simplesmente descobrir mais sobre o que fazemos, ligue para John O'Brien em quatro soluções de negócios em 0800 6250 025. | Quatro
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Four Ajuda As organizações pequenas e multinacionais enriquecem a maneira como trabalham. De Cadeia de suprimentos a Compurador e contrato Gestão, temos décadas de experiência em ajudar as empresas no mercado global.
John O'Brien é o CEO da Four Business Solutions, Global Consultores de negócios e integradores de software que fornecem processos de negócios Melhorias em Finanças, Cadeia de suprimentos e operações, em uma ampla gama de indústrias.