A mudança para um escritório principalmente sem papel é mais importante do que nunca hoje. Não são as apenas pressões de manter a documentação comercial diária sob controle que enfrentamos. Também estamos cercados por contratos-vencem contratos, renovando contratos, contratos com desempenho de desempenho, contratos que não temos certeza, contratos incorretos, contratos que consideramos, contratos que ainda não sonhamos ... Ficar sem papel é um objetivo muito atingível e oferece inúmeros benefícios, mas saber onde e como pode ser difícil. Aqui estão algumas coisas a considerar ao embarcar na estrada em direção a um escritório sem papel. Se você possui uma fotocopiadora, a maioria deles possui opções de digitalização e pode ser conectada a um computador ou disco rígido portátil para armazenar seus arquivos. Se você não possui uma fotocopia, um simples scanner de desktop pode realizar a tarefa. Se você tem muitos documentos para converter, abrangendo vários anos ou décadas, pode valer a pena contratar alguma ajuda externa. Muitas empresas oferecem soluções de conversão digital e podem tornar todo o processo de ficar sem papel muito mais rápido. Com que frequência cada documento é usado? Você pode pular alguns e removê -los de seus registros? Eliminar o que você não precisa mais pode economizar muito tempo e espaço de armazenamento. Obviamente, se algum documento em papel não for mais necessário, certifique-se de que os documentos privados sejam triturados e destruídos. Basear seu novo sistema de arquivamento sem papel em uma estrutura semelhante ajudará você a criar um sistema de arquivamento digital que todos já conhecem. Também é importante priorizar, descobrir quais documentos devem ser digitalizados agora e quais podem esperar até uma data posterior. Por exemplo, pode ser o trabalho de um funcionário lidar com todas as e -mails de entrada e saída, enquanto o departamento de vendas lida com faturas e contratos por sua equipe jurídica. Ter seu novo sistema sem papel configurado para rotear automaticamente documentos para cada departamento específico pode acelerar significativamente a produtividade, em vez de desperdiçar o tempo dos funcionários por arquivos.
A paperless office supported by contract management software could be the change you need to take back control of your business. Going paperless is a very attainable goal, and provides countless benefits, but knowing where and how to can be tough. Here are some things to consider as you embark on the road towards a paperless office.
Pick a Conversion Method
Consider how you’ll transform your paper document into an electronic version. If you have a photocopier, most of them have scanning options and can be connected to a computer or portable hard drive to store your files. If you don’t have a photocopier, then a simple desktop scanner can accomplish the task. If you’ve got a lot of documents to convert, spanning back several years or decades, it might worth hiring some outside help. Many companies offer digital conversion solutions, and they can make the whole process of going paperless much faster.
Don’t Keep Everything
Determine if a document is still relevant and needs to be digitised. How frequently is each document used? Can you skip some and remove them from your records? Eliminating what you don’t need anymore can save you a lot of time and storage space. Of course, if any paper documents are no longer necessary, be sure private documents are shredded and destroyed.
Mimic Your Current Filing System
Consider how your existing paper-based filing system works, as well as your electronic files. Basing your new paperless filing system on a similar structure will help you create a digital filing system that everybody already knows. It’s also important to prioritise, to find out which documents ought to be digitised right now, and which ones can wait until a later date.
Route Document Work Flow
Study the day-to-day workflow of your employees and learn just how different documents move around your organisation. For instance, it might be one employee’s job to handle all inbound and outbound mail, while the sales department handles invoices and contracts by your legal team. Having your new paperless system set up to automatically route documents to each specific department can significantly speed up productivity, rather than wasting employee time hunting for files.
Restringir o acesso a arquivos sensíveis
In your current filing setup, it’s likely that not every employee has access to every type of document. Consider how much document access each employee needs, and password-protect any sensitive files. Some areas that generally require more security are accounting, human resources, payroll and any private correspondence.
Vamos ajudá -lo a realizar os benefícios do gerenciamento de contratos sem papel
em quatro, nossos consultores podem apoiá -lo na sua busca por gerenciamento de contratos sem papel, implantando o cobblestone Insight de contrato, software usado pela Fortune 500 empresas. O Insight do contrato é configurável, escalável e pode estar em funcionamento em dias. Muitos clientes veem um retorno dramático do investimento dentro de dois meses. Metadados, tabelas de dados e painéis
What Contract Insight Offers
- Cross-company shared workspace
- Document authorisations
- Simple scan and file
- Advanced reporting and analysis metrics
- Sophisticated document workflow and alerts
- User defined metadata, data tables and dashboards
- Tabelas e painéis de dados
- Repositório seguro
- Assinatura eletrônica. Pegue-o passo a passo, peça por peça e seguindo estas dicas e implantando nosso
A smooth transaction
Going paperless doesn’t have to be overwhelming. Take it step-by-step, piece-by-piece, and by following these tips and deploying our Sistema de gerenciamento de contratos automatizado, em breve você terá um escritório simplificado, totalmente funcional e sem papel. O que é ratificação na lei contratada?
