Ao comprar e implementar um novo produto ou serviço, você deseja ter certeza de que você escolhe uma opção que maximize os benefícios para sua organização. No caso de Software de gerenciamento de contratos, a decisão de fazer uma alteração geralmente decorre de ineficiências com o processo de contrato de uma organização. Portanto, é importante garantir que sua empresa obtenha o ROI mais alto possível de todas as suasprocurement activities.
The key to contract management success is leveraging all the tools your chosen contract management software makes available to your organisation for increased efficiency, reduced contract lifecycle bottlenecks and mitigated risk. Here are four ways to get the most out of your contract management software:
1. Otimize o fluxo de trabalho do contrato
seu processo anterior Fluxo de trabalho O processo pode ter envolvido planilhas-um sistema desatualizado que exige que os gerentes de contrato supervisionem todas as etapas do seu ciclo de compras para garantir que todas as partes envolvidas estejam no topo de suas tarefas atribuídas. A conclusão atrasada das tarefas por parte de qualquer parte interessada gera fluxos de trabalho do contrato, forçando as equipes a perder tempo aguardando o cumprimento das tarefas.
O software líder de gerenciamento de contratos que oferece fluxo de trabalho de contrato inteligente reduz gargalos de ciclo de vida do contrato porque mantém as pessoas certas envolvidas no momento certo, com recursos úteis, como alertas automatizados, notificações de contrato e lembretes de tarefas. Sua organização pode aproveitar o gerenciamento de processos do contrato, campos dinâmicos e definidos pelo usuário, trilhas de auditoria, ferramentas de relatórios e análises e muito mais. Alertas automatizados podem ajudá -lo a atender às principais datas e marcos. E o histórico de trilhas de auditoria entrega um registro atualizado de alterações feitas em um contrato, para que você possa aproveitar ao máximo seu
Your contract management team can easily track the entire contract lifecycle with contract collaboration, negotiation and reporting tools. Automated alerts can help you meet key dates and milestones. And audit trail history delivers an up-to-date record of changes made to a contract, so that you can get the most out of your Software de gerenciamento de contratos, incluindo contrato centralizado Gerenciamento do ciclo de vida e aumento da responsabilidade com o contrato inteligente. Gerenciamento
2. Unify your contract repository
Your organisation’s previous document management e armazenamento o sistema pode ter confiado em abordagens manuais insuficientes envolvendo arquivamento armários para documentação em papel, armazenamento digital desorganizado e e -mails. Tais métodos tornam quase impossível manter os contratos seguros e Segure, mantenha o controle da versão e atenda às datas e marcos importantes. Abrace o seu recém -adquirido
Stop missing out on risk mitigation, greater control of contracts and improved contract performance. Embrace your newly acquired Sistema de repositório de contrato.
Software que oferece um repositório de contrato seguro Permitir que sua equipe de gerenciamento de contratos organize documentos do contrato, supervisione as permissões, implemente o controle da versão do documento, pesquise facilmente contratos existentes, acompanhe o status do contrato, colabore e muito mais.
O armazenamento de contrato otimizado oferece a oportunidade de fazer seus contratos trabalharem mais para você. Maior produtividade, risco reduzido, aumento da receita e economia e sucesso na reunião KPIs de gerenciamento de contratos Naturalmente, siga. Durante o ciclo de vida do contrato, informações confidenciais são rastreadas e armazenadas em um sistema. Para manter Dados sensíveis fora de perigo, sua equipe deve ter a capacidade de colocar restrições de acesso a dados. Com um sistema de permissões de usuário em vigor, sua organização tem os meios para impedir problemas de segurança e violações de dados. Melhorar o rastreamento do contrato
Get the most out of your new contract management software platform with centralised control, increased accountability, the safeguarding of data and simplified document management with a secure contract repository.
3. Enhance contract tracking
Sua organização pode ter anteriormente alavancou um sistema de arquivamento manual, e -mails e planilhas para rastreamento de contrato. Essas não são ferramentas ideais para as organizações rastrearem contratos porque:
- rastreamento liderado por e-mail leva a gargalos
- Sistemas de arquivamento manual saem versões de contratos desconectados e desorganizados, aumentando o risco de contratos perdidos e versões desatualizadas
- planilhas não oferecem Alertas e notificações de tarefas. Pare de confiar em ferramentas de rastreamento ineficientes - aproveite o rastreamento inteligente de contratos oferecido por uma plataforma de software de gerenciamento de contrato confiável.
With a manual contract tracking system, audit trails are unreliable – all leading to the waste of precious time and contract lifecycle bottlenecks. Stop relying on inefficient tracking tools – take advantage of intelligent contract tracking offered by a trusted contract management software platform.
O software líder de gerenciamento de contratos pode equipar sua equipe com gerenciamento aprimorado de contratos graças ao rastreamento avançado de contrato completo Com melhor visibilidade, um repositório de contrato centralizado, modelos aprovados e cláusulas para desenho de contrato simplificado, insights sobre desempenho, Colaboração enriquecida e trilhas abrangentes de auditoria. Ferramentas de gerenciamento de ciclo de vida de contrato respeitáveis, que ajudam com o limite de ponta a ponta
With intelligent contract tracking, your organisation can expect to see faster contract-to-close rates. Reputable contract lifecycle management tools, which assist with end-to-end Gerenciamento de ciclo de vida do contrato, são fáceis de usar e podem ser adotados por todos os usuários e partes interessadas impactadas. Software, esteja atento aos seguintes recursos:
If you’re considering an investment in contract tracking software, be on the lookout for the following features:
- Um documento seguro Repositório com armazenamento ilimitado
- Rastreamento de versão
- rastreamento pré e pós-premiado
- rastreamento e registro de auditor Fluxo de trabalho
- vendor compliance tracking
- intelligent contract workflow
- Data-chave e lembretes de tarefas
- Campos definidos pelo usuário
- Assinaturas eletrônicas.
4. Atuar assinaturas de otimizar
Sua organização pode ter empregado anteriormente um manual processo de assinatura. Pode -se argumentar que a assinatura é a mais crítica faceta do ciclo de vida do contrato, mas os processos de assinatura manual são desatualizados e lento. Eles estão no caminho de uma experiência de assinatura simplificada para todos festas. Os custos diretos e indiretos dos processos em papel, desperdiçados As taxas de tempo e postagem podem se tornar exorbitantes. Por fim, assinatura manual processos podem colocar sua organização em risco e a falta de um eficiente O processo de assinatura pode comprometer sua reputação. Práticas antiquadas exigindo papel, impressão, postagem, assinaturas úmidas e acompanhamento repetitivo atrasar a execução de um contrato. As assinaturas eletrônicas permitem que seus stakeholders assinem documentos on-line sem a necessidade de uma cópia física de um documento em mãos. Os gargalos de assinatura podem causar atrasos com obrigações de contrato, conformidade e execução. No entanto, as assinaturas eletrônicas podem reduzir o tempo de envio para assinar em até 20%. As assinaturas eletrônicas fornecidas pelo software de assinatura eletrônica podem ajudar sua organização:
Take advantage of your contract management platform’s e-signing tools. E-signatures enable your stakeholders to sign documents online without the need for a physical copy of a document in hand. Signature bottlenecks can cause delays with contract obligations, compliance and execution. However, electronic signatures can reduce send-to-sign time by up to 20%. E-signatures provided by electronic signature software can help your organisation:
- ECONERAR DINHEIRO: Reduza os custos de impressora, papel, tinta, viagem e postagem
- Economize tempo:spend less time focused on administrative costs pertaining to sending, storing and tracking
- enhance security: reduce processing errors and confidentiality breaches with electronic signatures that provide audit trails
- Melhorar a visibilidade e as relações comerciais: simplificar o processo de assinatura e assinar no escritório ou em movimento. Cumprir prazos cruciais. Transforme seu processo de assinatura com sua plataforma de origem a contrato.
Uma dica de bônus-Treinamento de software de gerenciamento de contratos
Organizações usando o software líder de gerenciamento de contratos devem utilizar a variedade de Treinamento Recursos disponíveis para eles-como treinamento pessoal em grupo, treinamento em grupo on-line e conferências de usuários. Com o treinamento em grupo on -line, sua organização pode tirar o máximo proveito do seu investimento em software. Quatro fornece cursos sobre uma variedade de tópicos para iniciantes, usuários avançados e qualquer pessoa entre usar Insight de contrato. Para gerenciar, rastrear e redigir contratos mais rapidamente e automatizar e otimizar todo o ciclo de vida do contrato com recursos flexíveis, como autoria de contrato, fluxo de trabalho e rastreamento de versão. Supercarga os métodos de gerenciamento do ciclo de vida do contrato agora com uma demonstração gratuita de liderança, software baseado em nuvem alimentado com IA de quatro soluções de negócios. De
Contract Insight: contract management software from Four
Contract Insight is an advanced contract lifecycle management software backed by AI that allows you to manage, track and draft contracts faster, and automate and streamline the entire contract lifecycle with flexible features such as contract authoring, workflow and version tracking. Supercharge your contract lifecycle management methods now with a free demo of leading, AI powered cloud-based software from Four Business Solutions.
About Four
Four helps small and multi-national organisations enrich the way they work. From Cadeia de suprimentos a Compras e gerenciamento de contratos, temos décadas de experiência em ajudar empresas a avançar no mercado global.
John O'Brien é o CEO da Four Business Solutions, Global Consultores de negócios e integradores de software que fornecem processos de negócios Melhorias em Finanças, Cadeia de suprimentos e operações, em uma ampla gama de Indústrias. O que é ratificação na lei contratada?
