Signing contracts is important. A signature seals an agreement between parties, legally binds them, and confirms responsibilities. By signing, you confirm that you have read and understood the terms of the Contrato e devem desempenhar suas tarefas, conforme descrito no contrato. Saúde financeira, posição legal e reputação estão todos em risco. Dada a importância de assinar contratos, você deve ter um processo saudável e eficiente para isso. Para esse fim, aqui estão cinco dicas para um melhor processo de assinatura de contrato.

1. Verifique se os termos do contrato são específicos

Antes de assinar, você deseja garantir que o contrato envolva termos específicos e inequívocos. Cláusulas e termos vagos podem levar a obrigações negligenciadas, não conformidade e disputas caras para as partes envolvidas. Por outro lado, um contrato claro e detalhado minimiza espaço para interpretação errônea e ajuda a garantir que as partes concordem e entendam completamente seus direitos e responsabilidades antes de assinar contratos. Pode ajudá -lo a automatizar a inclusão de cláusulas na biblioteca da cláusula aprovada - garantindo praticamente que a linguagem de cláusula favorável e clara esteja incluída. Além disso, os modelos de contrato com linguagem transparente e concisa podem ajudar a minimizar a ambiguidade desde o início da redação. Finalmente, a IA generativa pode permitir que você gere cláusulas e analise os sentimentos positivos, negativos ou neutros de um contrato para ambas as partes. Com essas ferramentas, você pode desfrutar de acordos detalhados prospectos que consideram ambas as partes antes de assinar contratos.

Consider utilising an auto-redlining tool; it can help you automate the inclusion of clauses from your approved clause library – virtually ensuring that favourable and clear clause language is included. Additionally, contract templates with transparent and concise language can help minimise ambiguity from the start of drafting. Finally, generative AI can allow you to generate clauses and analyse the positive, negative, or neutral sentiments of a contract for both parties. With these tools, you can enjoy matter-of-fact, detailed agreements that consider both parties before signing contracts.

2. Preste muita atenção às datas

Esta dica pode parecer óbvia, mas você ficaria surpreso com quantos gerentes de contratos ignoram as principais datas antes de assinar contratos! As datas -chave definem os cronogramas críticos para realização de obrigações dentro do contrato. Certifique -se de que você e sua equipe tenham certeza absoluta de que você pode cumprir essas datas antes de assinar - para que você não ignore uma tarefa essencial e sofra uma quebra de contrato e oportunidades perdidas. Com a solução certa, você pode pesquisar facilmente com o histórico de pesquisa, pesquisas salvas e 'você quis dizer ...?'. Além disso, a criação de fluxos de trabalho automatiza tarefas e a escalada de tarefas para outro recurso se as tarefas não forem executadas em tempo hábil, podem ajudar a garantir que as obrigações sejam cumpridas e todos sejam responsáveis. Você pode aproveitar os fluxos de trabalho para assinar contratos de maneira oportuna e eficiente também.

Breaking down the terms of a contract into tidy and searchable metadata within a contract repository can increase the visibility of key dates. With the right solution, you can easily search with search history, saved searches, and ‘Did you mean…?’ functionality. Additionally, building workflows automates tasks, and task escalation to another resource if tasks are not performed in a timely manner can help ensure that obligations are met and everyone is accountable. You can leverage workflows for signing contracts in a timely and efficient manner as well.

3. Assine a versão correta do contrato

Se você assinar uma versão desatualizada de um contrato, poderá não entender os termos, condições e obrigações mútuas. Esse mal -entendido pode levar a disputas e questões legais se uma das partes tentar fazer cumprir o contrato desatualizado.

Para ajudar a garantir que você assine a versão correta do contrato, verifique se você tem uma maneira de rastrear as versões do contrato (de maneira ideal e em ordem) e alavancar trilhas de auditoria abrangentes de quaisquer alterações feitas em um contrato. Dessa forma, você pode ter certeza de que o contrato assinado possui os termos mais atualizados e desejáveis.

4. Utilize assinaturas eletrônicas

As assinaturas de contrato tradicionais e manuscritas são muito demorado devido à necessidade de uma troca física de documentos legais e assinatura pessoal. Em um mundo cada vez mais globalizado, é quase impossível que você confie apenas nas assinaturas úmidas. Mesmo com assinaturas digitalizadas, baseadas em email, faltam segurança e validade legal. O processo também pode ser propenso a gargalo-sem um caminho claro de aprovação e um meio de desencadear tarefas relacionadas à assinatura de contratos. Você pode criar processos de esignature padrão ou baseados em regras, incluindo indivíduos internos, grupos internos e contatos de contraparte. Você também pode utilizar integrações de terceiros com o DOCUSIGN, Adobe Acrobat Sign e SignNow. As assinaturas eletrônicas podem reduzir o tempo de envio para assinar em até vinte por cento, e o atestado digital atua como notário licenciado-testemunhando que as assinaturas não foram adulteradas. Finalmente, você pode gostar de assinar contratos de praticamente qualquer dispositivo com WiFi adequado!

Instead, leverage electronic signature software and store the fully executed agreement on the appropriate contract as a numbered and signed version. You can create standard or rules-based eSignature processes, including internal individuals, internal groups, and counterparty contacts. You can also utilise third-party integrations with DocuSign, Adobe Acrobat Sign, and SignNow. Electronic signatures can cut send-to-sign time by up to twenty percent, and digital signature attestation acts as a licensed notary – testifying that signatures have not been tampered with. Finally, you can enjoy signing contracts from virtually any device with suitable WiFi!

5. Mantenha o contrato assinado original

É melhor manter uma cópia do contrato assinado para referência. Caso surgir quaisquer problemas ou perguntas, é bom manter o contrato mais tarde. Além disso, o contrato deve estar acessível às partes necessárias de ambos os lados.

É aqui que um portal de colaboração de documentos pode entrar em jogo. Um portal Doc Collab serve como um local central, onde as partes contratadas podem acessar todas as versões de um contrato - incluindo a cópia final assinada e rotulada - para referência. No caso de auditorias de conformidade, os contratos assinados podem ser recuperados rapidamente. a

Next steps

Now that you know how to experience a better process for signing contracts, it’s time to embrace the only solution that provides the tools mentioned above and more.

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