Establishing a bid process with which you can regularly receive optimal bid responses may seem like a daunting task. However, it’s achievable with the right steps and tools. There are numerous simple ways to leverage scalable, cloud-based Gerenciamento de contratos para gerenciamento de RFP, RFI e RFQ simplificado e melhores respostas de lances. Aqui estão seis maneiras de obter mais respostas de lances de qualidade dos fornecedores.
1. Aprimorando a publicidade da oferta
O clima atual de gerenciamento de ofertas e solicitações incentiva as organizações a adotar RFPs sem papel. Em vez de aceitar e gerenciar fisicamente lances, é fácil gerenciar lances e solicitações eletronicamente. A exposição a uma comunidade robusta de fornecedores pode impulsionar respostas mais competitivas para ajudar a maximizar os orçamentos de concessão do contrato. E a integração perfeita entre soluções de software de gerenciamento de lances e portais de publicidade de lances on -line podem consolidar o processo de anúncio e a comunicação entre organizações de compra e fornecedores. Essa estratégia pode reduzir significativamente os custos decorrentes de tarefas manuais e lideradas por papel e pode fornecer mais controle sobre o seu processo de publicidade de lances.
With electronic bid management software integrated with an intelligent online bid advertising platform, businesses like yours are provided with a unified, enhanced bidder and supplier experience. Exposure to a robust supplier community can drive more competitive bid responses to help maximise contract award budgets. And the seamless integration between bid management software solutions and online bid advertising portals can consolidate the advertisement process and communication between buying organisations and suppliers.
Additionally, you can choose whether you want to advertise bids publicly or set bids to be accessible by invite only. This strategy can significantly reduce costs that stem from manual and paper-led tasks, and can give you more control over your bid advertising process.
2. Estabeleça critérios claros de fornecedores
Não publique um lance antes de identificar seus requisitos de fornecedor. Você precisa deixar suas necessidades claras em seu anúncio de oferta, porque é improvável que os possíveis fornecedores investem seu tempo respondendo aos lances se eles não entendem o escopo. O custo é o principal fator? E a experiência do fornecedor? Quão vitais são os recursos funcionais? Esses critérios devem ser divulgados para os fornecedores em anúncios de oferta para definir as expectativas mais transparentes possível.
So, ask yourself: What are my supplier criteria? Is cost the primary factor? What about supplier experience? How vital are functional capabilities?
Regardless of your criteria, you should document general categories, describe them and assign a weight (rating and scoring are explained later in this article) to each of those categories. These criteria should be made public to suppliers in bid advertisements to set the most transparent expectations as possible.
3. Envolva -se em perguntas e respostas do fornecedor
Depois de autor de uma solicitação e anunciar uma oferta, você deve permitir que seus fornecedores em potencial façam perguntas. O software líder de gerenciamento eletrônico de lances oferece ferramentas úteis de perguntas e respostas, para que você tenha um meio simples e transparente de comunicação com seus clientes em potencial.
Você pode definir prazos para obter perguntas e respostas e definir alertas para que seus usuários de software de gerenciamento de ofertas e solicitações recebam notificações quando uma pergunta é feita e/ou quando as datas de vencimento para perguntas e respostas estão próximas, melhorando a pontualidade e a responsabilidade.
Você também pode decidir como responder aos seus fornecedores de lances, respondendo às perguntas um por um em um portal on-line ou fornecendo respostas em uma planilha. As respostas devem ser prontamente disponibilizadas para os fornecedores participantes. Dessa forma, todos eles têm uma oportunidade igual de aplicar essas informações às suas respostas à oferta.
4. Fornecedores de taxa e pontuação
Após o estabelecimento de critérios de fornecedores, você pode usar o software de esoura para criar classificações e scorecards de resposta ao fornecedor. Essa funcionalidade pode ser usada para medir quantitativamente a resposta de um fornecedor de lances com base nos critérios de classificação e como os fornecedores se comparam a outros entrevistados de lances. Defina prazos sensíveis de resposta ao fornecedor
For more control, you can also use reverse line item auctioning to award multiple suppliers separate components of a bid.
5. Set sensible supplier response deadlines
Para aproveitar ao máximo seu pool de fornecedores e garantir um processo de lance justo, você precisa dar aos seus fornecedores em potencial tempo suficiente para preparar respostas abrangentes e de qualidade. Os prazos podem incluir o envio de um aviso que mostre a intenção de cozinha, o registro para eventos de lances, o prazo de envio para perguntas e respostas, lance a data aberta, a data de fechamento de lances e outros prazos do processo de oferta. Todos. Adira a definir regras
Consistent deadlines that allow suppliers time to submit fully formed responses can help you reduce any bias that might occur from overly tight deadlines, which mean some suppliers hastily submitting an incomplete proposal or don’t respond at all.
With due dates that consider fair timelines, you can enjoy a more extensive and diverse pool of suppliers.
6. Adhere to set rules
Conforme detalhado acima, existem diretrizes claras para garantir que sua oferta e gerenciamento de solicitações sejam inclusivos para todos os fornecedores, para que possa aumentar suas chances de receber respostas de lances de qualidade. Os critérios para a seleção de fornecedores, bem como especificações adicionais compartilhadas por meio de perguntas e respostas, são estabelecidas antes que seu processo de oferta ocorra. Melhores respostas de lance hoje
Overall, if you have an easy-to-understand, fully electronic, and fair bid process that leverages leading bid and solicitation management software allowing prospective suppliers to compete fairly, suppliers will be more inclined to offer their best prices, present their best offerings and work hard to earn your business.
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