Os processos de geração de documentos manuais são propensos a erros humanos. Eles consomem muito tempo e não têm padronização. À medida que a complexidade do documento e o volume crescem, as rachaduras na superfície podem se tornar irreparáveis. Felizmente, com as estratégias e ferramentas certas, você pode dominar o gerenciamento de documentos complexos. Aqui estão as quatro etapas do processo de geração de documentos e algumas dicas úteis para automatizar a geração de documentos. Normalmente, envolve modelos de documentos predefinidos e metadados de entrada. O objetivo do processo de geração de documentos é automatizar a população de documentos com informações relevantes para economizar tempo-resultando em um documento simplificado e pronto para uso, sem a necessidade de entrada de dados manuais sempre. Com os modelos, você não precisa mais formar um documento do zero. Os modelos melhoram a padronização para gerar documentos com dados específicos preenchidos conforme necessário. Você também pode usar uma solução para processos de geração de documentos que permitem aproveitar os modelos prontos para uso e inserir os campos de metadados prontos para serem mesclados quando chegar a hora. Esses modelos oferecem um processo dinâmico e uniforme para documentos como contratos. A entrada de dados é vital para documentar a geração, pois oferece informações essenciais para transformar um modelo de documento em um contrato totalmente formado, qualquer que seja a descrição. Tome as etapas necessárias para garantir que os dados sejam precisos, consistentes e relevantes para suas necessidades específicas. Em vez de inserir manualmente os metadados em um documento enquanto escrevê-lo e deixa espaço para erros, você pode inserir dados em campos de metadados arrumados, arrumados e de autoatendimento. Esses campos vêm na forma de palavras, números e suspensos para capturar nomes, datas-chave, valores em dólares e praticamente qualquer outro metadado que você possa precisar adicionar a um documento durante o processo de geração de documentos. Você simplesmente corresponde aos dados de entrada com os espaços reservados correspondentes no modelo. Esse processo é totalmente automatizado com soluções como software de gerenciamento de contratos - praticamente com o clique de um botão. O software gera automaticamente o documento final inserindo os dados no modelo, produzindo um documento configurado.

What is document generation?

Document generation is the systematic creation of a document, such as a contract, invoice or report. It typically involves pre-defined document templates and input metadata. The goal of the document generation process is to automate document population with relevant information to save time – resulting in a streamlined and ready-to-use document without the need for manual data entry every time.

Step 1: Obtain a document template

Templates are critical to document creation because they provide a pre-defined structure, format and layout for virtually any type of document. With templates, you no longer need form a document from scratch. Templates improve standardisation to generate documents with specific data populated as needed.

We recommend a solution that supports the self-serve creation of document templates for different document types – such as contract management software for contracts. You can also use a solution for document generation processes that enables you to leverage out-of-the-box templates and insert out-of-the-box metadata fields to be merged when the time comes. These templates offer a dynamic and uniform process for documents such as contracts.

Step 2: Perform data input

The data input stage of the document generation process involves providing the necessary data points to populate the template. Data input is vital to document generation because it offers essential information to turn a document template into a fully formed contract, whatever the description. Take the requisite steps to ensure data is accurate, consistent and relevant to your specific needs.

Before handling any documents or templates, we recommend inputting data with a user-friendly document record page – generally available in leading contract management software for contracts. Instead of manually inserting metadata into a document while writing it and leaving room for error, you can enter data into neat, tidy and self-serve metadata fields. These fields come in the form of words, numbers and drop-downs to capture names, key dates, dollar amounts and virtually any other metadata you might need to add to a document during the document generation process.

Step 3: Perform data mapping

Field mapping during document generation takes the data inputs you gathered in the stage above and tidily and seamlessly brings them into the document template. You simply match the input data to the corresponding placeholders within the template. This process is entirely automated with solutions such as contract management software – virtually at virtually the click of a button. The software automatically generates the final document by inserting the data into the template, producing a configured document.

Não apenas você pode mesclar as entradas de dados mencionadas acima (datas-chave, nomes, valores em dólares etc.), mas também pode mesclar cláusulas de uma biblioteca de cláusula pré-aprovada para padronizar e otimizar a linguagem do documento-especialmente no caso de contratos. 

Etapa 4: Colaboração

A colaboração do documento é essencial durante o processo de geração de documentos, porque vários indivíduos podem trabalhar no mesmo documento juntos. Isso leva a tempos de resposta mais rápidos, qualidade e perspectivas aprimoradas, erros reduzidos e melhor alinhamento entre as equipes e as partes interessadas. Possui rastreamento de versão numerada cada vez que você ou um de seus colaboradores edita um documento, garantindo que praticamente nenhuma mudança não rastreie e aumente a visibilidade. Além disso, partes essenciais de um documento (como cláusulas) podem ser bloqueadas para edição, a menos que um recurso específico aprove, preservando a integridade de seções críticas. Por fim, os fluxos de trabalho de aprovação garantem que todos os recursos necessários assinem antes de serem empurrados para o próximo estágio (como a execução do contrato). Destas ferramentas à sua disposição. O que é ratificação na lei contratada?

We recommend using contract management software for document collaboration. It features numbered version tracking each time you or one of your collaborators edit a document, ensuring virtually no change goes untracked, and increasing visibility. Additionally, essential parts of a document (such as clauses) can be locked for editing unless a specific resource approves, preserving the integrity of critical sections. Finally, approval workflows ensure that all resources required sign off before it’s pushed to the next stage (such as contract execution).

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