Existem muitas eficientes Gerenciamento de contratos || .. 200 platforms on the market for small businesses, expansive enterprises and global multi-nationals. Searching for the best contract management software para gerenciar contratos pode ser assustador. Solução de software CLM que economizará tempo e dinheiro para sua organização. (NLP), correspondência lógica difusa e reconhecimento de dados estruturados para aproveitar ao máximo as cláusulas e termos legais. Você também pode identificar dados confidenciais e estabelecer regras para acesso e armazenamento de:

But it doesn’t have to be – you just need to know which contract lifecycle management requirements to look for when implementing a contract management system.

Let’s consider the ten key items you need on a contract management system requirements checklist when deciding on a CLM software solution that will save time and money for your organisation.

1. Automated contract data extraction with AI

When implementing contract management software requirements, the cloud-based software you choose must provide contract data extraction as a starting point for contract data oversight and your contract management requirements checklist.

With contract AI, you can extract legal text and clauses using natural language processing (NLP), fuzzy logic matching, and structured data recognition to make the most of legal clauses and terms. You can also identify sensitive data and establish rules for access and storage of:

• contrapartes
• Datas
• LOCAIS
• emails
• phone numbers
• monetary values.

In today’s business environment, your contract lifecycle management requirements should include generative AI for contracts. Businesses across sectors and niches are embracing generative AI and a contract management solution with OpenAI integration enables a chat feature to generate clauses, legalese, ask questions about legalese, and generally interrogate your contract management software system.

2. Um repositório de contrato seguro e pesquisável

Um banco de dados de contrato seguro e pesquisável permite que sua equipe localize documentos, dados, arquivos e anexos-eliminando processos de pesquisa manual e demorados. Alguns recursos padrão devem incluir a funcionalidade familiar de pesquisa 'você quis dizer ...?', Opções de filtragem de pesquisa, pesquisa de conteúdo e visualização de arquivos, pesquisa de perfuração, a capacidade de exportar conteúdo de pesquisa para formatos familiares de arquivos e permissões/regras do usuário em torno de quem pode acessar os contratos de contrato de longa duração e outros dados em que os contratados de longa data e os contratados por meio de seetram que a Lifet Solutes é a pesquisa de que a Lifet Solutes e outros serem usados ​​para a Lifet Solutes, com os contratados por meio de slotys e outros, para que a Life (virtualmente) em qualquer lugar a qualquer momento.

A huge step beyond filing cabinets and sporadic shared drives for searching for various complex contracts, contract lifecycle software can support your team with a long-term solution for finding contracts (virtually) anywhere at any time.

3. Apoio a tipos de contratos variados

Organizações gerenciam quase inúmeros tipos diferentes de contratos de negócios para relações comerciais do setor público e privado. A solução de software de gerenciamento de contratos de negócios que você escolher deve apoiar idealmente todos esses acordos de negócios.

Seu sistema escolhido deve fornecer uma lista de tipos de contrato prontos para uso, para que você possa começar rapidamente a digitar novos contratos, sabendo que todos os diferentes tipos de contratos que você gerenciar serão suportados. Você também deve adicionar um número praticamente ilimitado de tipos de contrato definidos pelo usuário. Além disso, os usuários autorizados devem ter a capacidade de gerenciar a lista de tipos de contrato à medida que os requisitos de gerenciamento de contratos evoluem.

4. Campos de metadados do contrato comuns e configurados

Além dos campos prontos para contratos comuns, a lista de verificação de requisitos do sistema de gerenciamento de contratos deve incluir funcionalidade que simplifica a criação de contratos e os metadados de rastreamento para tipos e processos específicos. O gerenciamento desses campos deve ser flexível - permitindo que você atribua campos a um ou mais contratos, conceda permissões sobre campos para um ou mais funcionários e supervisione os tipos de campos de metadados que você gerencia (como suspensão, forma livre, numérica, etc.). As soluções avançadas também oferecem recomendações inteligentes para campos para cláusulas e termos legais.

5. Modelos de contrato e rastreamento de versão

Para facilitar o redigido de contratos durante a criação do contrato, sua solução deve permitir que você mescie os campos de metadados e cláusulas de contrato com modelos de contrato da sua biblioteca de modelo e cláusula pré-aprovada. Além disso, você pode aproveitar as trilhas de controle de versão e auditoria numeradas para rastrear os contratos mais atualizados. Esses processos ajudam os membros da sua equipe a criar contratos compatíveis e precisos com facilidade para trazê -los para a proverbial 'Tabela'. À medida que os requisitos de gerenciamento do ciclo de vida do contrato mudam, você pode começar a aproveitar o reconhecimento avançado da cláusula com base em quantidades significativas de Treinamento Dados.

6. Negociações on-line com a Auto-Redline e mais

Sua equipe deve ter a capacidade de se envolver em negociações de contratos com facilidade. Verifique se as cláusulas e seções podem ser bloqueadas para que-com a propriedade da cláusula-as atribuídas a cláusulas e seções sejam notificadas quando alguém tentar editá-las. Esse recurso pode automatizar a inclusão de cláusulas da sua biblioteca pré-aprovada enquanto redinisse as cláusulas introduzidas originalmente e trocam-as com cláusulas preferidas estabelecidas e precisas-garantindo praticamente que a linguagem favorável da cláusula esteja incluída. As trilhas de auditoria abrangentes colocam que você e as outras partes envolvidas na mesma página, para que nenhuma versão não preferencial passasse por sua equipe. Verifique se esses recursos de negociação estão na lista de verificação de requisitos do sistema de gerenciamento de contratos.

Be on the lookout for contract auto-redline. This feature can automate the inclusion of clauses from your pre-approved library while redlining originally introduced clauses and swapping them with established and accurate preferred clauses – virtually ensuring that favourable clause language is included. Comprehensive audit trails put that you and the other parties involved on the same page so no unpreferred contract version slips past your team. Make sure these negotiation features are on your contract management system requirements checklist.

7. Assinaturas eletrônicas

Você será negligenciado para não alavancar uma solução de contrato baseada em nuvem que suporta uma maneira rápida e fácil de executar e assinar contratos após o processo de aprovação. Você pode automatizar Gerenciamento de documentos, assinaturas eletrônicas e assinaturas digitais com segurança e conformidade por meio de um processo de ligação legalmente. As opções convenientes de espaço reservado podem acelerar o processo nos seus termos e cores personalizadas, fontes, dimensionamentos e formatos podem fornecer uma experiência profissional e de marca.

8. Documento do contrato e arquivo e retenção de dados

Sua solução CLM precisa permitir que você gerencie facilmente arquivamento, retenção e destruição do contrato. Você pode configurar notificações para alertar os usuários atribuídos de dados prontos para o arquivamento ou purga com base em datas -chave, padrões de conformidade e outras variáveis. Em vez de automatizar a purga de contratos (a não ser incentivada), você pode automatizar os fluxos de trabalho para sua equipe revisar contratos fechados prontos para a limpeza dentro de um prazo gerenciável, ajudando a mitigar riscos e reduzir a exclusão de dados acidentais. Além disso, o histórico de trilhas de auditoria com alterações de status rastreável pode aprimorar o contrato de gerenciamento de dados de tarefas e a responsabilidade da política de dados.

9. Analítica de contrato

Aproveite uma abordagem proativa para análises de contrato além dos relatórios padrão e prontos para uso com uma solução ideal de CLM que também serve como um sistema de software de rastreamento de contrato por si só. Você deve evitar custos e violações inesperadas, manter a conformidade, preparar as datas de renovação do contrato, reduzir as ineficiências e abordar os prazos de pagamento e negociação. O gerenciamento de contratos do painel pode fornecer análises de relance, como:

You need real-time, data-driven visibility into contractual relationships across entities or business units on your contract management system requirements. You should be able to prevent unexpected costs and breaches of contract, maintain compliance, prepare for contract renewal dates, reduce inefficiencies, and address payment and negotiation timelines. Dashboard contract management can provide analytics at a glance, such as:

• Contrato KPIs
• Visão geral do contrato
• Contratos pelo Departamento
• Resumos de gerenciamento de fornecedores
• Análise do ano.
  
  

10. Integrações e conectores de CLM amigáveis ​​

Melhores análises de contrato também devem ser consideradas entre os requisitos de gerenciamento do ciclo de vida do contrato. Isso pode ser alcançado com um sistema que oferece integrações e conectores fáceis de usar para:

• Ferramentas de processamento de texto
• Planetas de planilhas
• Plataformas de esigma externas
• CRM systems to keep contract management and sales teams on the same page
• accounting systems
• solutions for change management optimisation

Sinta -se à vontade para perguntar a um provedor de soluções se eles suportarem integrações com outros sistemas Você pode querer centralizar os processos de gerenciamento de contratos com outras pessoas. Os dados mostram que a grande maioria das equipes jurídicas (de acordo com os principais analistas) está adotando soluções para processos de negócios mais fortes com recursos premiados. analistas de terceiros, profissionais do direito e muitos outros. Os usuários podem supervisionar com sucesso as emendas e outros contratos importantes com gerenciamento abrangente do ciclo de vida do contrato. Com um banco de dados de contrato seguro e centralizado, supervisão de permissões de usuário, fácil pesquisa e assinaturas eletrônicas, sua organização pode gerenciar perfeitamente o ciclo de vida do contrato e exceder os KPIs de gerenciamento de contratos. Insight

Summing things up

There are various contract management system features out there and you should make sure the contract management system requirements checklist items above are available as standard in your chosen solution. The data shows that the vast majority of legal teams (according to leading analysts) are embracing solutions for stronger business processes with award-winning features.

Our contract management software platform that offers the tools mentioned above and more for effective amendment management – Contract Insight®.

Contract Insight is an award-winning contract management software solution that’s received acclaim from third-party analysts, legal professionals and many others. Users can successfully oversee amendments and other key contract with comprehensive contract lifecycle management. With a secure and centralised contract database, user permissions oversight, easy searching and electronic signatures, your organisation can seamlessly manage the contract lifecycle and exceed contract management KPIs.

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Contact John O’Brien, CEO at Four Business Solutions – global business consultants and software integrators specialising in business process improvement.