As 2021 quickly approaches, procurement teams can take the opportunity to review their purchasing goals. An ineffectual vendor management and payment processing strategy can lead to increased risk, dark purchasing, data inaccuracies, supplier issues and a longer purchasing cycle. Use these top 7 procurement tools for 2021 and beyond.
#1: Procurement workflow and request wizard
Procurement workflow begins with requests and leading eProcurement software offers a diverse array of request options. Requestors can start by filling out a standard requisition form to trigger a form review process that determines if the request needs a bid process, if an existing Contrato puder ser usado ou se um novo pedido de compra deve ser cortado. Fonte para- Software de gerenciamento de contratos também fornece um assistente de solicitação inteligente. Essa ferramenta inovadora ajuda os usuários a responder rapidamente a uma série de perguntas dinâmicas que ajudam a determinar o tipo de RFX necessário, com base nas diretrizes organizacionais. Eles também podem decidir se podem aproveitar um contrato existente.
As organizações podem redigir o registro de solicitação. Este registro de solicitação pode ser editado, revisado e revisado durante todo o fluxo de trabalho do contrato. Em seguida, o usuário atribuído para revisão do orçamento recebe um alerta para executar a revisão do orçamento. Em seguida, os requisitos adicionais de oferta necessários são coletados. Finalmente, sua organização pode se preparar para formalizar e promulgar lances. Com o poder de mesclar os campos de dados de registro de solicitação com modelos e cláusulas aprovadas da biblioteca pré-aprovada de uma organização, as equipes de compras podem gerenciar modelos e supervisionar versões para geração rápida de documentos e a exportação de documentos convenientes subsequentes para os formatos de arquivo padrão. Eles podem ser anunciados publicamente ou apenas por convidados-diretamente da sua plataforma de software de gerenciamento de compras e contratos. A integração perfeita entre um serviço de listagem de lances e software de gerenciamento de contratos fornece um estágio para uma concorrência saudável entre fornecedores em potencial. Como resultado, as organizações de compra podem obter mais valor a partir de prêmios de contrato, e os fornecedores estão conectados de maneira fácil e rapidamente com organizações de compras relevantes. fornecedores
#2: Intelligent request generation and online bid advertisement
Reliable procurement management software can help organisations to generate timely, formal, comprehensive and accurate request documents. With the power to merge request record data fields with approved templates and clauses from an organisation’s pre-approved library, procurement teams can manage templates and oversee versions for quick document generation and the subsequent convenient document exportation into standard file formats.
After a request proposal document has been formalised, bids are ready to be announced. They can be advertised publicly or by invite-only – straight from your procurement and contract management software platform. Seamless integration between a bid listing service and contract management software provides a stage for healthy competition between prospective vendors. As a result, buying organisations can obtain more value from contract awards, and vendors are easily and swiftly connected with relevant buying organisations.
The ability to automate clause management with the help of your pre-approved clause library and a user-friendly bid advertisement process can streamline record creation and vendor selection processes.
#3: A user-friendly Q&A for prospective vendors
Depois de redigir uma solicitação e anunciar uma oferta, os fornecedores em potencial podem fazer perguntas relevantes. As ferramentas valiosas de perguntas e respostas com o software de compras de ponta podem ajudar as organizações a permanecer sincronizadas com as perspectivas de fornecedores. Depois que a data acordada é passada, os envios de fornecedores não são mais aceitos pelo sistema. Você também pode ter opções diferentes para como você responde às perspectivas de fornecedores. As organizações de compra podem abordar perguntas uma a uma ou fornecer uma planilha de respostas disponibilizadas ao público para as perspectivas de fornecedores. O controle do peso da classificação da oferta permite considerar critérios específicos sobre outras pessoas ao revisar as respostas do fornecedor e a pontuação dos lances. Os relatórios de tabulação de lances fáceis de entender podem ser usados para integrar itens de preços e linhas de pontuação para uma rápida visão geral dos lances. Essas ferramentas podem ser bastante úteis para processos de gerenciamento de lances e permitir que as organizações concedam vários fornecedores a diferentes aspectos de um determinado lance. Fornecedor. Modelos de email pré-aprovados podem agilizar esse processo. Além disso, as organizações de compra podem enviar e -mails para fornecedores sem sucesso para informá -los da oferta bem -sucedida e agradecer por sua contribuição ao processo. Um novo registro pode ser criado dentro do sistema de software de gerenciamento de contratos ou o registro de compras pode ser sincronizado com um registro de contrato existente. Em ambos os casos, o processo pode ser executado facilmente através da página de registro de fornecimento usada ao longo do processo. A funcionalidade de extração de dados fácil de usar mapeia de forma inteligente e categoriza dados contratados. A importação de datas -chave, cláusulas e dados contratados é simplificada - dando à organização visibilidade e supervisão para pesquisar, relatar, categorizar e comparar contratos, variáveis de risco e exposição ao risco.
Question and answer due dates can be set, so prospective vendors are only permitted to submit questions in a time frame that fits the needs of the organisation advertising a bid. Once the agreed date has passed, vendor submissions are no longer accepted by the system.
Procurement management software users can receive notifications when questions are posted and warnings regarding when due dates are drawing near. You can also have different options for how you respond to vendor prospects. Buying organisations can address questions one-by-one or provide a spreadsheet of answers made publicly available to vendor prospects.
#4: Simple vendor rating and scoring
Vendor scorecards and response ratings provided by reputable eProcurement software systems can support confidence in vendor selection. Control of bid rating weight lets you consider specific criteria over others when reviewing vendor responses and scoring bids. Easy-to-understand bid tabulation reports can be used to integrate pricing and scoring line items for a quick overview of bids.
#5: Easy vendor awards
Advanced source-to-contract management software systems provide line item auctioning functionality – which helps with the enlisting of specific bids for individual items. These tools can be quite useful for bid management processes and permit organisations to award several vendors for different aspects of a given bid.
You can emphasise certain items of a bid, provide an area for vendors to select items and deliver their expected price, and have bid specifications sent back to their system for comparison of all respondents.
Once buying organisations have completed the steps above, they are ready to award a vendor.
After the winning vendor is awarded, an email can be sent to the selected vendor via the system’s sourcing record page. Pre-approved email templates can expedite this process. Additionally, buying organisations can send emails to unsuccessful vendors to inform them of the successful bid and thanking them for their contribution to the process.
#6: Quick contract creation
Once the award phase detailed above is finished, your organisation can begin the contract lifecycle process. A new record can be created within the contract management software system, or the procurement record can be synchronised with an existing contract record. In either case, the process can be performed easily via the sourcing record page used throughout the process.
For enhanced contract record generation, contract management AI can help organisations import contracts into their system. User-friendly data extraction functionality intelligently maps and categorises contract data. The importation of key dates, clauses, and contract data is streamlined – giving organisations visibility and oversight to search, report, categorise and compare contracts, risk variables and risk exposure.
Após a criação de um contrato ou vinculado, as organizações podem aderir aos seus procedimentos padrão de gerenciamento do ciclo de vida contratados. Negociação
#7: A one-stop solution for better procurement
The holistic functionality detailed here can help you and your business tackle a myriad of procurement challenges, including:
- vendor administration, task management, vendor performance analysis and contract negotiation
- Análise de gastos, incluindo orçamentos, valores do contrato, faturamento de fornecedores, rastreamento e gerenciamento de gastos no ano fiscal, processamento de pagamentos e controle de compra
- Operações de estruturação, como um fluxo de trabalho de compra e gestão de compras de gestão e gestão de compras de compra e gestão de compras de compra e número de compras de compra e número de compras de compra e número de compras de compras e freensolência (itens de alta eposição). Realização, escalada de fluxo de trabalho adequado e decisões de gerenciamento de contratos orientadas a dados. A solução para suas necessidades exclusivas é
- meeting (and hopefully exceeding) KPIs for vendor value and supplier obligation improvement, contract benefit realisation, proper contract workflow escalation and data-driven contract management decisions.
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