O armazenamento seguro de documentos pode beneficiar bastante organizações de todos os tamanhos. Desde violações de dados até acesso não autorizado, proteger informações confidenciais e aproveitar ao máximo os documentos tornou-se cada vez mais difícil. Nesta postagem, exploraremos três questões comuns que as organizações enfrentam com o armazenamento de documentos - preocupações com segurança de dados, acesso limitado e desorganização - e como as soluções de armazenamento seguras estão abordando -as de maneira eficaz. Os documentos sensíveis geralmente contêm informações confidenciais, incluindo informações de identificação pessoal, detalhes financeiros,
However, modern secure document storage solutions are designed to tackle these challenges head-on. In this post, we’ll explore three common issues organisations face with document storage – data security concerns, limited access, and disorganisation – and how secure storage solutions are addressing them effectively.
Challenge 1: Data security concerns
Data security is of critical concern for organisations managing sensitive documents (such as contracts, for example). Sensitive documents often contain confidential information, including personally identifiable information, financial details, Contrato valores e termos de entrega. Isso os torna os principais alvos para acesso não autorizado. Sem medidas de segurança robustas, as organizações enfrentam o risco de violações de dados, perda de confiança do cliente e questões legais. A proteção inadequada dos documentos também pode levar à não conformidade regulatória, que pode resultar em multas e multas. Essas certificações fornecem um meio de cumprir os requisitos de proteção de dados ao transferir dados pessoais para e para vários locais - incluindo o suporte a processos de comércio transatlântico. Além disso, as organizações podem especificar as extensões de arquivo que desejam ser impedidas de serem carregadas e anexadas aos registros. Também existem configurações de retenção de logs e expiração em todo o sistema que podem ser facilmente configuradas de acordo com as necessidades de uma organização. Restringir o acesso de maneira desorganizada e limitada pode criar gargalos, desacelerar os fluxos de trabalho e frustrar os membros da equipe que precisam de informações específicas para concluir suas tarefas. Se os controles de acesso forem muito restritivos ou confusos, os funcionários podem precisar recorrer a soluções alternativas, como o compartilhamento de documentos em canais não seguros. Essa situação não apenas dificulta a produtividade, mas também aumenta o risco de acesso não autorizado aos funcionários e vazamentos gerais de dados.
Secure document storage solutions boast recognisable and reputable security attestations. These certifications provide a means to comply with data protection requirements when transferring personal data to and from various locations – including support of transatlantic commerce processes. Furthermore, organisations can specify the file extensions they want to be restricted from being uploaded and attached to records. There are also log retention and expiration settings across the system that can easily be configured according to an organisation’s needs.
Challenge 2: Limited access
Limited access can be a significant pain point when managing documents such as contracts, especially in collaborative environments. Restricting access in a disorganised and limited manner can create bottlenecks, slow down workflows and frustrate team members who need specific information to complete their tasks. If access controls are too restrictive or confusing, employees might need to resort to workarounds such as sharing documents over unsecured channels. This situation not only hinders productivity but also increases the risk of unauthorised employee access and general data leakages.
Secure document storage with the ability to control access in cloud storage offers highly configurable, user-friendly security options. Gerenciamento de documentos Os administradores do sistema podem criar permissões associadas à criação, leitura, visualização, atualização, edição e exclusão de registros de documentos, incluindo contratos, solicitações, fornecedores/clientes e funcionários. As permissões podem ser baseadas em campos de metadados associados a cada área de registro de documentos, incluindo campos prontos para uso e criados pelo usuário.
Permissões de usuário também pode incluir condições sobre quando as referidas permissões entram em vigor. Por exemplo, a permissão pode ser configurada para permitir a edição de registros de documentos que são um tipo de contrato específico, sobre um determinado valor do contrato e muito mais. Os administradores de sistema de solução de documentos seguros também podem definir privilégios de alteração no nível de campo para cada campo de registro de documentos e visualizar privilégios para cada anexo (documento, arquivo etc.) em uma base de funcionário. Grupos de segurança e funções podem ser definidos para estabelecer facilmente os níveis de permissão para vários usuários de solução de armazenamento de documentos seguros com acesso, visualização e/ou alteração de privilégios de alteração. Quando os arquivos são espalhados por diferentes locais e difíceis de procurar, torna-se demorado para os funcionários encontrarem os documentos atualizados de que precisam. Essa desordem pode levar a prazos perdidos, termos de contrato negligenciados e erros na tomada de decisões devido à presença de documentação desatualizada. Além disso, o armazenamento desorganizado de documentos dificulta o rastreamento das versões e a auditoria. Sem um sistema de gerenciamento de documentos bem estruturado, as organizações podem aumentar os riscos, diminuir a produtividade, aumentar os custos e ter problemas que poderiam ter sido evitados. Com pesquisas salvas, histórico de pesquisa e 'você quis dizer ...?', Funcionalidade, os funcionários podem procurar os documentos de que precisam de maneira rápida e eficaz até um nível granular. Com rastreamento de versão numerada e trilhas abrangentes de auditoria, as organizações podem estar confiantes de que estão trazendo o documento mais atualizado para auditorias de conformidade e a tabela de negociação. Os metadados -chave podem ser extraídos dos documentos como campos para facilitar a pesquisa, o rastreamento e a inclusão de fluxos de trabalho.
Challenge 3: Disorganisation
Disorganised document storage can be a major challenge – especially for organisations managing crucial documents like contracts. When files are scattered across different locations and difficult to search for, it becomes time-consuming for employees to find the up-to-date documents they need. This disarray can lead to missed deadlines, overlooked contract terms, and errors in decision-making due to the presence of outdated documentation. Furthermore, disorganised document storage makes tracking document versions and auditing difficult. Without a well-structured document management system, organisations can increase risks, decrease productivity, increase costs, and run into problems that could have otherwise been avoided.
Secure document storage solutions are highly searchable down to the file, field, and search term level. With saved searches, search history, and ‘Did you mean…?’ functionality, employees can search for the documents they need quickly and effectively down to a granular level. With numbered version tracking and comprehensive audit trails, organisations can be confident that they are bringing the most up-to-date document to compliance audits and the negotiation table. Key metadata can be extracted from documents as fields for easy searching, tracking, and inclusion for workflows.
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