Software de gerenciamento de contratos é instrumental para automatizar a redação, negociação, execução e supervisão dos contratos. Naturalmente, existem algumas soluções que são mais adequadas para sua organização do que outras. Por esse motivo, você pode estar lutando com um sistema desatualizado que pode fazer com que você perca o valor total de seus contratos. Se sua solução atual de gerenciamento de contratos estiver diminuindo você, talvez seja hora de mudar.
Mas como você sabe quando é hora de atualizar? Aqui, aqui estão três sinais principais de que é hora de considerar uma solução de software de gerenciamento superior Rígido e predefinido, pode parecer que você precisa estar em conformidade com uma abordagem de 'tamanho único' para o gerenciamento de contratos que pode não se alinhar com seus objetivos de negócios. A falta de controle de configuração pode levar a ineficiências, soluções alternativas manuais excessivas, confusão entre os departamentos e um tempo perdido tentando fazer do sistema atender aos seus requisitos. Sem controle sobre os campos, fluxos de trabalho e relatórios, você pode lutar para aproveitar completamente o potencial do software-possivelmente se sentindo encaixotado por suas limitações, em vez de liberado por sua flexibilidade. Campos de acordo com suas necessidades específicas de negócios e setor. Esses campos definidos pelo usuário podem capturar detalhes-chave em evolução sobre seus pedidos, contratos, fornecedores, clientes e funcionários. Você pode até atribuir campos específicos a tipos de registro específicos, conforme necessário. Você pode configurar o que parece management software solution.
- Configuration limitations
One of the biggest frustrations you can face when using contract management software is a lack of configurability – or the inability to tailor the system to your specific business needs.
When workflows and contract data fields are rigid and pre-defined, it can feel as if you have to conform to a ‘one-size-fits-all’ approach to contract management that might not align with your business goals. Lack of configuration control can lead to inefficiencies, excessive manual workarounds, confusion across departments, and wasted time trying to make the system fit into your requirements. Without control over fields, workflows, and reporting, you may struggle to fully leverage the software’s potential – possibly feeling boxed in by its limitations rather than liberated by its flexibility.
This rigidity can not only slow down your operations but also undermine the purpose of having contract management software in the first place.
Leading contract lifecycle management software is highly configurable and allows you to create virtually unlimited user-defined fields according to your business and sector-specific needs. These user-defined fields can capture evolving key details on your requests, contracts, vendors, customers and employees. You can even assign specific fields to specific record types as needed. You can configure what seems like Ilimitado Características para esses campos, incluindo:
- Nomes de campo
- Nomes de grupos de campo
- Tipos de campo Campos
- field order
- default values
- list values
- required fields
- Ajuda descrições.
Isso não significa que você precisa começar do zero. O software líder de gerenciamento de contratos também fornece uma variedade de campos prontos para uso que podem ser configurados mais detalhadamente. 4
You can enjoy the configurability of a variety of field types, such as:
- checkbox
- currency
- date
- date and time
- decimal
- decimal 4
- Caixa suspensa
- Hyperlink
- Inteiro
- Caixa de texto de várias linhas (inclui formatação de texto)
- Caixa de lista multi-selecionada ||
- password
- rich text editor
- Slider
- Caixa de texto. O software líder de gerenciamento de contratos suporta processos de fluxo de trabalho de aprovação configuráveis que podem ser iniciados a partir de qualquer etapa do ciclo de vida do contrato. Você pode criar fluxos de trabalho paralelos, seriais ou híbridos de aprovação tão simples ou complexos quanto necessário através de uma interface de usuário de configuração de fluxo de trabalho fácil de usar. Ao estabelecer regras para processos de fluxo de trabalho, sua organização tem essencialmente certeza de que as revisões, aprovações, tarefas, eventos, notificações e alertas adequados serão iniciados para todos os contratos com exatamente o momento certo. Considere a atualização para a funcionalidade mencionada acima e mais.
On the workflow side, you don’t have to rely on rigid workflow settings that don’t support your team in its goals. Leading contract management software supports configurable approval workflow processes that can be initiated from any step in the contract lifecycle. You can create parallel, serial or hybrid approval workflows as simple or complex as needed through an easy-to-use workflow configuration user interface. By establishing rules for workflow processes, your organisation is essentially assured that the proper reviews, approvals, tasks, events, notifications and alerts will be initiated for every contract at precisely the right time.
So, why continue to struggle with inflexible field configuration and limiting workflows? Consider upgrading for the functionality mentioned above and more.
2. Limitações de armazenamento
O uso de software de gerenciamento de contratos com limitações de armazenamento pode criar gargalos significativos quando você gerencia um alto volume de contratos ou arquivos grandes. Isso pode interromper o acesso a dados históricos do contrato, criar riscos em conformidade e complicar auditorias ou revisões externas. Além disso, se preocupar constantemente com as restrições de armazenamento desvia a atenção de tarefas mais estratégicas de gerenciamento de contratos, pois sua equipe gasta o tempo gerenciando o armazenamento em vez de se concentrar na otimização de fluxos de trabalho de contrato e na obtenção de informações. Eles devem ser substituídos por algo melhor por meio de uma atualização de software de gerenciamento de ciclo de vida do contrato. Você também pode ter certeza de que não ficará sem espaço para campos de metadados, modelos, cláusulas e relatórios. Sua empresa pode escalar com a crescente complexidade e volume do contrato, mantendo um repositório de contratos constante e inabalável que pode ser facilmente pesquisado com pesquisas salvas, histórico de pesquisa e 'você quis dizer ...?'. Seu corpo abrangente de contratos pode ser facilmente acessado para auditorias e relatórios. Considere a atualização do seu software de gerenciamento de contratos para tornar o armazenamento uma coisa distante do passado.
As contract volume and complexity grow, restricted storage capacity can force your team to archive or delete important documents to free up space. This can disrupt access to historical contract data, create risks in compliance, and complicate external audits or reviews. Additionally, constantly worrying about storage constraints diverts attention away from more strategic contract management tasks, as your team spends time managing storage instead of focusing on optimising contract workflows and attaining insights.
Ultimately, storage limitations hinder scalability and can prevent businesses from maintaining a comprehensive, centralised contract repository. They should be replaced favour of something better via a contract lifecycle management software upgrade.
Quite simply, award-winning contract management software allows you to store unlimited contracts, electronic files, and attachments without degrading response times. You can also rest assured that you won’t run out of space for metadata fields, templates, clauses, and reports. Your business can scale with growing contract complexity and volume while maintaining a constant, unwavering contract repository that can easily be searched with saved searches, search history and ‘Did you mean…?’ functionality. Your comprehensive body of contracts can easily be accessed for audits and reporting.
Embrace endless contract storage; consider upgrading your contract management software to make storage worries a distant thing of the past.
3. Opções de integração limitadas
Quando o software de gerenciamento de contratos tem limitações de integração, ele pode criar silos entre os principais sistemas de negócios, como CLM, CRM e ERP plataformas. Sem uma maneira perfeita de se casar com esses sistemas, sua equipe pode ser forçada a transferir manualmente dados entre eles - levando a erros, duplicar dados e ineficiências. A falta de interconectividade entre os sistemas dificulta a manutenção de uma única fonte de verdade - causando atrasos nas aprovações do contrato, prazos perdidos e visibilidade fragmentada no desempenho do contrato. diminuir o potencial de colaboração e escala em seus departamentos. As soluções premiadas incluem a API da Web Services para integração amigável ao firewall e são construídas em princípios que permitem estender a funcionalidade do sistema CLM a aplicativos de software de terceiros. Considere a atualização para a poderosa integração. Reserve uma demonstração gratuita de
Furthermore, the inability to sync contract data with other important information reduces the CLM software’s overall value, as you can’t truly automate your workflows or leverage important data insights.
Integration limitations not only slow down operations but also diminish the potential for collaboration and scaling across your departments.
Leading contract lifecycle management software seamlessly integrates with leading CRM, ERP, accounting systems, and many others to truly centralise contract lifecycle management with other processes. Award-winning solutions include web services API for firewall-friendly integration and are built on principles that allow you to extend the CLM system’s functionality to third-party software applications.
Enjoy contract management software that meaningfully connects your business processes as a single source of truth; consider upgrading to powerful integration.
Optimise contract performance with Contract Insight®
Robust contract performance management with detailed CLM data analytics oversight begins and ends with Contract Insight and is enhanced by use of the right metrics. Book a free demo of Insight de contrato® contract management and eProcurement software today.
Contact John O’Brien, CEO at Four Business Solutions – global business consultants and software integrators specialising in business process improvement.
