Compras e Cadeia de suprimentos Profissionais lidam com uma rede extensa e cada vez mais complexa de fornecedores. Esses indivíduos podem lutar com as ineficiências dos processos manuais ao gerenciar contratos e rastrear o desempenho do fornecedor. Com documentos fragmentados e planilhas tediosas, os dados da base do fornecedor podem ser propensos a erros-atrasando a tomada de decisões e o risco de problemas de conformidade. Em última análise, isso suporta os fluxos de trabalho de gerenciamento de ciclo de vida mais suaves e estratégicos. Existem três etapas principais para o sucesso:
The lack of process centralisation makes it difficult to keep tabs on each supplier’s risk profile, delivery timelines, and quality standards. With fragmented documents and tedious spreadsheets, supplier base data can be prone to errors – delaying decision-making and risking compliance issues.
Streamlining and automating these processes allows businesses to gain visibility, maintain high-quality standards, and foster supplier relationships for a healthier supplier management strategy. This ultimately supports smoother and more strategic supplier lifecycle management workflows. There are three key steps to success:
1. Aproveitar o auto-registro do Fornecedor
Processos de gerenciamento de fornecedores manuais exigem que as equipes de compras e outras pessoas gastem tempo e recursos significativos na entrada de dados das informações do fornecedor-aumentando o risco de erros e atrasos humanos e desperdiçando o tempo e os recursos daqueles que poderiam se concentrar em tarefas mais estratégicas. Essas ineficiências dificultam manter as informações do fornecedor atualizadas-levando a imprecisões que afetam a conformidade, relatórios, tomada de decisão e relacionamentos com fornecedores. Por fim, a falta de um sistema automatizado reduz a agilidade necessária para se adaptar rapidamente às novas demandas e condições de mercado do fornecedor. Você pode configurar os formulários de registro de fornecedores para os fornecedores preencherem informações importantes, incluindo:
Additionally, managing supplier qualifications and certifications can become cumbersome, resulting in the usage of outdated or non-compliant suppliers – which can expose organisations to legal and operational risks. Ultimately, the lack of an automated system reduces the agility needed to quickly adapt to new supplier demands and market conditions.
Fortunately, leading supplier management software automates these processes by enabling suppliers to register directly with your organisation. You can configure supplier registration forms for suppliers to fill out important information themselves, including:
- Contatos
- Locais
- Certificações
- Códigos de produto/serviço. Você também pode criar uma nova conta em nome do fornecedor, dependendo do que prefere para o gerenciamento de informações do fornecedor. Lá, eles podem atualizar a empresa e os detalhes de contato e enviar documentos da empresa. Simplifique a análise do fornecedor
You can configure virtually unlimited user-defined fields and determine what information is required upon registration by suppliers. You can also create a new account on behalf of the supplier, depending on what you prefer for supplier information management.
For maintenance and keeping information up-to-date, suppliers can log in to a self-service portal that enables registered suppliers to manage their company profiles after the initial registration is complete. There, they can update the company and contact details and submit company documents.
By allowing suppliers to input and update their own information according to your needs, you reduce the administrative burden on your teams – freeing them up to focus on strategic tasks!
2. Simplify supplier analysis
A seleção do fornecedor afeta diretamente a qualidade, o custo e a pontualidade dos produtos e da entrega. Sem uma maneira clara de analisar a eficácia, os fornecedores de baixo desempenho podem ficar desmarcados - levando a atrasos dispendiosos, desafios de conformidade e muito mais. A ausência de métricas claras também reduz a responsabilidade, oculta potenciais economia de custos e faz avaliações de fornecedores demoradas e propensas a erros. Análise. As classificações e os scorecards oferecem uma comparação e representação visual entre o fornecedor atual e sua concorrência, bem como o conjunto de alvos, e permitir a capacidade de ver qual fornecedor é a melhor correspondência em uma rápida olhada, eliminando adivinhação e salvando sua organização desde a seleção de comparações. Aproveite as classificações e os scorecards para tomar uma decisão organizada e informada.
Overall, lacklustre supplier management makes it virtually impossible to foster strong, collaborative supplier relationships that are essential for continuous movement.
Thankfully, a modernised supplier management process can help by allowing you to simplify supplier analysis.
Configurable supplier rating types and categories provide you with a powerful and robust way of rating a supplier on meeting standards set by your organisation. Ratings and scorecards deliver a visual comparison and representation between the current supplier and their competition, as well as the target set, and allow the ability to see which supplier is the best match at a quick glance, eliminating guesswork and saving your organisation from time-consuming comparisons.
Don’t rely on intuition alone when it comes to selecting suitable strategic suppliers; leverage supplier ratings and scorecards to make an organised and informed decision.
3. Padronize documentos e comunicações do fornecedor
Sem comunicação uniforme com fornecedores, as interações podem se tornar caóticas e inconsistentes - potencialmente levando a mal -entendidos, atrasos e tempo desperdiçado. Diferentes membros da sua equipe podem usar o idioma não preferido, omitir fornecedor crítico Contrato Detalhes e/ou perder as principais etapas - criando confusão para os fornecedores e impactando negativamente sua capacidade de atender às expectativas. A comunicação inconsistente também pode corroer a confiança do fornecedor e dificultar o rastreamento de compromissos. PDF, Microsoft Excel ou formato de editor HTML. Esses modelos podem ser utilizados por seus administradores de contrato, equipes jurídicas e outros usuários relevantes para gerar e publicar contratos e acordos consistentes e controlados por qualidade com eficiência máxima e informações preferidas.
Ultimately, this lack of standardisation can cause inefficiencies, damage relationships, and lead to costly errors that could have been avoided with a more centralised approach to supplier management.
Thankfully, leading supplier management software allows you to create a centralised repository of virtually unlimited standard document templates in Microsoft Word, PDF, Microsoft Excel, or HTML editor format. These templates can be utilised by your contract administrators, legal teams, and other relevant users to generate and publish consistent, quality-controlled contracts and agreements with maximum efficiency and preferred information.
Você também pode configurar modelos para documentos que não são especificamente para contratos de fornecedores. Por exemplo, você pode configurar modelos de documentos para cartas de não conformidade para partes externas, como fornecedores, fornecedores, proprietários de contratos e outros. Essas letras de formato preferidas podem ser facilmente enviadas para os canais apropriados por meio de e -mails automatizados dentro de uma solução unificada de gerenciamento de fornecedores. Análise e Fornecedor
In summary
With a winning supplier management strategy that involves documentation and communication templates, your team can make sure contracts, compliance documentation, and other interactions retain preferred communication for better outcomes and relationships.
With a healthy mix of supplier initiative, supplier analysis and supplier Gerenciamento de contratos, sua estratégia holística de gerenciamento de fornecedores pode se tornar melhor praticamente da noite para o dia. Essas são apenas algumas das maneiras pelas quais você pode fortalecer o seu processo de gerenciamento e compras de relacionamento com fornecedores. Para saber mais sobre gerenciamento mais eficaz de fornecedores, fornecimento estratégico e como avaliar melhor o desempenho do fornecedor, entre em contato com John O'Brien, CEO da Four Business Solutions - Consultores de Negócios Globais e Integradores de Software Especializados embusiness process improvement.
