Managing contracts and maintaining contract process efficiency can be challenging – especially without an understanding of Ciclo de vida do contrato Gerenciamento e a funcionalidade adequada para ter sucesso. De fato, 25 % dos profissionais de gerenciamento de contratos que pedimos não possuem um sistema dedicado Gerenciamento de contratos System. É crucial firmar um contrato com uma estratégia clara e as melhores ferramentas de gerenciamento de contratos para o trabalho. Então, quais são os quatro componentes do gerenciamento de contratos? Vamos descobrir!
Quais são os quatro componentes do gerenciamento de contratos? Sua organização pode se beneficiar de uma solução de software CLM dedicada em cada etapa.
The four components of contract management include:
- Contract creation and negotiation
- Execution and implementation
- Compliance and monitoring
- Evaluation and relationship management
Let’s explore each of these components further and see how you and your organisation can benefit from a dedicated CLM software solution in each step.
1. Criação e negociação do contrato
Criação e negociação do contrato envolvem a definição de termos e condições do contrato e que todas as partes concordem com as funções e responsabilidades específicas de um contrato mutuamente compreendido. A criação do contrato requer a elaboração de um acordo com cláusulas, datas -chave e outros parâmetros. Enquanto isso, a negociação envolve discussões e redinções de entrada e retirada até que um acordo com termos finais de contrato seja feito. Modelos fascinantes, cláusulas e os principais campos de metadados aceleram a elaboração de contrato, mantendo a clareza maximizada. A auto-redinagem para a inclusão de cláusulas preferidas automatiza redação e negociação. Propriedade da cláusula, alertas, um portal de colaboração e controle de versão fornecem conscientização e responsabilidade de tarefas de negociação aprimoradas entre departamentos e partes interessadas.
Contract management software can significantly streamline contract creation and negotiation while improving accuracy. Mergeable templates, clauses, and key metadata fields speed up contract drafting while maintaining maximised clarity. Auto-redlining for the inclusion of preferred clauses automates drafting and negotiation. Clause ownership, alerts, a collaboration portal and version control provide enhanced negotiation task awareness and accountability across departments and stakeholders.
2. Execução e implementação
A execução do contrato é o processo de revisão de contratos e finalização dos acordos legalmente vinculativos e suas obrigações contratuais associadas por meio de assinaturas de todas as partes. Enquanto isso, a implementação do contrato é o cumprimento dessas obrigações e termos, gerenciando quaisquer problemas ou disputas que surjam de maneira imediata e sem problemas. Fluxos de trabalho de aprovação com alertas por e-mail, notificações no sistema, escalada de tarefas e trilhas de auditoria completas mantêm os recursos envolvidos e responsáveis para obter os contratos aprovados rapidamente. As assinaturas eletrônicas podem reduzir o tempo de envio para assinar até 20 % e incluir roteamento e armazenamento configuráveis, processos padrão ou baseados em regras e podem se integrar às soluções de assinatura de terceiros. Automação de fluxo de trabalho configurável alerta os principais recursos das atualizações de status, etapas de processo, atribuições, informações, requisitos e prazos associados a cada estágio do processo de gerenciamento de contratos para implementação contínua perfeita.
Effective contract management software can help with key contract execution and implementation tasks. Approval workflows with email alerts, in-system notifications, task escalation and full audit trails keep resources engaged and accountable to get contracts approved quickly. Electronic signatures can cut send-to-sign time by up to 20 percent and include configurable routing and storage, standard or rules-based processes, and can integrate with third-party signing solutions. Configurable workflow automation alerts key resources of status updates, process steps, assignments, information, requirements and deadlines associated with each stage of the contract management process for seamless contract implementation.
3. Conformidade e monitoramento
A conformidade do contrato envolve garantir que todas as partes de um contrato cumpram estritamente não apenas os termos descritos em um contrato, mas também quaisquer leis ou regulamentos relevantes. O monitoramento do contrato envolve manter todas as partes na mesma página em relação à conformidade do contrato, desempenho do contrato e progresso durante a administração do contrato. Um repositório de contrato centralizado com controle de acesso facilita a melhoria da segurança dos dados e acessa rapidamente contratos específicos. Modelos e cláusulas aprovadas, alertas para renovações e vencimentos de contratos e relatórios configuráveis tornam a conformidade uma brisa. As trilhas de auditoria completas facilitam a demonstração da conformidade ao longo do ciclo de vida do contrato. As ferramentas de gerenciamento de riscos, mitigação e projeção minimizam a exposição ao risco e mantêm os recursos atentos às violações de riscos e conformidade. Ferramentas de relatório e análise, como relatórios ad-hoc, relatórios personalizados e painéis, ajudam a monitorar o progresso e o desempenho dos contratos.
Contract management software offers a whole host of tools for compliance and monitoring. A centralised contract repository with access control makes it easy to enhance data security and quickly access specific contracts. Approved templates and clauses, alerts for contract renewals and expirations, and configurable reports make compliance a breeze. Full audit trails make it easy to demonstrate compliance throughout the contract lifecycle. Risk management, mitigation and projection tools minimise risk exposure and keep resources attentive to risk and compliance violations. Reporting and analytics tools such as ad-hoc reports, custom-designed reports, and dashboards help with monitoring the progress and performance of contracts.
4. Avaliação e gerenciamento de relacionamento
Avaliação do contrato requer uma abordagem holística da eficácia de um contrato durante as fases pré-contratual, contrato e pós-contrato. As principais considerações para avaliação do contrato incluem conformidade, gerenciamento de riscos, desempenho financeiro e desempenho de contraparte/fornecedor/fornecedor. O gerenciamento do relacionamento do contrato deve construir e manter relações fortes e colaborativas com as contrapartes com comunicação, colaboração, resolução de conflitos e melhoria contínua de desempenho. O software CLM também permite que as organizações rastreem e analisem o desempenho do contrato contra os KPIs do contrato - fornecendo informações eficazes sobre contratos e relacionamentos. O acesso em tempo real a dados do contrato facilita decisões orientadas a dados sobre renovações, renegociações e terminações. Melhores relações contratuais vêm de um portal de colaboração centralizado, linguagem de contrato mais clara que reduz as chances de disputas e ferramentas de desempenho do contrato que mostram dedicação e comprometimento em cumprir obrigações contratuais e agregar valor.
A secure contract repository within contract management software makes it easy to access and search for broad or specific contract details – thus streamlining the evaluation process and informing decision-making. CLM software also allows organisations to track and analyse contract performance against contract KPIs – providing effective insights into contracts and relationships. Real-time access to contract data facilitates data-driven decisions about renewals, renegotiations and terminations. Better contractual relationships come from a centralised collaboration portal, clearer contract language that reduces the chances of disputes, and contract performance tools that show dedication and commitment to meeting contractual obligations and delivering value.
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