Contracts are legally binding agreements that define and govern the exchange of goods or services. A Contrato A jornada - da criação ao cumprimento e conclusão - é complexa e deixa espaço para erros e supervisões. Como tal, um processo geralmente foi acordado para o manuseio de contratos. Esse processo é referido como Gerenciamento de contratos. Aqui está o que você precisa saber.
But what is contract management, and how can it be approached? Here’s what you need to know.
O que é gerenciamento de contratos? O gerenciamento de contratos envolve a negociação de contratos - que são então aprovados mutuamente, assinados e executados. Espera -se que as responsabilidades sejam cumpridas posteriormente. Ao longo do caminho, você pode descobrir ferramentas a serem usadas para um gerenciamento de contratos mais eficaz na era da transformação digital. Abordaremos o ciclo de vida
Contract management is the process of managing contracts made with customers, partners, vendors, suppliers, and employees. Contract management involves the negotiation of contracts – which are then mutually approved, signed off on, and executed. Responsibilities are expected to be fulfilled thereafter.
Digging deeper
Let’s take a closer look at the contract management process. Along the way, you can uncover tools to use for more effective contract management in the age of digital transformation. We’ll cover the Contrato, gerenciamento de processos de contrato ruim, uma maneira melhor de lidar com isso e algumas dicas de bônus.
1. Conquistar o ciclo de vida do contrato
Gerenciamento de contrato bem -sucedido começa com uma base de supervisão processual do ciclo de vida do contrato. O gerenciamento do ciclo de vida do contrato (CLM) é um modelo usado para visualizar a jornada de gerenciamento de contratos. O processo começa com uma solicitação de contrato e termina com o cumprimento das responsabilidades - com a possibilidade de renovação do contrato.
Os estágios do ciclo de vida do contrato são os seguintes. Contrato. Cláusulas padrão, datas -chave, informações de contraparte e outros dados essenciais são unidos. Redinamento e colaboração de volta e vindos resultam em condições acordadas que fornecem informações sobre as expectativas de todas as partes. Ambos os lados de um contrato aprovam esses termos e condições finais antes da execução do contrato. A assinatura ratifica a promulgação de um contrato.
(i) Contract requests: The first stage allows parties to gather key details associated with a prospective contract, amendment, renewal or other agreement.
(ii) Contract authoring: Sometimes called ‘contract writing’, this CLM stage involves counterparties putting terms and conditions into writing. Standard clauses, key dates, counterparty information and other essential data are united.
(iii) Contract negotiations: Parties negotiate the contract terms drafted during authoring. Back-and-forth redlining and collaboration result in agreed-upon conditions that provide insight into the expectations of all parties.
(iv) Contract approval: Legal teams review and set parameters to meet compliance, obligations, milestones and special terms. Both sides of a contract approve of these final terms and conditions before contract execution.
(v) Contract signatures: Parties have chief authorities with high clearances sign a contract. Signing ratifies a contract’s enactment.
(vi) Contract obligations: Parties perform their responsibilities, adhere to key dates, meet milestones and observe payment windows.
(VII) Conformidade do contrato: Além dos especificados em escrita, são observadas regras, diretrizes e padrões contratuais gerais e específicos de campo. O gerenciamento adequado da conformidade ajuda a reduzir as taxas tardias, despesas de litígio e gargalos CLM - preparando o cenário para contratos futuros. Aumentar espaço para erro à medida que sua organização cresce e escala. Como tal, você deve conhecer algumas das estratégias de entrada de cima quando se trata de contrato de má administração.
(viii) Contract renewals: Contract parties are given a chance to renegotiate terms, revisit discounts and promote further mutual opportunity realisation.
Managing a high volume of highly complex contracts leaves increasing room for error as your organisation grows and scales. As such, you should know some of the top-offending strategies when it comes to contract mismanagement.
2. O que não fazer: Evite processos de contratação desatualizados: Conheça os sinais
(i) Armazenamento manual de contrato: Contar com arquivos, unidades compartilhadas e armazenamento de contrato digital desorganizado pode dificultar os processos diários. As versões de rastreamento de um contrato-assim como dados importantes do contrato-podem se tornar quase impossíveis. Sem correntes claras de aprovação e insights de tarefas acionáveis, atrasos e discrepâncias podem ocorrer. Esses atrasos e supervisões podem levar a datas e obrigações perdidas. Download de modelos, introduzindo manualmente os dados do contrato e a descoberta de informações relevantes pode ser desperdiçada e propensa a erros. Infelizmente, sua organização pode se afogar em metas financeiras perdidas, segurança enfraquecida e aumento do risco de contrato.
(ii) Inefficient workflow processes: Contract managers need to suffer time-consuming supervision of each stage of contract management. Without clear chains of approval and actionable task insights, delays and discrepancies can ensue. These delays and oversights can lead to missed key dates and obligations.
(iii) Lack of preparation: Relying on manual contract authoring tactics can require contract managers to generate new contracts from scratch. Downloading templates, manually introducing contract data and finding relevant information can be time-wasting and prone to error.
(iv) Manual contract tracking: As contract complexity and volume grow, manual contract tracking methods become ineffectual. Unfortunately, your organisation can be left drowning in missed financial goals, weakened security, and increased contract risk.
(v) Wet signatures: manual – or ‘wet’ – signatures can waste office supplies, incur postage expenses, and expend time and energy while lacking security.
3. Software de gerenciamento de contratos - A luz no final do túnel
então, qual é o sucesso do gerenciamento de contratos e como é? Você pode resolver com confiança o ciclo de vida do contrato com um sistema de gerenciamento de contratos que suporta:
- solicitações de contrato automatizadas com formulários de admissão dinâmica e um assistente de solicitação fácil de usar
- contract authoring with seamless merging of clauses and templates from your pre-approved library
- centralised negotiations, collaboration, review, and approval. Leading tools include tracking, clause ownership, and user-friendlyconnectors for MS Word, MS Outlook, MS Office 365, and Google Workspace.
- insightful contract analytics from contract creation to renewal
- automated key date notifications and alerts – including for obligation fulfilment, approvals, and renewal dates
- comprehensive risk management and analysis
- Pesquisando e relatórios - incluindo relatórios de conformidade - dentro de um repositório de contrato
- Integração de software de assinatura eletrônica para assinatura simplificada.
4. Dicas de gerenciamento de contratos de bônus
(i) Considere o gerenciamento de contratos do painel para análise e relatório de contratos visualmente envolventes e centralizados
(ii) desfrute de um designer de relatórios personalizado para relatórios visuais que atende à sua aprendizagem de Machine | Risco com uma matriz de avaliação de risco configurável e perspicaz
(iii) Look for a solution built on contract artificial intelligence with machine learning that lets contract management solutions learn and grow
(iv) Take an advanced approach to risk with a configurable and insightful risk assessment matrix
(v) Automatize a identificação e extração de dados com um sistema que mapeie de forma inteligente os dados do contrato em metadados de campo de registro arrumados
(VI) Escolha uma solução que permita estabelecer regras relativas à proteção, classificação e redação de dados sensíveis. Esses dados confidenciais podem incluir PII (informações pessoalmente identificáveis), PCI (informações do cartão de pagamento), endereços, números de telefone e dados dos funcionários.
(vii) Seamlessly integrate eProcurement, eSourcing, and vendor/supplier management for a powerfully central system
(viii) Enjoy integrated purchase order management with catalogues, shopping carts, and punchouts
(ix) Selecione uma solução que permite escolher entre SaaS (baseado na Web) ou implantação local nos servidores da sua organização. Desfrute de governança em relação a usuários individuais, funcionários e grupos com configurações abrangentes de acesso. Vasta gama de
(x) Trust a solution that affords you flexible user permissions. Enjoy governance over individual users, employees, and groups with comprehensive access settings.
Now you’re ready for advanced CLM
All that’s left to do is select a contract management solution with all of the tools mentioned above.
Contract Insight is an award-winning, widely-trusted contract lifecycle management software solution, which has helped thousands of organisations from a vast array of Indústrias dentro dos setores público e privado para otimizar o processo do contrato, aumentar a receita, promover a produtividade, centralizar processos de CLM e obter mais contratos de contratos. Demo de
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Contact John O’Brien, CEO at Four Business Solutions – global business consultants and software integrators specialising in business process improvement.
